特种设备检验档案“一台一档”数字化管理模式研究

楼冬仙

杭州市特种设备检测研究院

特种设备检验档案是指特种设备[锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施和场（厂）内专用机动车辆等]从生产到投入使用直至报废的整个生命周期中所涉及的相关检验信息的原始记录。2020年6月20日新颁布的《档案法》第五章第三十七条明确规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。处于信息时代，绝大多数特种设备检验单位都建立了业务信息系统，伴随着生成了许多电子档案，目前这些电子档案基本是按年度专业检验类别进行分类分散存档的。分散管理具有调档不便、容易漏查和不便于数据分析等弊端。随着新法律的出台，信息化、数字化不断渗透，同时为了精细化管理的需要，探讨一下特种设备检验“一台一档”数字化管理，是具有现实意义的。

1 特种设备检验档案“一台一档”数字化管理模式的优点

1.1 便于检验数据深度分析利用

若采取“一台一档”数字化集中管理，便于检验技术人员调阅分析历年设备技术参数的变化情况，通过分析，可以判断出设备的工况，有经验的技术人员还可以推断出设备具体部件的受损程度，从而可以有针对性地采取防范措施，以减少故障事故的发生，确保特种设备的安全生产。

1.2 便于鉴别检验证书的真伪

若特种设备检验档案采取了“一台一档”数字化管理，因所有设备的出厂信息、注册登记信息、历次检验信息和元数据信息都在一个数据包里面，即使不采用数据比对技术，也容易发现证书的真伪。

1.3 查档方便

档案人员按照使用单位、设备代码或注册代码等数据信息，基本都能调出待查的档案。

2 特种设备检验档案“一台一档”数字化管理的可行性

在探讨可行性之前，先说明一下表明特种设备“身份”的设备代码和注册代码。设备代码是特种设备制造单位在出厂时赋予产品的一串数字代码。设备注册代码是使用单位在办理使用登记证时，注册登记部门给特种设备编的一串数字代码。这2个代码都是特种设备的唯一标识符，也就是特种设备的“身份证”号码。

为什么特种设备检验档案“一台一档”数字化管理是可行的呢？主要是因为：

2.1 调整特种设备数字档案的管理模式，无须投入太大的成本

随着数字化社会的发展，各行各业、各个单位都非常重视数字化信息化建设，特种设备检验系统也不例外，几乎所有单位都建立了独立的检验信息系统。在特种设备检验信息系统中，设备出厂信息、注册登记信息和检验信息都是齐全的，实行“一台一档”数字化管理，只要在数据库中稍微调整一下数据集合就可以了，无须投入太多的成本。

2.2 数据库中存量数字档案管理模式调整方便

只要将每台特种设备按注册代码或设备代码检索出历次检验信息和元数据等数据信息，形成一个数据包，并以数据包名称为档号，即完成特种设备检验档案在数据库中“一台一档”数字化管理模式的调整

2.3 增量电子档案与相应档号的数字档案挂接技术比较成熟

依托成熟的挂接技术，可以方便地将增量电子检验数据添加到标有相应档案号的文件夹中。在数字档案库中，只要将设备代码或注册代码都作为外键与档案号相关联，同时在检验信息数据库中把档号作为外键与设备代码或注册代码字段相关联，仅需软件开发人员完成档号与设备代码或设备注册登记代码的关联处理，就完成了增量数字档案的挂接工作。

2.4 存量纸质档案数字化后的挂接操作也不麻烦

关于存量传统载体档案数字化后的挂接处理问题，可以参考增量电子档案的挂接处理方法，只要将设备代码或注册代码与档号分别在特种设备检验信息库和档案信息数据库中相互关联起来即可。

3 特种设备检验档案“一台一档”数字化管理模式的实施

3.1 建立健全相应的管理制度

在特种设备检验档案“一台一档”数字化管理模式的实施过程中，会涉及原生检验档案的收集、整理、录入、上传、建档、维护、保管等基础工作环节，要确保这么多的工作环节顺利展开，必须建立健全相应的管理制度，明确相关领导、档案管理部门、信息管理部门、检验部门的管理职责，建立好相应的管理网络，明确责任考核内容。为了把“一台一档”数字化管理具体工作落到实处，有必要将相关制度纳入日常管理工作中。

3.2 加强档案管理和信息技术复合型人才的培养

因“一台一档”数字化管理工作需要档案管理和信息技术交叉复合型技术管理人员，建议单位不间断地请专家上门举办一些档案管理、信息技术和安全技术管理等方面的讲座，或者将档案管理人员和信息技术管理人员送到相关的机构中培训。也可以通过公开招聘的方式，通过严格考核，选调出符合要求的信息资源管理人才。

3.3 完善数据库中的关键信息

特种设备检验信息系统中，早期的一些检验规范不完善、数据库升级或者漏录等原因，导致数据库中部分特种设备关键信息不齐全。譬如，缺录设备代码或注册代码，若要实行特种设备检验档案“一台一档”数字化管理的话，是必须补齐设备代码和注册代码的，否则档号与设备代码和注册代码就无法关联。基于此，应将数据库中的关键信息完善起来。

随着2020年6月20日新《档案法》的颁布，电子化数字化档案代替传统纸质档案是必然趋势。依托成熟的软硬件技术的支撑，同时为了实行特种设备精细化管理和安全生产管理，对特种设备检验档案采取数字化管理与“一台一档”管理相结合的档案管理模式是可行的，且有现实意义。可以预见，不远的将来，特种设备检验档案“一台一档”数字化管理模式将会被广泛采纳。