关于新《档案法》颁布对《高等学校档案管理办法》修订的思考

刘 畅，谭文君

绍兴文理学院，宁波幼儿师范高等专科学校

《高等学校档案管理办法》（以下简称“《办法》”）于2008年颁布，是依据《档案法》和有关法规制定的，但是随着社会科技和高等教育的进步，该制度已跟不上时代和高校发展的脚步，新《档案法》的修订为《办法》提供了依据和方向。作为高校档案工作者，笔者结合多年的工作经验，对修订提出几点思考。

1 完善归档范围和参考规范、标准

1.1 归档范围的变更调整

根据新《档案法》第三章第十三条第二款规定：反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动的，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的，应当纳入归档范围。《办法》规定了高校档案的11个类别，有党群类、行政类、学生类等，但并未涵盖全部高校档案的内容，而且分类有些已不能适应发展需要，需根据实际工作进行补充。如，招投标工作是高校正常运转的重要环节之一，招标计划申报、审批、变更，投标企业的资历、人员配备、售后服务等活动中形成的文件材料，都需归档保存，可单设招标类。再如，高校大型校庆系列活动，从学术交流到庆祝活动，从策划到组织再到举办，往往持续月余，教育部对高校本科教学工作的大型审核评估、部分专科院校或学院改制等，涉及面广，专业性强，持续时间长，有许多需要保管的档案材料，可单设专项类。

1.2 修订和变更高校档案类别所参照执行的管理规范、标准

对于《办法》归档范围中11大类所参照执行的管理规范和标准，过于陈旧的应及时修订，已经修订的，应进行变更。如，第四类教学类的执行标准是〔87〕教办字016号《高等学校教学文件材料归档范围》，距今已30多年，有些归档内容已与教学活动背离；第十一类财会类的执行标准是财会字〔1998〕32号《会计档案管理办法》，但该制度已于2015年12月修订，应依据新规进行变更。

2 细化高校档案信息化建设的相关规定

《办法》关于信息化建设的内容只有第八条第（五）点提及了“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，具体怎么做并未提及，应根据新《档案法》第五章“档案信息化建设”的相关内容，制定详细条款，规范高校档案信息化建设的相关内容。

2.1 明确电子档案的归档要求

根据新《档案法》要求，明确高校电子档案在来源可靠、程序规范、要素合规的前提下，可以以电子形式作为凭证使用，并由高校档案室（馆）对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。随着信息安全技术的成熟和发展，高校可探索规范档案单套管理，尤其对于无纸质的电子文件材料，应按照电子档案归档的要求进行归档。如，高校教学基本状态数据这类材料，有专门的数据库，而且产生的数据量巨大，如能实现与档案系统的对接，直接将电子数据转存到档案系统中，既省时又省力。

2.2 增加高校档案信息资源共享的相关条款

新《档案法》第四十一条规定：国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。高校档案信息资源有其自身的特点，它不仅有文书档案、基建档案、科技档案等常见的档案类型，还包括学生档案、教学档案等，需具体问题具体分析。共享平台的建设需要主管部门进行统一规划、统一建设、统一管理，才能实现各高校之间档案信息资源的兼容和共享。要明确高校档案信息资源可共享的原则和范围，如需要贯彻执行的政策性文件等可以完全共享，各校科研项目、学科建设情况等可选择性共享，学生个人的学籍、成绩等不能共享。

3 规范新的档案利用方式

新《档案法》第四章“档案的利用和公布”第二十七条，将允许档案开放的年限缩短至25年；第三十条，具体规定了馆藏档案和未移交进馆档案开放审核的负责单位，明确了档案开放利用的主体责任。《办法》应根据高校自身档案资源的特点，制定档案利用和公布的相关规范。

3.1 新增远程查档的相关条款

高校提供远程查档是在新《档案法》框架下的档案利用方式的创新，践行为用户提供便利的原则。应规范远程查档的管理方式、技术条件、安全标准等内容，远程查档系统不仅要能对用户的身份进行识别，还要能保障档案信息在传递过程中的保密和安全。高校档案利用率较高的是学生档案，用传统的邮寄方式，效率和安全性都比较低，远程查档一定程度上可以解决这些问题。

3.2 制定高校档案信息资源馆际传递的条件和标准

高校档案室（馆）在编史修志、专题编研等日常工作中也需要向其他档案馆借阅档案。在共享平台建立的基础上，档案借阅可以通过馆际传递的方式实现，因此需要制定馆际传递的条款，规定传递的条件和标准，如可以通过平台传递的档案类型，借阅需要的证明手续，借阅内容的有效期限，借阅人的权限，实现传递的技术标准，等等。