服务经济视域下的高校档案信息资源平台构建

当前高校在推动档案工作方面存在档案归类入库缓慢﹑服务理念滞后﹑信息资源利用率低等问题，致使大部分高校档案信息资源很难发挥出应有价值。随着市场经济的发展，服务经济逐渐受到政府主管部门的高度重视，并在国民经济中逐渐扩大比重。新形势下，服务经济的发展为高校档案信息资源服务平台构建提供了良好契机。服务经济产生于工业化高度发展时期，依托信息技术以及现代先进管理理念而发展，这些均可启发并促进高校档案信息资源服务平台构建。因此，研究服务经济视域下的高校档案信息资源服务平台构建，对于促进高校档案发展﹑强化档案服务水平具有非常重要的现实意义。

一、高校档案信息资源服务平台构建的必要性与可行性

高校档案信息资源是国家档案资源体系的关键组成部分，其服务的目标是向师生提供各种档案信息资源。近年来，高校档案信息资源规模日益扩大，而服务方面依旧采用固有模式，受时间和空间的约束，高校档案信息资源无法展现出更大价值。可见，高校档案信息资源服务平台构建不仅必要，而且可行。[1]一方面，高校档案信息资源是对高校各类实践活动真实﹑原始的记录，是高校文化积累以及传承的重要载体。因此，高校档案信息资源服务平台的开发与利用，有利于激发师生的自豪感；培育积极乐观的校园精神，进而展现高校优良的文化传统。另一方面，高校在进行常规行政管理或者做出重大决策时，均需要以大量信息作为参考，这部分信息不仅有现实的数据，而且包含历史的数据。而高校档案信息对于学校不同时间段﹑不同活动内容都做了记录。[2]通过构建档案信息资源服务平台，深度挖掘档案中有价值的信息，能够帮助高校准确做出决策，推动高校科学发展。

目前，我国高校档案部门在档案信息资源整理的过程中，缺乏整体规划，信息分割性明显。各高校之间没有建立档案信息资源共享机制，且技术标准不统一，信息共享难度大。因此，构建高校档案信息资源服务平台是现阶段实现信息资源共享非常有效的途径。高校档案信息资源服务平台可以看作是校际档案部门在合作过程中，各种构成要素间相互联系﹑作用构成的平台。[3]更为重要的是，高校档案信息资源服务平台的最终目标是实现信息资源共享﹑服务更多人群。该平台结合先进信息技术，对于档案管理及日常整理均起到重要作用，也会对高校档案信息资源社会化产生积极的影响。

二、当前高校档案信息资源服务平台构建面临的困境

高校档案信息资源服务平台的构建与升级也迫在眉睫，需要在传统模式的基础上进行深度变革，但当前平台构建仍面临危机与挑战。

（一）档案数字化缺乏统一标准

高校档案信息资源数字化的前提是实现档案管理基础工作的规范化以及标准化。然而，当前高校档案信息资源数字化基础差，导致信息收集﹑信息存储以及数据利用方面效率和质量低下，尤其是各类档案目录和细则的相容性不强，档案系统软件移植性较差。[4]具体而言，高校档案的技术标准﹑组织工作程序标准尚未统一，致使越来越多的档案信息资源以磁带﹑光盘﹑磁盘等形式存在，与现有的档案分类方法﹑收录标准不相适应。总而言之，高校档案数字化工作目前尚无统一标准，无法在高校内全面实施并推广，进而制约高校档案信息资源服务平台构建。

（二）信息资源综合建设不完善

目前，虽然部分高校档案管理信息资源已经实现服务网络化，但许多高校并没有将丰富的网络档案信息资源整合到服务平台之中，网络档案信息与高校传统档案文献资源没能有效结合。并且，部分高校档案管理部门缺乏对网络信息资源的有效筛选，致使信息与服务的匹配程度较差。[5]另外，我国高校档案信息资源分布不均匀。综合性较强的高校，档案信息资源整合工作更易展开，而综合性较弱的高校，档案信息资源整合受到多种高校内部因素的制约，致使信息资源整合出现多重阻碍。[6]

（三）服务理念滞后

传统的高校档案工作主要是对信息资源进行收录﹑整理﹑存储以及传播。这类工作只能为用户提供同一层面与同一标准的“粗放型”服务。这导致高校档案工作者的服务理念常年停留于初级阶段，并未对信息时代高校档案信息资源的发展趋势与前景进行深度分析。这在一定程度上阻碍了高校档案信息资源工作发挥应有的服务功能。并且，高校档案信息资源服务平台建设与开发利用的理念滞后，档案服务功能未能充分发挥，导致各教学单位在教学档案建设与开发利用方面的协作性明显较差。[7]此外，高校档案馆是终极档案馆，其档案一般不会移交至其他综合档案馆。在此情况下，如果档案信息资源服务理念滞后，不能及时﹑高效匹配用户需求，大量的教育资源，如教学成果﹑精品教案﹑前端教学方法等，均不能在更大范围被利用。

（四）知识产权保护与信息安全受威胁

当前，高校在档案信息资源服务平台建设的过程中，面临知识产权保护与信息安全受威胁的问题，不利于平台安全﹑可靠运行。同时，在档案信息保密﹑完整方面有欠缺。通常而言，高校档案信息资源服务平台建设涉及科研档案。科研档案是高校教师和科研人员在科研活动中的信息记录，内容包括论文﹑相关著作﹑专利发明﹑科研项目与成果等文字材料。这些数据汇集了科研人员的智慧。近年来，由于技术水平不达标，且缺乏行之有效的监督机制，信息资源服务平台随时面临一定的安全风险。高校档案信息资源泄露的情况常有发生，导致部分科研人员的知识产权难以得到有效保护。[8]因此，只有采取科学﹑有效的管理方式，才能保障知识产权与信息安全。

三、服务经济视域下高校档案信息资源服务平台构建的新途径

（一）建立档案信息资源服务数据库

数据库是高校档案信息资源的重要载体。服务经济视域下，高校建立信息资源配置合理﹑利用便捷的档案信息资源数据库，对高校档案信息资源服务平台的构建尤为重要。由此，高校应将具有开发价值的档案信息经过合理化﹑规范化的分类处理，将处理后的数据存储于信息系统中，并根据档案信息检索优先层次的不同，依次建立数据库目录﹑索引数据库﹑全文信息数据库等。例如，将高校教育的信息数据收录于数据库当中，包括学生成绩﹑学习资料﹑学习反馈等数据；还可建立科研成果数据库﹑教学教案数据库﹑相关教育法规数据库等。总体而言，高校档案管理部门可基于服务经济视角，通过协同分工，进而建设具有特色的高校档案信息资源数据库。

（二）构建高校档案信息资源服务发布系统

服务经济视域下，为进一步促进高校档案信息资源服务的快速发展，相关档案管理机构需要强化信息化建设意识，构建档案信息资源服务发布系统，对高校档案各类信息资源进行收集和深度分析。就目前情况来看，高校档案信息资源发布系统主要包括高校历史档案﹑当前教学档案﹑重大事项档案等信息。同时，在该系统中还可公布教育管理文件﹑教学资料﹑教师与学生共同的科研成果等档案资源。该系统在发布信息前，可对信息进行分类整合，并建立统一的发布标准。发布系统在将信息资源分类整合之后，为用户提供高效的查询﹑检索手段，使用户能够快速找到所需信息。最后，该系统应利用最新互联网技术，搭建简洁的用户界面，方便高校档案部门及时发布档案信息。

（三）实现馆际合作与资源共享

高校档案信息资源具有公共物品的属性。高校档案管理机构应基于数字化工作，与其他高校档案管理部门协调好知识产权问题，加强协同合作，突破“信息孤岛”与“数字鸿沟”等困局，实现高校之间档案信息资源共享。在服务经济视域下，高校应建立合作机制，明确合作双方在共享模式下的权利及义务。同时，高校档案管理部门应建立相应的激励机制，加强高校之间交流，并及时总结共享效益，以此激发合作成员的积极性，从而提高信息资源共享的数量与质量。由于高校档案信息资源需要以共享平台为依托实现资源共享，档案管理部门应从经济角度出发，优化高校档案信息资源配置，简化档案数字化管理流程，并减少人工干预，进而提高高校档案信息资源共享自动化与充分化的程度，达到高校间信息资源共享利益最大化。

（四）提升个性化服务水平

为了满足不同用户个性化服务的动态需求，高校管理部门应在构建档案信息资源服务平台时引入个性化信息推送技术。信息推送技术即网络信息服务。该技术具有高智能化和高专业化的特点，可以通过用户搜索过的系统历史数据，分析用户的偏好点，还可以从网络以及本地信息资源数据库中搜索信息，并自动推送给用户。在构建高校档案信息资源服务平台的过程中，需要采用个性化信息推送技术。一方面，该技术针对不同的用户群体，包括教师或学生，满足其科研﹑学习目的，定期推送相关的档案目录﹑文献摘要信息﹑最新的学习资源；另一方面，还可通过档案用户的不确定性动态需求，根据档案用户利用高校档案信息资源服务平台的搜索记录，分析用户真实需求，主动推送相应档案信息，帮助用户及时调整搜索策略，提高平台使用效率。