浅析事业单位加强人事档案管理的对策

陈 乐

(秦皇岛市卫生和计划生育委员会，河北 秦皇岛 066000)

事业单位人事档案是记录事业单位员工历史背景、个人经历、行为轨迹、工作表现、奖惩情况和工作成就的重要信息载体，这一信息载体是事业单位选人、用人、育人和留人的重要参考依据，而加强人事档案管理则可以更好地提高档案管理水平和质量，实现人事档案管理有章可依、操作规范和科学合理。

一、事业单位人事档案管理的重要意义

(一)有利于推动事业单位的可持续发展

事业单位发展的关键在于是否拥有高质量的人力资源。而高质量人力资源的发现和获取，则与事业单位人事档案管理密不可分。事业单位通过人事档案管理，可以更好的了解档案管理人员现有工作状况，及对工作岗位的适应及胜任情况，可以从现有的管理人员中找出最适合岗位发展需求的人选，委以重任，实现人力资源效用的最大化，从而进一步推动事业单位的可持续发展。

(二)有利于提高人事档案管理再上新台阶

传统的人事档案管理缺乏一定的规章制度，主要依靠经验管理，导致档案资料丢失的现象时有发生，这种管理方式难以适应快速发展的社会对档案管理提出的新要求，不利于充分有效地利用档案资料推动事业单位管理水平的提升。而事业单位强化人事档案管理，在人事档案管理过程中引入现代化的技术手段，可以准确有效地记录、检索和利用人事档案，提高人事档案管理的质量。

(三)有利于提高人事档案管理人员素质

随着事业单位职能、性质和地位及所面临环境的变化，只有通过加强对人事档案资料的管理，才能适应新形势下社会发展提出的新要求，而繁琐复杂的事务及规范有效的档案管理，则需要高素质和能力的档案管理人员，而强化人事档案管理则利于提升档案管理人员的综合素质。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

伴随社会经济的快速发展，事业单位所肩负的使命和承担的责任也随之变化，原有的管理理念和模式已难以适应发展需要，面对事业单位分类改革的逐步深入推进，其人事档案管理所显现出的问题日渐增多，本文从事业单位对人事档案管理的认知、管理手段、管理人员素质和管理信息化四个维度展开对人事档案管理问题的分析。

(一)对人事档案管理认识不深刻

伴随事业单位改革的深入推进，其职能和定位已发生了很大的变化，新时代事业单位也应为中国梦的实现贡献力量，事业单位的创新发展离不开优秀的员工，而加强人事档案管理则可以实现人力资源效能的最大化，凝聚起实现中国梦的强大力量。然而，现阶段不少事业单位不能紧跟国家的决策部署，对自身的发展定位不是十分清晰，对加强人事档案管理尚未达成共识，总是认为人事档案管理并非那么的重要。

(二)人事档案管理手段较为落后

以往事业单位员工队伍规模小，人数少，流动性不高，人事档案管理主要依靠人工劳作，对人事档案管理的效率、质量、效益要求并不高，基本上可以满足组织发展的需求。但是，随着事业单位职能的发展变化，员工队伍的规模、人数出现了相当变化，工作岗位对从业人员的素质要求较高，复合型人才是事业单位发展的关键，因此人事档案管理不能继续沿袭以往的做法。

(三)人事档案管理人员的素质较为低下

以往人事档案管理人员多数是非档案管理专业出身，缺乏对档案知识和技能的系统把握和应用，他们中的大部分人对人事档案管理的重要性认识不足，认为其仅是对人事档案资料的简单整理，依靠现有的工作经验完全可以做好档案管理，缺乏对人事档案管理知识及技能的不断学习，其综合素质和能力水平的低下难以满足组织发展需求。

(四)人事档案管理信息化程度较低

事业单位人事档案多数是纸质档案，仍停留在手工记录和保存纸质材料层面，容易造成档案信息资料的失真和丢失，而且这种传统的管理方式效率低下，不利于开发和利用人事档案资料，如果在事业单位人事档案管理过程中能够引入信息化手段，则无疑会提高人事档案管理的效率和质量，促使人事档案资料在部门之间的共享，提高人事档案的使用率和对事业单位发展的促动作用。

三、事业单位加强人事档案管理的对策

(一)加强事业单位对人事档案管理重要性的认识

提高事业单位对人事档案管理的思想认知水平，是确保人事档案管理有序进行的前提。而在事业单位人事档案管理过程中，领导者和员工则是提高人事档案管理两大切入点。要组织事业单位有关领导学习人事档案管理知识和技能，并安排他们去参观一些事业单位因为加强人事档案管理而发生的深刻变化，使他们逐步认识到新形势下加强事业单位人事档案管理的重要性。还可以组织事业单位档案管理人员，到一些开设有档案管理专业的高等学府进行深入学习，从理论和实践层面提高档案管理人员的综合素质，并组织他们到一些人事档案管理做的比较好的事业单位进行参观学习，让他们在学习与比较中感受到管理差距，并切身体会规范的科学的档案管理给事业单位所带来的变化，让他们从思想上提高对人事档案管理重要性的正确认知。

(二)完善人事档案管理的制度和规范

人事档案管理是一项系统的工程，其主要由对档案资料的搜集、整理、分类、保存、登记、借阅等环节组成，其中对人事档案资料的搜集是人事档案管理的首要环节，也是人事档案管理中的一个核心环节，没有完整的、准确的、规范的人事档案资料，就不可能涉及到对人事档案资料的合理利用。人事档案资料的收集，主要包括年度考核表、学籍资料、职称评审材料、政审材料、任免材料、综合鉴定材料、奖惩情况、挂职锻炼材料和重要的工作培训经理等，人事档案资料收集的越完整，越能比较全面的反映出一个人的综合素质，为组织用人提供参考。但是在人事档案资料收集前还要加强甄别、严格分类、有序编排、统一存管等，必要时还要设立二次审核机制，对档案资料的真实性、准确性进行审核，以避免日后不必要的纠纷。

(三)推动人事档案管理信息化建设

人事档案管理的信息化，不仅可以提高档案管理的效率，实现档案资料在部门间的传递，而且可以提高了档案信息的实用性和有效性，实现档案资料的异地查询、审核，为档案管理人员的异地工作调动提供便利。在人事档案管理过程中，引入信息化技术手段，比如引入一定的系统设备、软件，借助一定的技术处理手段，把文字、声音和图片等资料转化为数据资料，并定期对系统中的人事档案信息进行及时的更新，提高人事档案资料的准确性，提高人事档案管理的效率。另外，人事档案资料的保管环节，也应引入相应的技术手段，做到火、盗、潮、腐蚀四防范，确保人事档案资料的完整性和准确性。

(四)加强人事档案管理队伍建设

人才队伍建设是人事档案管理的关键，专业的人事档案人员不仅可以提高人事档案管理的效率，实现人事档案资料的快速检索、查询和使用，而且可以把人事档案资料转化为一种有用的资源，促进事业单位人事单位的发展。第一，要引进档案管理专业毕业的专业人才，构建一支具有较高专业水平和管理水平的档案管理队伍。第二，事业单位要对档案管理人员加强培训和教育，并将培训所学应用于人事档案管理实践中去，以提高人事档案管理的效率和质量。第三，要选派一部分人事档案管理人员，到高等院校和事业单位进行学习深造和挂职锻炼，以提高人事档案管理的实操技能。