重点建设项目档案收集归档的实践探索

2018-01-24邵芷兰

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2018年0期

邵芷兰

浙江广播电视传媒集团有限公司

浙江影视后期制作中心项目是浙江省重点文化产业项目，也是浙江省最大的广播电视文化产业项目，从立项至竣工历时8年。档案管理是项目管理的重要组成部分，对保证项目质量、确保项目顺利竣工等具有重要作用。档案收集归档是档案管理中最基础关键的环节，本文结合该项目档案管理实践，对做好重点项目档案收集归档工作进行分析探讨。

1 做好重点建设项目档案收集归档的意义

第一，做好项目档案收集归档工作是做好项目档案管理工作的基础。档案收集与项目建设相辅相成，在工程建设中，及时收集档案，有助于准确掌握工程建设情况，提高施工效率，确保施工质量。

第二，为工程结算、竣工验收提供保障。完整收集归档的工程档案能真实、完整地反映工程建设的全过程，为审计人员核定工程量、工程造价、质量监督人员监控、验收工程质量等提供依据。

第三，有利于档案后续利用价值的发挥，为项目后期改建扩建、基础维修等提供全面可靠的原始凭证，为后续档案编研，如建设历程展示等提供原始资料。

2 重点建设项目档案收集归档的痛点分析

2.1 项目档案收集困难

工程项目点多线长，档案形成时间长，涉及的施工单位多，且工程人员流动性大，档案意识和档案管理水平参差不齐，容易造成先施工后补资料、资料收集整理不及时不齐全、竣工验收时补造资料、相关人员签字不齐全等现象，这都会影响档案的准确性和真实性，影响工程档案的参考价值和凭证价值。

2.2 归档整编时间紧

由于重点建设工程项目规模大，形成的档案材料数量大，往往在各分项工程验收前材料集中归档，容易造成归档整理时间紧、人手少、任务重，归档整编发生错漏等情况。

2.3 信息化水平受制约

由于软硬件设施有所欠缺，档案信息化管理难以从根本上推进，在“互联网＋”时代，难以使档案收集管理真正实现数字化、智能化。同时，项目档案收集中偏向于对纸质档案的收集，而对照片、视音频等特殊载体档案收集的重视程度不够，导致此类档案难以收集齐全。

3 提高档案收集归档水平的有效对策

3.1 健全规章制度

（1）编制归档制度。在项目建设初期，就要明确档案收集归档规范，加强对归档制度的宣传，将档案管理纳入项目管理程序，做到档案管理与项目建设同步。严格落实“三纳入”“四同步”管理，明确归档范围、归档时间、归档要求，建立按单位工程和专业收集，分阶段移交归档的动态管理机制，确保所有档案应收尽收，收集归档过程中遵循资料形成规律，确保档案的内在联系和系统性。

（2）在合同中明确归档要求。在与参建单位签订的合同中设立档案管理条款，明确上交归档材料时间、保管份数、竣工档案的编制规范、违约惩罚等，将档案移交纳入结算管理。在总包、监理合同中明确总包单位对分包单位的档案收集责任。监理单位对档案收集的把关责任，在工程建设中严格按照国家的规定和规范要求，及时将工程档案收集职责落实到相关参建单位和相关责任人。

3.2 明确各方职责

（1）形成自上而下的管理体系。要做好档案收集归档首先要得到各级的重视，该项目建设初期，便设立了项目建设指挥部，还设立了项目建设指挥部办公室（项目办），档案管理由指挥部总指挥负总责，项目办综合部负责具体事宜，其他部门配合做好资料的收集和移交。项目办配备了专业的档案管理人员、现场资料员，相关人员各司其职，有利于及时做好档案的收集归档。

（2）档案管理人员与技术人员分工配合。档案收集工作有一定的专业技术性，单纯依靠档案管理部门难以顺利完成，因此，需要档案管理部门与技术部门密切配合。如该项目施工涉及专业机房、演播厅、电影后期制作区等，其中涉及很多专业技术档案，这些档案相对分散，且专业性强，较难收集，需要档案管理人员、专业技术人员协同配合，不断督促检查设计单位、施工单位、设施设备供货单位的档案收集工作，才能按要求完成归档资料的收集。

（3）充分发挥工程监理的作用。要求监理按照督查程序，定期对施工单位的档案收集情况进行督查，发现问题限期整改，确保应归档文件资料及时收集到位，内容真实准确，数量齐全。

3.3 注重过程管控

（1）超前控制。根据施工进展，档案管理人员要参与到工程建设各项关键环节中，从始至终根据工程进度及时跟进档案收集整理工作，参与设备开箱、工程验收、工程招标、工程质量监督检查等重大会议或活动，从源头上掌握并收集第一手材料。

（2）同步收集。及时收集变更过程中的材料，保证档案收集整理与施工同步进行。如电影区声学工程历经多次改造，在设计阶段就要注意收集保存好初步设计、历次修改和最终设计完成整个过程中的设计及施工档案，对有科研价值的档案，要收集成果鉴定相关资料，对已采购的专业设备，要注意收集开箱验收与安装调试阶段的档案材料。

（3）严格把关。在档案收集工作中推行标准化，在接收档案时，严格按照标准进行验收，尤其是在工程竣工阶段，应把基建工程档案作为工程验收的其中一个验收项目，建设单位应要求施工单位上交全套施工和竣工文件，注意查漏补缺，把相关档案补充收集齐全，保证竣工图的编制符合规范，坚持竣工文件不符合规范不接收、整改达标后再接收的原则，保证移交的竣工档案真实、完整、可靠。