高校人事档案数字化转型的问题与策略

高校人事档案是指高校人事资源管理部门对高校师生个人信息档案进行收纳管理的档案。它主要分为教师档案管理和学生档案管理两部分，对在校师生个人经历以及工作或在校表现等进行记录。高校人事档案管理工作作为社会人才选拔的参考依据，具有重要作用。大数据时代，高校必须重视人事档案数字化转型，建立网络化信息化的人事档案管理平台，打破传统人事档案时空的局限性，加大对人事档案资源的管理及利用。

数字化时代背景下，我国学者虽然对人事档案数字化转型研究越来越重视，但是国内对高校人事档案数字化管理的相关研究仍存在许多不足。首先，高校人事档案数字化管理相关研究较少，且没有依托数字化时代背景。其次，高校人事档案数字化管理研究缺乏深度，还停留在档案管理的表面层次，提出的管理策略缺乏可操作性。再次，高校人事档案数字化管理研究方法不能推陈出新，研究形式缺乏创新。本文拟通过对高校人事档案数字化转型背景进行分析，剖析高校人事档案数字化转型中面临的新问题，提出高校人事档案数字化转型的具体策略，希望有所裨益。

一、高校人事档案数字化的实施背景

一是社会需求。高校人事档案管理主要对在校师生信息进行分类管理，保证师生个人信息的安全性。高校人事档案管理起着维护社会稳定的重要作用。长期以来，我国事业单位人事档案管理包括两大块：政治生涯记录与职业或者学业生涯记录。改革开放以后，外资涌入以及民营企业的崛起扩大了国家的就业渠道以及岗位数量，我国各省市间人员流动性大大增强。相关法律规定企业没有保管或转移人事档案的权利，导致求职者和人事档案出现分离。因此，社会迫切需要建立数字化人事档案管理体系。只有这样，才能满足社会发展需要。[1]

二是政策推动。改革开放后，我国提出信息化与数据化建设的政策，这深刻影响我国人事档案管理工作的开展。此后，我国提出一系列人事档案制度改革政策，强调人事档案管理要适应经济﹑政治发展需要，把传统的干部终身制转变为聘用制。我国的人事管理制度改革必然影响人事档案的管理及利用。国家提出的“雇员制”避免了人员流动档案频繁变更的现象，也避免了企业人事档案管理将员工档案经常扣押的现象。总而言之，国家用人制度的变化推动了人事档案管理改革。人事档案必须改变传统的管理方式，人事档案数字化必须加快转型，才能满足时代的需求。

三是技术支撑。传统的人事档案主要通过纸质进行管理，无疑加大了人事档案管理人员的负担，降低了人事档案管理工作效率。高校网络化建设要求，人事档案管理工作必须实现数字化转型。信息化技术以及数据化技术为人事档案数字化转型提供了技术支撑。信息化及数据化的人事档案管理降低了管理人员负担，提高了人事档案管理的工作效率。

四是校内人事制度改革。国家近年来对高校教育实行了改革，对高校的人事制度进行了完善。首先，高校应该大力推动人员编制制度；其次，高校应该加强对高层人员管理力度；最后，高校还应该全面推行聘用制，构建合理有效的人员流动管理机制。高校人事制度改革主要从传统的终身用人制向流动性用人体制转变，改变了传统聘用岗位的单一现象，改变了传统高校高层人员管理制度。高校的人事制度改革无疑改变了人事档案管理制度。高校复杂的人事制度改革对高校的人事档案管理提出了更高要求。高校人事档案数字化转型是高校人事制度改革的必然要求，也是时代发展的新要求。

二、高校人事档案数字化转型面临的新问题

首先，人事档案数字化保存环境严格。高校人事档案数字化转型面临较多问题，传统的人事档案管理主要是对纸张材料进行管理，纸张材料管理保存年限较短，因此人事档案数字化转型成为高校当务之急。科技的进步以及互联网的普及推动了人事档案的数字化转型。高校人事档案管理主要以数据形式进行保存，以光盘作为主要存储载体。虽然光盘存储较于纸张存储寿命较长，但还是有限。数字化技术给人事档案管理带来转型机遇，但也带来了存储寿命不稳定等问题。人事档案数字化管理对存储载体的要求更为严格，数字化人事档案存储容易受到外界因素的干扰，从而出现档案丢失现象。[2]

其次，人事档案数字化技术更新过快。人事档案数字化转型需要具备完整的应用设备以及管理系统，人事档案数字化管理需要加强读写以及查找上的技术开发。我国信息化数字化技术更新速度较快，计算机操作系统与存储软件不协调问题出现，导致人事档案信息无法存储和读出。计算机操作系统无法准确转换，阻碍了人事档案管理工作的有序进行。高校人事档案数字化转型需要注意技术更新速度带来的问题，以积极应对数字化技术更新过快带来的挑战。

再次，人事档案数字化安全性不足。人事档案数字化虽然打破了传统人事档案管理的时空限制，但是给人事档案管理安全性带来威胁。人事档案数字化管理人员需要具备较高的素质，但是实际管理过程中管理人员缺乏相关安全意识以及网络知识，容易导致人事档案个人信息泄露。人事档案管理人员由于操作不当或者备份不及时，很容易导致人事档案丢失。另外，数字化信息化背景下，人事档案管理容易受木马病毒﹑黑客攻击等因素影响，严重威胁了人事档案的安全性。安全性成为新时代人事档案数字化的又一挑战。

最后，人事档案数字化管理人员素质偏低。人事档案数字化转型时间较晚，我国人事档案管理人员对新型的管理模式不太熟悉，导致人事档案数据化管理人员总体素质偏低。虽然我国鼓励信息技术人才加入人事档案管理中，但我国现有的人事档案数字化管理人员素质较低。我国高校人事档案管理人员虽然具备较高的专业知识，但是缺乏计算机技术及操作知识。人事档案数字化管理过程中容易出现档案转移﹑修改等现象，人事档案修改缺少严格把关，降低了人事档案信息的真实性。总之，人事档案数字化管理人员的缺失，使我国人事档案数字化管理面临挑战。

三、高校人事档案数字化转型问题的应对策略

首先，科学选择数字化档案载体。存储载体在高校人事档案数字化转型中起着关键作用，能够决定人事档案信息保存的时间长度。人事档案保存载体也是档案管理的基础。人事档案数字化转型应该结合传统人事档案管理，科学客观地选择适合高校人事档案存储的载体。另外，高校在人事档案数字化存储载体的选择上，还应该考虑人事档案保存载体的安全可靠性以及人事档案载体保存的时间问题。高校的人事档案数字化转型为档案转移带来便利，但是信息的安全性也不容忽视。

其次，选择合适的数字化档案操作系统。在高校人事档案数字化转型过程中，应该选择合适的操作系统。其一，高校应该考虑数字化人事档案管理操作系统技术是否先进。操作系统的技术更新容易使档案信息读写受到影响，会使木马病毒有机可乘。其二，高校还应该考虑所选的数字化档案操作系统安全与否，人事档案在修改和编辑中，容易破坏人事档案的完整性与真实性；高校还应该保证操作系统硬件设备的完好无损，保证人事档案数字化管理的操作技术成熟，避免出现人事档案丢失或者损伤﹑人事档案信息受到泄漏等问题；人事档案信息在复制过程中，对人事档案数字化操作系统软件设施要求较高。操作系统的软件设施必须具备仿真性，避免人事档案信息被复制。

再次，强化数字化档案管理安全性。网络化环境背景下，高校人事档案管理的安全极易受到威胁。随着人们对人事档案的利用需求越来越高，人事档案管理既需要做到保密，又需要做到人事档案的随时共享。其一，国家应该加强档案保密的立法工作，根据人事档案管理部门工作情况，制定严格的人事档案管理制度，保证人事档案管理的安全性。其二，国家还应该完善数字化人事档案管理制度，对人事档案管理部门责任细分。其三，档案管理部门还应该加强传统的人事档案管理与数字化档案管理的结合，对人事档案信息进行划分，对不需要保密的人事档案进行数字化管理，对极度需要保密的人事档案采用传统的管理方式，保证人事档案管理的安全性以及工作效率。其四，还应该加强对人事档案数字化管理人员安全意识，对人事档案数字化管理人员病毒查杀等技术进行培训。[3]

最后，大力提升数字档案管理人员素质。高校人事档案数字化提高了管理人员的工作效率，减轻了管理人员的工作压力。高校人事档案数字化转型提升了传统人事档案管理工作要求。它不仅要求管理人员具备专业的档案管理知识，还需要管理人员具备较高的网络技术知识。人事档案数字化管理人员必须熟悉操作管理系统及软件，具备较高的规避风险的意识，及时对人事档案进行备份保存。当人事档案信息受到木马或者黑客攻击时，及时发现人事档案存储问题，利用杀毒软件进行清理，保证人事档案数字化管理的安全性。[4]高校应该定期对人事档案管理人员进行培训，一方面，加强人事档案管理人员的安全意识和风险意识，保证其能够在风险来临时之前及时采取防范措施；另一方面，加强对人事档案管理人员数字化技术锻炼，培养综合性人事档案数字化管理人才，保证其能够适应人事档案数字化管理的各个环节。高校只有加强对人事档案管理队伍的建设，才能提高人事档案数字化管理人员素质水平，为人事档案数字化转型创造条件。