信息化背景下国有企业档案协同治理中的问题和对策——以HZ市HF集团为例

林 真

杭州市房地产开发集团有限公司

1 公司档案管理现状

HF集团为HZ市国资系统下属二级控股单位，下设10个职能部室，下辖6家全资公司、7家控股公司，实行集团化管控与项目管控相结合的矩阵式管控模式。

从档案管理组织架构看，形成“集团办公室统一管理，各部室、项目公司落实协调”的垂直组织架构。集团办公室作为档案工作的主管部门，全面负责实体档案的整理、归档、保存、借阅服务等工作，并对各分公司的档案业务工作开展监督、指导及检查。各部室、项目公司专门落实内勤人员做好原始资料的传阅、收集、整理、移交等工作。目前，集团上下均未独立设置档案部门，相关业务工作被纳入行政管理部门的管理职责，这样便于将档案工作与信息化档案管理建设的职能归口到一处。截至2020年底，集团共有专职档案人员1名、兼职档案人员7名，共计8名。从职称结构来看，具备中级以上专业技术职称的有2名，占25%；本科及以上学历的有8名，占100%；从事档案工作5年以上的有2名，占25%。总体来看，学历、专业和职称构成不合理，专业化程度不够高。

目前，HF集团存档的材料种类繁多，包括文书档案、工程建设档案、会计档案、特种载体档案等4大类，涵盖反映集团生产、经营、文化、活动中形成的具有查考、利用价值的文案记录。日常收发的上级部门的通知、制度、意见、办法等文件，均通过OA办公系统统一平台进行接收、记录和发布，有效提高了行政管理效能和运作流转效率，减少重复工作的可能性。

2 档案协同治理存在的问题

2.1 协同治理的合作意识较为薄弱

HF集团档案管理工作以“围绕中心服务生产”的原则开展，不同职能部室、项目公司主要围绕当前的生产经营管理重点来保存、管理和使用档案。从当前的管理使用来看，以被动收发档案为主，各部室、各项目公司的档案信息资源协调性较差，缺乏整体合作意识和协同意识。从管理机制来看，当前集团实行“统一管理、分级管控”的档案管理机制，但从档案管理的实际层面来看，文书档案、工程建设档案、特种载体档案由集团办公室统一管理，会计档案由财务管理部自行管理。从档案资源的服务对象来看，主要以职能部室的利用为主，受部门责任、管理机制、资源信息安全等因素的制约，档案资源的协同治理意识较为薄弱，不同部室和项目之间的共同参与意识较弱。

2.2 档案工作信息化建设相对滞后

HF集团档案工作归口办公室，档案信息资源的管理、开发利用仍然处于基础的翻查阶段，档案业务工作执行还不能适应数字化条件下对档案工作的要求。随着档案工作信息化、智能化水平的大幅提升，HF集团的档案工作已经由原先简单的收集、管理、利用档案向收集有质量、保管有实效、利用有速度的方向转变。但是，当前档案借阅、移交仍处于线下纸质流转状态，未开展线上审核审批及资料的可视化归档。

2.3 档案管理工作人员专业化程度相对低

集团档案管理工作面临着人员配比不足的问题，专职人员仅有1人，且负责日常工程技术端文件收发，日常的档案业务处理仍以兼职为主，对于信息化水平和管理水平要求更高的档案协同治理则无暇顾及。

3 对策与建议

3.1 完善协同治理机制，实现档案信息资源共建共享的便捷化

从顶层建立有效的档案工作运行机制，不断完善规章制度和标准规范体系，加大对各部室、各项目公司档案工作的考核力度。建立档案信息资源共建与共享主体协同机制，能够有效地解决参与主体单一、共建意愿低的问题，为档案管理共建与共享提供丰富的资源支撑。一方面，在保障参与主体地位、作用和职能平等的基础上，确定档案共建与共享的组织者和协调者，对于集团来说，应建立由领导班子牵头组建的档案管理工作领导小组，共同制定共建共享的规章制度和管理办法，对档案信息资源共享平台进行维护、更新和优化，组织参与单位成员定期参加培训、讲座等，进而确保每个参与主体的价值，享受到共建与共享的利益。另一方面，完善档案共建与共享实效性评估工作，包括制度绩效、资金绩效和人员绩效，通过外部的促进作用推动组织内部的机制创新，同时促进整个主体系统机制可持续发展。

3.2 完善制度规范保障，实现档案信息资源录入管理的规范化

随着公司档案信息资源数量和种类的不断丰富，一些细分领域的数据标准化还不完善，不同部室、领域的档案，专业归档规范有待进一步细化。对此，首先应由档案管理工作领导小组牵头，对所有部室、项目档案信息资源标准进行调研和整合，制定总的标准执行框架，做好兜底设计，并对执行情况进行监督和管理。其次，完善应用层面的标准化，如对信息资源共享方面的信息收集、整理、交换等应用标准的统一化，使得各部室、项目在数据描述和著录上能够互相操作，大大提高信息处理效率。

3.3 突出信息开发利用，提升档案信息资源的使用效能

档案工作本身就是以“围绕中心、服务大局”为原则，HF集团的档案管理工作，应当围绕企业项目生产和经营管理重点来谋划。档案信息资源的管理不能局限于被动接收档案，必要时也应当主动出击。在集团推进经营管理信息化提升的建设中，不同项目部室要积极参与融入，尤其是在当前国有企业审计形势越来越严峻的形势下，应当从档案管理向文件管控转型，从被动服务向主动服务转型；随着档案信息化建设的加快，档案信息资源的服务模式也应从传统档案资源服务向信息化档案资源服务转型，通过运用大数据、知识管理、数据管理等理念和技术，打破传统的档案借阅服务、档案展览、档案编研等工作对时间和空间的限制，提高服务效率；通过采用音、影、图、文等多种形态呈现档案资源，提供主动推送、个性化定制等差异化的服务，拓宽档案用户范围，提升用户体验。

3.4 建立专业人才队伍，提升档案信息资源管理的专业化水平

HF集团档案工作基础薄弱，急需提升档案工作职能履行能力，补充配备与企业发展相适应的档案工作岗位和专职档案人员。