集团化企业档案体系建设实践思考

朱 靖

绿城房地产建设管理集团有限公司

近年来，随着企业的快速发展，很多单个企业变为集团化企业。与单个企业相比，集团化企业的档案材料种类繁多、内容丰富，涉及多个业务条线，且由于子（分）公司众多，呈现分散管理和业务水平不均衡的特点，档案管理任务更加繁重。因此，集团化企业的整体档案体系建设，其复杂度远大于单个企业的体系建设。只有在体系建设时遵循集中管控、分级管理相结合的管理模式，保证多级组织架构的统一管理，才符合集团化企业的档案管理需求。

1 集团化企业档案管理面临的问题

作为一家房地产企业，本集团拥有百余家子（分）公司，不仅数量众多、地域分布广阔，业务管理水平差异也较大，主要问题如下：

1.1 档案管理标准在落地过程中的管理偏差

因集团各子（分）公司较多、地域分布广泛、业务形态不一，受限于当地政策，部分子（分）公司无法直接使用集团制订的档案管理制度并予以落地实施，导致部分管理偏差，如档案类型、归档范围具有差异等。

1.2 档案管理员多为兼职，专业水平参差不齐

档案工作在企业里是个容易被忽略的工作，档案管理员大多为兼职，参加专业培训的机会不多，管理水平也参差不齐。随着新《档案法》的实施，档案管理人员若不与时俱进，加强对电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的重视，将直接影响企业应归档文件的内容、质量与有效利用。

1.3 多套业务系统未做打通，档案信息共享利用困难

目前，集团同时使用多套业务系统，如ERP系统、OA系统、计划系统、营销系统、招投标系统、SAP系统等。另外，各子（分）公司也会根据自身需求建设个性化的信息系统。这些系统的使用提升了工作效率，但相应地，多达几十套的系统数据分散在各个系统及员工电脑中，数据架构也不相同。在档案系统未与其他业务系统打通的情况下，大量的历史数据、成果文档既不能被有效检索、安全管控，也给档案信息共享利用造成了困难。

2 集中管控、分级管理模式下的集团化企业档案体系建设

以上这些问题严重影响了档案工作的开展，集团化企业的档案管理要以“特色化、专业化、信息化”为基本要求，佐以技术化手段，实现集中管控、分级管理。

2.1 建立健全档案管理制度

结合集团组织架构及各子（分）公司不同的业务形态，建立一套能够满足集团化运营模式的档案管理标准。统一领导、分级管理，明确集团及各子（分）公司的职责，结合实际情况分级确定分类方案、界定归档范围，并对档案的收集归档全过程进行规范化管理。在制度编制过程中，档案管理部门应主动与业务部门结合工作内容、上级要求、国家要求进行具体、详细的梳理，避免泛泛而谈，确保制度最终能够落地执行。

2.2 实现档案管理“三纳入”

一是将档案工作发展纳入企业年度经营计划，纳入领导议事日程，纳入各专业条线的各个管理环节。

二是纳入有关部门、人员的职责范围和KPI指标，明确分管领导，成立集团档案领导小组及分级档案工作小组，实行矩阵式管理，由集团档案管理部门牵头组织，各子（分）公司档案管理部门及职能部门负责人参与统筹，按档案管理体系建设的总体要求，分别组织开展集团、下属单位及各专业条线的档案管理工作。

三是将档案工作相关的经费纳入年度预算，确保“人、财、物”的到位，统筹规划各子（分）公司的档案库房、装具、硬件设施设备等。

2.3 加强档案队伍建设

一是档案管理部门通过参加各档案馆（局）举办的专业培训，提高业务水平。

二是加强与其他企业对标，学习先进的经验和管理方法，不断拓宽知识面，尽快掌握档案管理所需要的相关知识和档案信息化管理的技能。

三是设置奖惩机制，通过专项奖励的方法，提升档案人员黏性，加强档案人才队伍建设。

2.4 建立健全检查督查机制

档案管理工作不是一个部门所能完成的，往往涉及多个业务部门，这些部门都会产生文件材料；另外，相关的乙方单位（如设计单位、监理单位、施工单位等）也是档案形成的主体和主要责任者。而这些职能部门和乙方单位的人员并不熟悉企业的档案管理工作。

因此，应建立一套完整的检查和督查机制，做好过程管理，严格把控档案质量。集团档案领导小组及时跟踪各子（分）公司的档案收集整理进度，及早介入并对相关部门和子（分）公司进行业务指导；有计划、分阶段地对各职能部门收集的材料进行监督检查，从齐全完整和准确无误2个方面进行质量把关，确保归档的档案不仅能够反映业务开展的全过程，且能够真实反映各子（分）公司在经营建设过程中的实际情况，做到实物相符、电子数据准确可靠、签字手续完备。

2.5 积极搭建集成式的档案系统平台

推动企业档案管理从以纸质档案管理为主的模式向信息化管理转变，依托现代信息技术，搭建一套全集团统一的集成式档案系统平台。在实现制度规范、分类方案、流程等统一管控的情况下，各子（分）公司可在此基础上再进行个性化的定制，以满足不同业务形态下的档案管理需求。

同时结合档案业务，将档案系统平台与集团其他业务系统进行有效衔接，以档案信息资源的采集自动化、存储安全化、管理科学化、利用便捷化、服务人性化为目标，按照分阶段、分步骤的方式部署，解决业务系统众多、数据结构不同和档案信息共享利用困难等问题，在权限允许的情况下，最大限度满足各子（分）公司之间的档案数据共享，充分发掘利用价值。