在企业档案管理中引入积分制的思考

2018-01-24朱卉

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2018年0期

朱卉

浙江中大技术进出口集团有限公司

目前，积分制在营销、服务、质量等多个管理领域得到了较为普遍的应用，运用积分对管理行为进行全方位的量化评价，具有好理解、易操作的特点。随着国有企业改革的不断深入和现代企业制度的建立，企业档案工作在创建成为现代企业“重要窗口”的过程中，遇到了员工档案意识薄弱、档案管理不够规范、制度执行不够高效等诸多问题。这就迫切需要我们创新档案工作模式，破解档案管理难题，不断提高档案管理水平。本文就“在企业档案管理中引入积分制，创新企业档案管理模式”谈几点思考。

1 制订积分规则

制订积分规则要坚持“服务中心工作、抓好关键少数”的原则，基于企业档案管理各项规章制度建立责任体系和评分机制，做到全覆盖、个性化、精确化。

1.1 明确积分对象

按照管理责任分工确定，一般可分为“归档人员”和“档案人员”两大类。

1.2 确定评分标准

以“量身定制”的方式设置，将企业档案管理各项规章制度，贯穿管理各个环节，并积极发挥各方作用。其中，按照不同积分对象设置“个性＋共性”的评分维度，例如“归档人员”可个性化设置“形成积累”“整理归档”等维度，“档案人员”可个性化设置“分类著录”“安全保管”“制度建设”“指导监督”“统计报表”等维度；针对协同工作可设置共性维度，如“鉴定销毁”“服务利用”“检查整改”“分享交流”等维度。

1.3 科学计分评分

计分方法采用加、扣分双向评分，要科学量化衡量评价，平衡好不同维度间的评分，并要体现“奖优罚劣”。其中，对在服务保障企业中心工作和重大项目中做出贡献的要加大加分；对违反法律法规、管理失责产生严重后果等触及底线、红线的要加重扣分并清零正向积分；对分享经验、分享优秀案例、解决问题的要给予鼓励加分。积分周期一般为一年，跨年度的工作可依据阶段性工作成效计入当年积分，并在结果年度进行积分清算。

2 加强积分管理

坚持“公平、公正、公开”的原则，指定专人具体负责积分的日常管理，做好宣贯、统计、对标和应用等工作，并确保落地见效。

2.1 做好宣贯工作

要明确职责分工，精心组织安排，加强沟通指导，可采用线下线上等多种方式开展，不断提高知晓度和参与度。

2.2 做好统计工作

在档案管理系统中增设积分统计功能模块，实现清单化管理，让使用者感受到便捷性和人性化。

2.3 做好对标工作

积极营造氛围，建立比学赶帮机制，并组织开展劳动竞赛、专项评比、案例通报等活动。

2.4 做好应用工作

要加强评估和通报工作，配套建立激励考核、责任追究等机制，与企业评优评先相挂钩，落实结果应用，确保落在实处。

3 强化监督检查

坚持问题导向和结果导向，强化对积分制落实执行情况的监督检查，围绕制度执行、责任落实、问题整治等内容，常态化有组织地开展交叉检查、会商交流，按照制订检查方案、汇总检查情况、撰写检查报告、通报检查结果的四步法实施，切实做到高标准、严要求，不断提升企业档案积分管理的科学化、规范化、精细化水平。一方面要以检查促整改，聚焦发现问题，立足解决问题，加大执行力度，推动整改到位，不断提高检查的针对性和有效性。另一方面要以交流促提高，在交叉检查的过程中，相互对标、查找不足，相互促进、共同进步，认识到自身的不足，学习和借鉴亮点经验，加强交流沟通，达到相互学习、共同提升的目的。

4 几点工作体会

企业档案管理积分制的有效推进，既要有科学的方法加以持续推动，也要以各级档案管理者优良的工作作风为保障。

4.1 增强主动担当意识

企业档案管理积分制不是档案管理部门能独立完成的，需要跨部门协作。档案管理者要进一步增强担当意识、协同意识，坚决反对本位主义，在跨部门沟通协调中不推诿、不扯皮，牵头抓总、认真履职，积极发挥作用。

4.2 深化变革创新认识

积极支持和参与到企业变革创新工作中去，强化系统思维，加强企业档案管理积分制的顶层设计，保持政策的连续性和稳定性，破除惯性思维的条条框框，做好迭代升级优化，突破重点难点，激发整体效应。

4.3 牢固树立务实作风

坚持“干”字为先、“实”字当头，在推进企业档案管理积分制工作中要遵循客观规律、解决突出问题、设置合理目标、科学评估结果，坚决杜绝为积分而积分的各种形式主义、官僚主义现象，强化执行能力，抓好工作落实，率先做实落地，避免坐而论道、层层传达指令。时刻保持谦虚谨慎、不骄不躁的作风，自觉遵守各项规定，在推进企业档案管理积分制工作中要做到秉公办事、敢抓敢管，把“弦”绷紧，坚守底线、不踩红线。