城建档案服务外包工作的问题及对策分析

赖超芳

宁海县城建档案馆

宁海县城建档案馆成立于1989年6月，承担着县域内报建的各类房屋建筑和市政工程的档案接收、保管和利用职能。2019年起，本馆改变了接收成品档案的传统进馆方式，将档案整理及数字化加工外包给专业的档案服务企业来实施完成，有效地提高了城建档案工作的效率，但城建档案服务外包工作的监管压力也随之加大，因此，亟须制订相应对策措施，规范城建档案服务外包工作。

1 城建档案服务外包工作现状与问题

1.1 档案服务外包企业业务水平有差距

城建档案馆把档案服务外包推向市场以后，出现了众多提供城建档案整理和数字化加工服务的档案服务企业，但企业的资质和业务能力却参差不齐，有的企业虽然拥有较为高级的档案设施设备，但在工作人员配备方面存着专业水平不足、业务不精通的问题，导致服务外包后的档案收集不全、著录内容出错率高、整理质量不符合进馆要求等问题。

1.2 档案服务外包工作监管机制不健全

市场上的档案服务企业在馆外开展服务外包活动，容易忽视服务外包工作制度的建设，同时存在着相关工作制度执行不到位的问题，城建档案部门对其服务项目的质量和进度也难以进行有效的监督。缺少健全的管理制度和有效的监管，项目档案原件和数字复制件的质量和安全就难以把控，容易出现档案原件损坏、缺失、篡改或信息泄露等现象。

1.3 档案服务外包业务流程存在缺陷

由于城建档案数量不断增加，建设单位要求档案进馆的时间又比较紧迫，本馆目前的做法是由档案服务企业先对建设单位移交的资料整理组卷，通过电子文件在线接收系统报送条目数据，完成数字化加工后再进行装订，整体移交。实体档案由城建档案馆核对验收、入库。由于在线报送时只提交条目数据，未比对实体档案和数字复制件，往往出现收集不完整、扫描件缺失、归档文件错误等各种需要整改的问题，不仅需要大量的时间和精力返工，也会对档案造成二次伤害。

2 改进城建档案服务外包质量的对策

2.1 选择合格的档案服务企业

首先，城建档案馆应将那些获得政府部门核发的备案证明的档案服务企业，抑或是能够得到档案主管部门举荐的企业，纳入业务发包对象的考虑范围。

其次，在正式签订协议书之前，城建档案馆应对档案服务企业进行资质调查，考量其是否具有城建档案服务外包经验、是否具有完备的人员队伍等。

最后，城建档案馆应当选择信誉情况良好、服务水平高及收费制度合理的档案服务外包企业。

2.2 完善档案服务外包工作监管机制

首先，要加强档案服务企业的资质管理。档案服务企业应在县级以上档案主管部门登记备案，配备与业务规模匹配的档案专业技术人员，相关人员持证上岗。

其次，要加强档案服务外包安全管理。档案服务企业须签订安全保密协议，明确参与档案外包服务活动的工作人员的安全保密责任，降低档案服务外包工作的安全保密风险。

最后，要加强对进馆项目的监督指导。城建档案馆应配备若干监督指导人员，做好进馆项目的联络沟通，对其档案服务外包活动中的收集、整理和数字化加工等工作进行跟踪指导和服务。

2.3 改进城建档案进馆工作流程

将现有的“先扫后交”改为“先交后扫”，即在档案服务企业将整理合格的纸质档案移交进馆后再由城建档案馆统一进行数字化加工，这种模式可有效避免返工重扫、二次审核等费时、费力的问题。档案服务企业接收到建设单位的委托后，在档案馆的监管之下完成后续的数字化加工流程，通过档案馆的抽查验收后接收进馆，确保档案不再流出馆外，既提高了项目档案移交工作的效率、加快了建设单位办理竣工备案的进度，又能够保障项目档案的安全。

3 结语

城建档案服务外包工作是新形势下适应城建档案事业发展的创新路径，不但能够解决城建档案馆人员配置少、工作量大等实际困难，也大大提升了档案馆的工作质量与效率。城建档案馆应继续加大对城建档案服务外包工作法治化、规范化和科学化的探索、创新，助力城建档案工作的可持续发展。