从邮政机要件到EMS——高校学生档案寄送新模式

■　谢文杰

根据中国集团公司发布的通知《关于规范邮政机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知》（业务函[2015]117号）要求各省、自治区、直辖市邮政公司自2015年6月1日起，全国各大专院校、人社部门以及人才交流中心的“大学档案”不再通过邮政机要通信渠道传递，移交当地邮政公司办理。要求各邮政公司“引导有关单位将原来由邮政机要通信渠道传递‘大学生’档案转由‘EMS标准快递’等方式传递”，这就意味着我国60余年“机要寄送”大学生档案的历史画上了句号。新的高效学生档案寄送模式的转变在提高寄送转递效率的同时，也面临着诸多的现实挑战，需要各方认真研究解决，切实为高校学生做好服务。

一、寄送方式转变的优势分析

根据新的规定和要求，采用EMS寄送大学生档案主要步骤：（1）将大学生档案整理好后装入档案袋（封面要详细注明学校、学号、姓名、所在地、材料名称等）。（2）将档案用封条封装好并加盖骑缝章（学工办公章即可），粘贴封条需将档案袋封口处用封条封住并“包边”至档案袋正面。（3）将封装好的档案装入EMS专用套封内，EMS封口处已备好“双面胶”，将封口“封牢”“压平”。（4）将EMS“四联单”底胶撕下并粘贴至EMS专用封套背面封口“骑缝处”，将第③联“寄件人存”页撕下，与档案一同在邮寄时交至学工部，备查。新的寄送方式改变了传统机要寄送模式复杂、低效、易丢失等弊端。

1.寄送效率更高。机要寄送程序复杂，通常是通过派专人送取，先要先让档案管理单位办理登记手续，然后统一寄送至本省省会城市，由省级邮政机要班登记，再寄送到目的省份省会城市，待当地省级邮政机要班登记后再派专人送达至接收单位。一份机要件寄送需要十几天，每到高校毕业季，从档案寄出到收到花费一个月时间也经常发生。而EMS快递高校学生档案，没有机要件层层审批的繁琐手续，可在1-4天到达，遍布全国2000多个EMS寄送网点使偏远地区也能享受到快捷高效的服务。高校通过EMS寄送方式突破了机要寄送时间和“专人”的藩篱束缚，实现“随叫随到”、“随寄随走”。

2.后续查询便捷。大学生档案寄送后，档案接收单位收到但不退回执，使得档案回执功能难以有效发挥。传统机要件寄送大学生档案，若没有收到回执，高校大学生档案寄送部门就无法获得档案是否被签收，只能通过机要件上的机要号到机要局当面查询（机要查询有1年时效期）。大学生档案意识淡薄，常常没有及时记录机要号，即便记下机要号也不知道机要查询的时效期限，待发现档案有问题需要查询时过了时效，档案丢失时有发生。即便是及时查询，由于机要件不接受学生个人查询，需要以学校或院系为单位才可查询，耗时耗力。而EMS寄送大学生档案，由于一件一个快递单号，通过拨打“11183”客服电话或登陆官网，输入“快递单号”，EMS寄送的每一步一目了然，极大地提升了EMS寄送模式的优秀体验感。

3.符合时代需要。2017年，我国快递业务量完成了400.6亿件，是2007年的33.4倍，连续4年位居世界第一。EMS、顺丰、“三通一达”占到了快递业务量的绝大多数。与机要件寄送对个人开放不同的是，EMS快递模式开放性、透明性更强，面向几乎所有人、各个行业和领域，更容易为大家所接受，也是符合开放、包容时代发展的现实需要。

二、寄送方式转变面临的挑战

大学生档案寄送方式由机要向EMS转变，满足了学生档案寄送高效、透明的同时，EMS寄送大学生档案也面临着一些现实问题和挑战。

1.高校学生档案寄送工作有待改进。EMS寄送高校大学生档案实现了快捷、高效的同时，由于是2015年才陆续推开实施，习惯于传统机要件寄送的方式，现在需要逐渐向EMS寄送方式转变，在此过程中学生、学校档案部门都还需要不断的探索和积累经营。例如，填写大学生寄送材料时未按规定要求，书写内容随便，影响档案寄送，延长了学生档案寄送时间。此外，学生不能及时提交档案寄送信息，以及查询档案去向不及时，都是影响档案安全的重要因素。由于高校大学生档案数量庞大，尤其是每年6月下旬大学生档案寄送高峰期，学生们常常反应通过EMS寄送常常难以收集齐收件人的详细地址、联系电话等。

2.拒收、越权拆封学生档案依然存在。据某报记者调查了解到，由于《关于规范邮政机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知》新规并未与教育部和人社部达成共识，一些地方人才交流中心往往抵制、拒收EMS快递档案，还是要求高校采取专人专车专送的方式传递大学生毕业档案。此外，由于高校毕业生就业方向的变化，大学生档案的流向也越来越广，学校档案管理者也不能完全掌握接收单位是否具有接收、拆封、保管学生档案权限。如，许多大学生在毕业前就已经联系好就业单位，认为档案直接快递给工作单位，无需人才交流中心等机构中转，殊不知有的就业单位是无权保管其档案，接收档案后常常越权拆封学生档案后又无权密封。

3.缺乏统一签收规定。与机要件寄送对签收环节有着苛刻的要求相比，EMS寄送方式寄送大学生档案的要求并不严格，这就导致不同的接收单位在签收档案时各自处置，没有统一的标准。例如，非实名签收、收发章代签，更为甚者还有门卫代签，导致大学生档案快递过程中发生问题后无法追溯。签收统一性缺乏还表现在对回执的要求方面。EMS寄送大学档案常常出现回执不退现象，且大多数回执以公章而非署名，对学生档案安全埋下隐患。

三、高校学生档案寄送方式转变应对之策

大学生档案是其整个学生生涯的真实历史记录，高校学生档案寄送工作不仅影响到档案自身的安全性，也会对大学生今后的成长发展产生重要影响，关乎每一名同学的切身利益，需要高校、寄送部门和档案接收单位共同努力，确保大学生档案寄送工作的顺利开展。

1.进一步做好协调统筹工作。高校作为大学生档案的寄送方，应做好档案寄送前的各项统筹协调工作，为EMS方式寄送学生档案奠定扎实基础。首先是要高度重视大学生档案寄送工作，把大学生档案工作与教学、管理工作放在同等重要位置，做到同部署、同落实、同考核。其次是立足学校自身实际，结合邮政公司的相关规定，制定严格的毕业生档案转递制度，规范大学生档案快递工作。再次，学生档案工作部门要顺势而为，主动迎接EMS寄送大学生档案时代的到来。从事档案寄送工作人员要熟悉EMS快递的业务，并通过微博、微信、新闻客户端等平台向广大学生宣传EMS快递知识；此外，要及时全面的收集档案寄送地址和联系方式；统一做好档案密封、盖章、装袋等工作，并与EMS快递公司及人员保持良好地沟通，做好档案寄送前后的跟踪工作。学生要高度重视自身档案，要及时关注其档案的寄送进度和签收状态，并做好记录，确保档案寄送后有据可查。

2.健全完善相关业务规章制度。作为EMS业务的主办方邮政公司应积极与教育、人社部门沟通协调，达成统一采用EMS寄送大学档案的模式共识，防止出现“拒收”现象的发生。要根据大学生档案的特殊性完善当前EMS快递的业务规章制度。一方面，划分EMS片区，防止因出现跨区竞争导致大学生档案寄送安全事件的发生；加大大学生档案寄送人员安排及培训工作。大学生档案EMS寄送多集中在6月下旬，邮政公司应在这一时间段加强人手，提高档案寄送的效率。此外，要提升业务人员的职业培训，以机要的安全标准严格要求，积极学习借鉴机要件寄送的成功经验。严格落实EMS取件、投递制度。借鉴寄送大学生录取通知书的诸多经验，采取专人取件配送，寄送时要严格署名制等规定。

3.认真落实档案签收等工作。档案接收单位要积极支持EMS这一新的大学生档案寄送模式。在每年毕业季要主动与邮政快递部门做好衔接和配合，确保各项档案签收制度得到贯彻和落实。一方面，要严格落实大学生档案签收责任制，确保有专人签收，并严格落实署名签收制；要保障之前提供的接收电话的畅通；另一方面，要认真做好签收回执退回工作，当接收单位签收学生档案后，要及时认真规范填写随附通知单，并加盖签收单位印章，注明档案签收人姓名及日期，及时退回给高校档案管理部门，便于后期查询需要。

[1]戴丽虹.高校学生档案转递工作存在的问题与对策研究[J]滁州学院学报，2016（6）:134-136.

[2]曹勤民.高校学生档案转递中存在的问题与对策[J]山西档案，2011（5）：33-34.

[3]王宁.高校学生档案转递中存在的问题与对策探索[J]产业与科技；论坛，2014（24）：230-231.