PDCA循环法在港口建设项目档案质量管理中的实践与思考

吕少兰

浙江海港海洋工程建设有限公司

全面质量管理已在中国全面推行40余年，其实践成果，对广大企业探索产品质量提升具有普遍的启示和借鉴作用[1]。PDCA循环作为全面质量管理的思想基础和方法依据，在各行业已有广泛且成熟的应用。其全过程管理、全员参与，以及能够使管理对象的质量持续改进、在循环滚动中呈现上升态势的特点，都与档案管理理念高度一致，具备操作可行性。笔者作为委托建设管理方，在宁波舟山港梅山港区1—10号集装箱码头工程的档案质量管理中实践性应用了PDCA循环法，并提出几点思考。

1 基于PDCA循环法的港口建设项目档案质量管理思路

PDCA循环将管理对象的质量管理分为4个阶段，即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）。具体应用到港口建设项目的施工档案质量管理时，P阶段的主要任务是通过分析档案质量问题产生的原因，抓住质量管控的重点，制定相应的计划。D阶段主要是根据《建设项目档案管理规范》《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》《浙江省水运工程项目竣工文件编制办法》等档案管理标准规范，通过实施管理措施使计划执行落地。C阶段主要是开展过程跟踪检查，发现问题。A阶段则是根据检查结果及时处理问题。然后管理过程进入高一阶PDCA循环，项目档案质量在上述逐次循环中实现稳步提升。

2 基于PDCA循环法的港口建设项目档案质量管理实践成效

结合现阶段港口重点工程档案管理工作中存在的主要问题[2]和竣工验收检查中发现的常见问题[3]，对照全面质量管理理论中影响产品质量的五大主要因素“人机料法环”，笔者认为发生上述问题的主要原因归结为“人”和“法”。因此，笔者在应用PDCA循环法实践时将“人”和“法”作为关注的重点，并取得了初步成效，主要体现在以下几个方面：

2.1 档案整体质量持续提升

一方面，PDCA循环突出预判性、针对性，实行以“预防为主、防检结合”的方针进行归档过程前端控制，避免了许多档案质量通病的发生，如内容要素填写不完备、图纸折叠及更改标注不符合规范等。另一方面，经过前序PDCA循环的执行，因“人”和“法”产生的档案质量问题不断递减。从历次检查结果对比来看，档案文件的完整性、规范性和准确性稳步提升，基本实现了档案质量管理目标。

2.2 档案业务流程趋于规范

随着PDCA循环的开展，针对档案业务环节衔接方面暴露出来的问题，笔者提出了优化改善工作流程的措施。如以竣工图编制审核为例，像宁波舟山港梅山港区1—10号集装箱这类规模较大的工程，建设过程涉及的设计变更往往较多，变更在竣工图中的标注遗漏和不规范的情况时有发生。笔者提出，在竣工图绘制前，增设变更文件与图纸对照会审环节，即经过施工、监理和建设单位三方会审后，再根据竣工图归档质量要求[4]进入竣工图编制及审核流程，这种流程优化不仅提高了竣工图绘制、审核效率，也使归档图纸质量得到明显改善。

2.3 档案工作效率显著提高

为了解决PDCA循环中“人”和“法”的问题，该项目采取了如下措施：强化档案部门在合同签署环节的参与意识和合同付款环节的话语权；针对该项目档案质量管理的难点、常见问题，如竣工图的变更标注、案卷题名与卷内目录的拟写等为参建单位开展专题实训；联合行业主管部门，如宁波市质监站、档案馆等，开展档案质量专项行动，进行档案业务交流等。这些措施较好地激发了“人”的主观能动性和“法”的执行有效性，大大提高了档案工作效率。

3 关于PDCA循环法应用的几点思考

第一，PDCA循环法应用于档案质量管理，既可联合各参建单位在整个项目中形成大的“外循环”，也可在各参建单位内部开展小的“内循环”，既可作用于档案管理统一的系统，也可作用于档案的收、管、存、用等各项具体业务，应用较灵活。

第二，项目档案管理是一项系统性工作，需要参建各方、各部门的全力支持和配合，PDCA循环法的全员全过程参与是档案管理各阶段工作顺利开展的关键。

第三，基于PDCA循环法在档案质量管理中的实践成效，总结归纳管理成果并以规章制度的形式予以固化，形成档案管理的长效机制，是实现港口建设项目档案质量整体提升的必要措施。