基层医疗机构档案管理存在的问题及建议

陈 蓉

宁海县中医医院

基层医疗机构承担着防病治病、保障人民群众身体健康的职责。基层医疗机构档案管理，对基层医疗事业发展有推进作用。但目前基层医疗机构档案管理方面还需加强和改进。

1 当前基层医疗机构档案管理存在的问题

1.1 重视程度不高

医院属于业务性强的单位，而档案室属于非业务科室，医院管理层倾向于将有限的资源给业务科室，在一定程度上导致档案管理方面经费投入不足、空间不足等问题。以宁海县中医医院医疗健康集团为例，前童镇卫生院目前档案室面积13平方米，以存档为主，未设置阅档室，空间已呈饱和状态。

1.2 管理模式传统

规范档案管理规章制度未落实到位，档案管理未形成统一协调机制。档案管理观念淡薄，以“等、靠、要”的传统档案管理模式为主。基本上是等医院相关职能科室收集后交档案室，再由档案管理人员对文书档案、设备档案等各类别档案进行梳理。由于职能科室工作人员缺乏档案业务知识，未进行有效归类整理，导致档案管理人员任务繁重，整体档案工作效率低。

1.3 信息化程度低

信息化设备投入不足，档案管理设备多年未更新，配置较低，已无法满足当前档案管理需要。在实际应用中，仅限于进行档案目录的编目、著录及检索等，且存储方式以扫描成PDF格式在本地电脑或移动硬盘方式存储为主，查档方式以传统借阅为主，未能实现数字化阅档且利用率低。

1.4 人员水平不高

目前基层医疗机构因人员编制等原因，在档案管理人员配备上以年龄较大、临床业务能力水平不高的人员为主，档案管理业务水平、理论知识水平较低。尤其是乡镇卫生院的档案管理人员以临床、院办的兼职人员为主，导致在档案工作中难免出现力不从心甚至疲于应付的状态。

2 加强基层医疗机构档案管理的建议

2.1 切实重视档案管理

档案是医疗事业发展的见证者，医院管理层应重视档案管理工作，将档案管理工作纳入医院整体规划中，加大对档案管理工作的经费投入，完善档案室硬件设施建设，为档案管理工作规范化发展提供基础保障。例如宁海县中医医院医疗健康集团将档案室纳入新院址迁建规划中。2017年9月，总院完成整体搬迁，档案室面积达128平方米。2019年，前童分院、桑洲分院档案室建设纳入新院址规划，计划于2021年搬迁，2家卫生院档案室占地面积至126平方米，是原占地面积的6倍，同时增设阅档室，配备移动档案密集架、电脑、打印机等设施。

2.2 构建现代管理模式

以县级主管部门为依托，制定科学合理的档案管理规范制度，积极向现代化管理模式转变。实行网格化垂直管理，以专技人才为基础，从医院领导层、职能科室负责人到档案人员等3个层面建立等级网格，从收集、整理、保管、利用等方面明确职责。层层压实档案管理责任，构建网格化垂直管理模式，确保整个档案管理工作井然有序。

2.3 推进信息化建设

随着医疗事业和信息化技术的不断发展，数字管理与档案管理工作的融合度不断提升。现代化设备作为技术载体需要及时更新，不断提高档案备份和留存水平。运用信息化手段实现资源共享，从简单的阅档查档到知识服务引擎再到知识管理层面，利用计算机网络体系实现资源利用最大化，打破“重管轻用”的封闭式传统模式。根据县档案馆等档案管理部门要求，及时更新档案室资源管理系统，在一定程度上加速县域医共体发展从而推动医改成效落地有声。

2.4 打造专业化队伍

档案人员是推进基层医疗机构档案管理工作进程中的把关人，关键在于整体素质的提升。通过专职专招、继续教育、技能比武等形式进一步提升档案人员理论知识和业务能力。完善档案人员专业技术职务聘任制和绩效考核制，实行竞聘上岗，双向选择，充分调动工作积极性，打造档案管理专业化队伍。

综上所述，档案管理工作是科学化、规范化、制度化的工作，在推进基层医疗事业发展中起到重要作用，也是推动医改的无形动力。推进县域基层医疗机构档案管理一体化进程，进一步实现基层医疗医教研等资源的共享，能为医务人员和服务对象提供多方面、多途径、多层次的信息服务，为管理层决策提供科学合理的可行性参考。