企业档案工作规划编制探讨

吴墀忠，王丽云

宁波市轨道交通集团有限公司

规划是发展的先导。通过编制企业档案工作规划，可以将档案工作纳入企业发展规划，和工作计划同步推进，为档案工作持续发展提供引领保障。本文探讨如何编制企业档案工作规划。

1 编制原则

1.1 协同

档案工作规划应纳入企业发展规划，与信息化规划等相关规划相协同。

1.2 适用

规划应与企业自身条件和发展阶段相适应，不应贪大求全，强求一步到位。库房和业务用房配置、信息化建设可分阶段推进。

1.3 自主

规划的编制应由企业档案人员主导，这既是学习的过程，又方便实施时调整。需要专家指导时，企业档案人员要积极介入。

2 编制准备

2.1 领导支持

积极争取领导对规划编制的重视和支持。一是在企业发展规划、信息化规划中考虑档案工作，提出指导性意见；二是组建档案工作团队时，配备能力强的负责人和骨干力量；三是企业自身力量不足时，帮助寻求外部支援。

2.2 编制依据

主要有：有关法律、法规、部门规章，政府规章、规范性文件，有关标准规范，国家、省、市有关文件，等等，如《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《企业数字档案馆（室）建设指南》《企业档案工作规范》《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》等。

2.3 基础调查

内部调查。一是调查企业自身情况，包括企业发展规划、组织架构及主要业务、信息化规划及实施情况等等。二是调查档案工作基本情况，包括组织机构、档案人员、硬件设施、室藏档案、信息化基础、档案门类设置和各门类档案的数量规模等。

外部调查。一是调查本行业、本地区的先进。二是调查新的档案管理技术、档案管理系统、档案设施设备等。应特别重视面向档案主管部门、行业专家的调查，基建项目档案多的企业，还应调查当地城建档案馆。

3 规划内容

企业档案工作规划内容一般包括：概述、发展环境、总体要求、主要任务和保障措施等。

3.1 概述

概述一般简要介绍编制规划的背景、目的、思路、方法与过程。

3.2 发展环境

即企业档案工作现状及面临的问题。应以具体、量化的事实从3方面说明问题：一是找标准。法规、规范关于档案工作的基本要求，包括管理体系、设施设备、信息化等方面。二是找标杆。参考同行业、同地区先进企业的基本情况和特色，以其为榜样。三是找差距。对照标准和标杆，指出主要差距，实事求是地分析企业档案工作的成绩、痛点、难点和卡点，指出档案工作是否成为企业管理的短板及可能的影响。

3.3 总体要求

提出档案工作规划的指导思想、基本原则和发展目标。发展目标可以从以下2个方面考虑：一是确定形象目标。一般采用档案主管部门认定的等级，目前全国范围有数字档案室和全国示范数字档案室，浙江省范围有省级合格、省级良好、省级优秀等，可以作为阶段性的形象目标，也可以自行确定其他适合本企业形象的目标。二是确定主要的进度目标。有考核的时间节点，可以分阶段实施。

3.4 主要任务和保障措施

在总体发展目标下，分别从管理体系、设施设备、信息化3个模块提出目标、计划、重点，以及资源保障需求。根据实际，各模块的编制深度可以有差别，有的可以深化到具体的实施方案，有的可以在实施过程中根据新规范和新技术条件补充完善。

3.4.1 管理体系

档案管理体系主要包含企业档案工作的组织制度，包括领导、机构、档案员、档案工作制度4个方面，分别提出内容、计划和需求。

档案管理体系规划应考虑3方面因素：一是档案机构自身定位和管辖范围。是否负责下属单位和外地分支机构档案的收管用，有没有涉密档案。二是档案机构与企业信息中心的关系。部分单位将档案工作与信息化建设管理职能统一归口到情报档案处，为解决当前电子文件归档与电子档案管理的难题提供了组织基础保障。三是加工整理模式。是自行加工还是委外加工，档案机构与业务部门的档案工作界面设置，这些因素直接关系到档案工作机构设置、人员配置、库房和业务用房配置，以及档案信息化规划。

人才是档案工作最重要的保障。当前，各单位面临着传统载体档案数字化和增量档案电子化的压力，对档案人员的要求更高，不仅要求档案人员具有档案管理知识技能，还要求其拥有较高的信息化管理水平。规划应专题研究档案人才队伍建设问题。

档案工作制度可参考《企业档案工作规范》，结合实际提出制度体系框架，一般包括工作规章、管理制度、业务规范3类制度，列出拟编制的主要制度清单。企业应通过制度明确2点：一是各制度和流程、各类合同协议均应编制档案相关条款，并经企业档案机构审查；二是确立企业文件处理的单一通道，避免多头管理。

3.4.2 设施设备

企业档案设施设备规划可以根据《机关档案管理规定》和有关规范，从业务用房、档案库房、档案装具、保管设备、办公设备等5个方面，分别提出目标、计划和需求。

档案设施设备投资大，库房结构和消防要求特殊，建成后不易调整，直接决定档案保管条件、日常维护运营成本，更关系到等级目标验收，设施设备的规划、设计和建设应深入调查，深度规划，形成与企业发展相适应的规划方案。应根据有关规范，考虑4个因素：一是业务用房的数量、面积和布局应合理；二是大小库房数量应合理配置，一般应多设置小库房，提高灵活性、安全性，节能环保；三是对结构、消防系统、安防系统、温湿度控制系统的设计和采购提出明确的要求，作为下阶段相应工作的依据；四是设施可以分批次安装，暂时不用的库房可先作其他用途，不安装设施，以免设施积尘老化。

3.4.3 信息化

企业应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。近年来，档案信息化相关的规范、标准、文件集中出台，企业档案信息化规划参考依据比较齐全，建议以国家档案局的《数字档案室建设评价办法》、国标《电子档案管理系统通用功能要求》为主要的编制依据。信息化规划一般包含基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设3个方面，分别提出目标、计划和需求。

信息化规划的编制和实施由档案机构和企业信息中心共同负责，应注意以下3个方面：一是档案管理系统应在企业档案管理制度建设比较完善后实施；二是请有关专家或档案管理系统开发单位提前介入，指导编制规划，以业务系统数据归档为重点，以系统自动集成主线深化业务流程数字化；三是电子文件电子档案管理相关信息系统的安全管理应以等级保护或分级保护为核心予以实施，并辐射到安全管理的各个方面。