城建档案“最多跑一次”保密风险与防范

2018-01-24梁兆冰

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2018年0期

梁兆冰

杭州金沙湖投资发展有限公司

1 城建档案之“最多跑一次”背景介绍

为打造服务型政府，政府要建立为企业和群众全程服务和长效服务的工作机制，全面提升人民群众的获得感和幸福感。2016年底，“最多跑一次”改革在浙江首次被提出，这项“刀刃向内”、面向政府自身的自我革命，已然显出成效。地方政府为有效解决企业和群众办事“最后一公里”问题，建立了全覆盖、全方位的各级行政服务体系，不仅受到企业和群众的欢迎，而且提升了政府形象。“最多跑一次”改革通过“一窗受理、集成服务、一次办结”的服务模式创新，让企业和群众到政府办事实现“最多跑一次”的行政目标。被纳入“最多跑一次”改革的政府机关部门越来越多，企业和群众办事情越来越便利。杭州市城建档案专项验收工作也被纳入了“最多跑一次”中。

2 城建档案之“最多跑一次”保密风险分析

城建档案是城市建设档案的简称，是指城市规划、建设、管理等活动中形成并归档的科学技术文件材料，是城市自然面貌和城市建筑物、构筑物、地上和地下管线等各项建设的真实记录。《城乡建设档案密级划分暂行规定》（1988年10月15日〔88〕城办字第29号）对城建档案的保密内容和保密期限做了详细规定，由此可知，城建档案是需要保密的，不到可以公开的期限，是不能随便公开的。

保证档案保管的安全性是档案管理工作中最重要也最具挑战性的一项工作，抓好城建档案安全工作，任何时候都不能放松。档案安全警钟必须重敲长鸣，档案安全工作要常抓不懈。

随着归档项目的增多，通过对其他建设单位存档方式的调查研究，发现：城建档案专项验收工作纳入“最多跑一次”是不利于档案保密的，甚至是在加速档案信息的泄露。

第一，在线上存档，需要建设单位将归档资料全部扫描成档案馆要求的格式，并加盖建设单位电子公章以后，上传到城建档案馆指定的接收系统上。关于线上归档这项工作，不同的建设单位会采取不同的做法，大致分为2种：一是建设单位招标3家档案归档中介公司（以下简称“中介公司”），由3家中介公司轮流进行归档。二是建设单位直接将存档工作委托给施工单位，施工单位再自行委托市场上的中介公司来做。无论采取哪种方式，在归档过程中，都逃不过中介公司的参与。中介公司的保密工作做得是否让建设单位放心，有待商榷。中介公司扫描、上传、装订归档文件材料需要很多人员，有些中介公司甚至没有先进的扫描仪器，会拿着归档的文件材料尤其是竣工图随便找一家文印店进行扫描，这期间又会有很多人接触到这份材料。接触的人越多，越是不利于城建档案的保密。

第二，线上归档文件，一经扫描，加速了传播和泄露。别说一份文件、一张图纸，就连一个项目的所有归档资料，一经扫描，就可能被轻而易举地发给任何一个想要的人。因为不确定因素太多，不确定扫描资料的文印店是否彻底地删除了扫描的文件；不确定中介公司的员工在存档好以后，是否将归档资料的扫描件全部彻底删除；不确定中介公司员工是否真的做到了保密；不确定施工单位的人员收到归档扫描件后，是否能严守档案的秘密；等等。扫描后的归档文件传播起来就像“唾手可得”一样轻松，这势必影响城建档案的保密性。

第三，对采取第二种归档方式的建设单位来说，档案的保密更是难上加难。一个建设单位就有许多建设项目，而每一个项目都对应一家不同的施工单位，如果此建设单位选择第二种归档方式，那就意味着其归档系统的账号和密码要同时给每一家施工单位，这样的话，每一家施工单位都能轻松看到此建设单位任何一个在归档系统里的项目的所有归档资料。可想而知，这非常不利于归档材料的保密。

基于以上事实，可以看出，将城建档案归档工作纳入“最多跑一次”是有弊端存在的——不利于档案的保密。

“最多跑一次”的初衷是好的，是为了减少建设单位的“麻烦”，提高归档工作的效率，而且“最多跑一次”是时代发展进步的要求，不能因为其存在不足之处就全盘否定。事物都有两面性，我们要趋利避害，解决存在的问题。

3 确保城建档案安全的防范措施

对于将城建档案纳入“最多跑一次”不利于档案的保密这一问题，建议采取以下措施。

3.1 明确建设单位和施工单位的归档责任

提倡建设单位和施工单位自行归档。建设单位可以和施工单位合作，建设单位的档案管理人员和施工单位的资料员共同完成归档资料的扫描、上传等相关归档工作。建设单位档案管理人员负责加盖电子公章及上传到档案接收系统，施工单位资料员负责扫描，无须聘用档案归档中介公司。这样的话，接触到归档资料的人员减少，且施工单位人员看不到接收系统中建设单位的其他项目资料，能有效地保护归档资料的安全。