基于智能监控技术的无人档案库房管理优化

随着企事业单位的发展，单位内外部对档案利用的频率越来越高，档案库房管理的重要性日益凸显。档案作为一项重要的资料，无论对于个人还是单位而言，都有着重要的价值。如何在当前社会发展中做好档案库房管理工作，保障档案资料安全，确保档案调阅方便﹑可靠，是各级单位亟待探索解决的任务之一。随着信息技术的发展，档案库房管理正引入越来越多的现代科技，无人档案库房管理成为未来档案库房管理的主流趋势。[1]智能监控技术是信息技术的一种，它的发展与成熟为无人档案库房管理的实现提供了技术上的支撑。

一、无人档案库房建设的必要性

无人档案库房是当前档案库房发展的总体趋势，加强无人档案库房建设有一定的必要性。

（一）企事业单位保护与保存档案的客观需要

当前企事业单位在档案库房管理上，一般秉持以“防”为主的思想，旨在防止档案库房内火灾﹑盗窃等情况的发生，尽可能地减少档案的调阅和利用频率。这些方法虽在一定程度上保障了档案库房的正常运行，但依然很难保证在库房内档案发生污损或遗失时能够从源头进行追溯。通过各类智能监控技术的运用，无人档案库房可监控和记录档案的移动﹑查阅﹑复印等操作轨迹，一旦发生档案损坏的情况，可以有效地进行追溯。[2]此外，在传统的档案库房管理模式下，一旦管理人员发生变动，单位主管领导或下任管理人员都需重新熟悉档案库房的布局﹑档案的存放等情况，还需重新记录档案库房的各项信息，这也容易引起档案信息的缺失。基于各类智能监控技术的无人档案库房可以实现对库房的远程监控，让管理者可实时方便地了解和监控本单位档案的存放﹑管理等各项情况，减少由于人员变动带来的库房档案管理失当，提高库房档案管理的安全性。

（二）提高档案库房管理安全性与效率的内在需求

档案对存储环境的温度﹑湿度有较高的要求。对库房温湿度的记录与控制是档案库房管理的重要工作之一。在传统档案库房管理中，当温湿度不符合库房管理要求时，就需要库房管理工作人员操作温湿度控制的设备，人工维持档案库房的温湿度。然而，由于人工操作存在滞后性﹑难以精确控制等问题，库房档案温湿度管理始终存在一些安全隐患。基于智能监控技术的无人库房可通过监控系统对库房进行24小时的温湿度检查和记录，避免由于温湿度异常造成的档案损坏。此外，档案每日盘点和查验也是档案库房管理的重要日常工作。在传统的档案盘点中，由于时间有限，管理人员常常仅对档案实体卷（盒）进行盘点，而忽视内部资料文档的清点和查验。通过智能监控技术和机器人管理系统的配合，无人库房可以定期实现对档案高效率盘点，不仅可以盘点档案的实体卷（盒），还可对卷（盒）内资料进行盘点。这提高了档案库房管理的效率。[3]

二、档案库房管理中的关键智能监控技术

结合当前各类信息技术和人工智能技术的发展及应用，在企事业单位档案库房中运用以下智能监控技术可实现档案库房的“无人化”管理。

（一）无线射频识别+机器人技术

无线射频识别技术（RFID）是一种不依赖物理接触便可实现电讯号识别的技术。这是一种集编码﹑识别﹑采集﹑录入和处理于一体的技术，目前已经广泛地应用于各个行业。在档案库房管理中，也可以对档案文件及其卷（盒）进行编码，从而实现对库房档案信息的识别。随着人工智能技术的发展，各类机器人也广泛运用于人们的生产﹑生活中。在档案库房中运用机器人监控系统，结合RFID技术可实现对各类档案的智能化识别。同时，机器人还可对识别后的档案进行盘点﹑查验﹑上下架及出入库等操作，从而提高库房档案管理的效率。[4]

（二）智能化门禁控制技术

档案库房作为企事业单位保存重要档案资料的场所，必须运用一定的手段来控制档案出入库房。显然，门禁智能监控技术是监控档案资料出入库房的有效技术手段。智能化门禁控制技术作为门禁智能监控系统的核心，通过非接触式IC卡和指纹识别来对整个门禁系统进行控制。在这个系统中，位于档案库房的中心计算机，可以与企事业单位内部的其它系统进行数据连接和交换，从而实现对门禁系统的控制。

（三）温湿度自动监控技术

档案库房只有保证恒定的温湿度，才能保证档案在长期保存过程中不因环境温湿度的变化而损坏。这就需要在档案库房中引入温湿度监控系统。随着自动化控制技术的发展，在传统温湿度控制设备中引入温湿度自动监控技术，可实现对温湿度实时监控和自动调节。当环境温湿度无法调节或异常时，这一系统还能进行报警操作，把存在异常情况的温湿度数据上传至指定服务器。

（四）智能消防灭火技术

由于许多档案为纸质材料，做好档案库房的防火工作也十分重要。由于档案资料的特殊性，当库房发生火情时，不允许使用喷水装置进行灭火。一般通过在档案库房内设置气体灭火装置来保障档案库房的消防安全。在传统库房管理中，这些气体灭火装置是由库房工作人员手动控制。然而，人工操作的效率和准确性较低，无法实时地对库房内火情做出预警与反应。随着各类信息技术应用于传统灭火系统，各种消防灭火装置可以对烟信号﹑温度信号作出实时反应，并根据库房内情况智能化的灭火处理。

三、基于智能监控技术的无人档案库房管理路径

无人档案库房是今后档案库房的建设发展方向，也是企事业单位档案管理工作的内在需求。以下基于上述智能监控技术来探讨如何实现档案库房的“无人化”和智能化管理。

（一）档案的智能识别及上下架

通过无线射频识别+机器人技术，档案管理者不仅能精准掌握各档案的位置和完整性信息，而且可实时地掌握档案的移动情况。管理者通过对档案上下架规则的编码，可由机器人对档案位置进行分配，并结合无线射频技术对档案进行识别与移动，来实现档案的自动上下架。例如，当库房管理者需要调阅档案时，先将相关信息输入机器人系统进行检索，系统发送指令打开相应的密集架，库房机器人在收到指令后行驶到指定位置，取出档案并扫描条码信息，完成档案的下架操作，并自动记录档案的下架时间等信息。当档案归还时，库房机器人扫描归还的档案条码信息，读取档案位置，系统自动打开密集架，机器人将档案放置到指定位置，完成档案的上架操作，并自动记录上架时间等信息。此外，当特殊情况发生时，如档案没有条码信息或者条码信息无法识别时，机器人会向库房管理者发出报警指令，提醒管理者异常情况。

（二）档案出入库的安全监控

企事业单位普遍对档案的出入库管理有较高的要求，需要档案库房管理工作者准确记录档案库房的开启次数﹑开启人以及操作内容。在夜间值守期间，还会安排专员按照一定的标准和频次对档案库房巡查。通过运用智能化的门禁监控系统，可以实现档案出入库的无人化管理。在装有门禁智能监控系统的无人库房中，系统可准确感知每一次库房门的开关状态，并与系统预设时间进行对比和记录。如果在非预设时间段档案库房门开启或者在外力作用下库房门被开启，那么系统可及时将异常状态报警信息发送至指定人员的通讯终端。同时，智能门禁系统自带的监视系统将对库房内外情况进行监控和拍摄，将图像信息保存且上传至指定服务器终端，以便管理者了解当时的档案库房情况。

（三）温湿度自动监控调节

在无人档案库房中，应用温湿度自动监控系统，能够实时监测库房内的温湿度情况，并根据档案库房要求对温湿度做出自动调节，从而使库房处于规定的温湿度环境中。具体来说，温湿度自动监控调节系统应具有三个功能。第一，自动采集与记录温湿度数据。系统可每隔5秒采集预设监控点的温湿度数据并记录存储，自动生成温湿度曲线，方便管理者调阅和分析。第二，自动数据比对和报警。当温湿度信息与标准相差较大且无法自动调节时，系统报警器能将相关信息及时发送至指定终端，并附带报警原因。第三，统计分析历史数据。温湿度自动监控调节系统还可对历史数据进行分析比对，找到温湿度变化较大的时段，为库房管理者提前做好预防提供数据支持。[5]

（四）自动报警灭火

在档案库房中应用智能消防灭火监控系统，可通过消防报警主机来感知系统节点中的烟感﹑温感设备的报警信号，从而判断档案库房中报警点的位置信息。系统将报警信息发送至管理终端，并将报警位置的画面信息显示在系统监控屏幕上。管理终端的工作人员在确认后，打开气体灭火的子系统。灭火子系统一旦被激活，将首先激活系统的声光报警装置，提醒库房人员火情发生，尽快撤离。当放气指示灯亮起时，系统自动打开卤代烷气瓶电磁阀，对失火库房进行隔氧操作。中央计算机系统在收到灭火报警指令后，自动关闭恒温恒湿系统，将着火点的实时场景信息进行录像存储。[6]档案库房要求智能消防灭火系统应具备全/半自动状态的切换功能，以满足不同时段的防火需要。例如，当库房有人值班时，灭火子系统应处于半自动状态。当设备发出报警信息时，监控系统应及时调取报警点的图像信息，并显示在监控终端，由值班人员确定是否启动气体灭火装置，避免系统的误报和误操作。当库房处于无人值班状态时，灭火子系统应处于全自动状态。当收到报警信息时，系统自动开启灭火装置，确保档案库房的消防安全。

四、结束语

综上所述，基于智能监控系统的无人档案库房不仅可以提高档案库房管理的效率，还可以提升库房档案保存的安全性。通过应用无线射频识别+机器人监控系统﹑智能化门禁系统﹑温湿度自动监控调节系统以及智能消防灭火系统，可以实现档案库房的无人化和智能化管理。我国各类企事业单位要通过这些智能监控技术来加强档案库房的数字化和无人化改造，提升档案库房管理的水平。