深化“最多跑一次”事项电子化归档工作推进档案馆数字转型

郑金月/浙江省档案局

2018年6月14日，全省“最多跑一次”事项电子化归档工作暨数字档案馆建设推进会在新昌召开。这次会议的主要任务是：认真贯彻落实省委、省政府深化“最多跑一次”改革总体部署和全省档案局（馆）长会议精神，深化推进全省“最多跑一次”事项电子化归档工作和数字档案馆（室）建设，推动档案工作全面服务我省改革发展大局和全面融入政府数字化转型。

一、聚焦服务改革重点，加快推进全省“最多跑一次”事项电子化归档工作的“拓面提升”

自去年以来，全省各级档案部门主动担当、积极作为，全力推进“最多跑一次”事项电子化归档工作，取得了阶段性成果。

（一）不断完善顶层设计，推动档案工作深度融入“最多跑一次”改革总体格局。省委、省政府重视发挥档案工作在助推“最多跑一次”改革中的基础性保障作用，把电子化归档工作纳入“最多跑一次”改革工作部署和督查考核内容。同时，省政府和省档案局陆续出台配套法规政策和标准规范，顶层设计不断完善。

（二）做好前期业务技术准备，全面开展政务服务网行政许可事项的预归档工作。截至今年5月底，全省已在统建平台在线预归档“最多跑一次”事项电子档案108万余件，其中省本级归档65万余件，各市、县（市、区）归档43万余件。杭州市、缙云县等地开展了自建权力运行系统电子文件归档试点。

（三）强化项目和技术支撑，加快推进电子文件归档和电子档案管理统一平台建设。省市县三级权力运行系统的行政许可在线归档模块实现全面部署。省本级电子文件归档和接收系统、电子档案长久保存基地、浙江档案服务网3个配套项目均已投入运行；全省电子档案数据交换平台项目正在部署试运行。全省范围内，杭州市等13个市县区已完成电子文件归档和接收系统的开发建设。“档案数据管理和开放共享工程建设”项目稳步推进。

我省“最多跑一次”事项电子化归档工作取得了较好成效，但也存在一些问题，比如：对这项工作的认识不够到位，对电子化归档工作的重要性、紧迫性认识还不够；电子化归档覆盖范围有限，整体进展不平衡；归档数量和质量还有待提高；等等。以上问题，有的是发展过程中的共性和客观现象，有的是个别现象或主观原因造成的问题，都影响了全省“最多跑一次”事项电子化归档工作的推进，需要我们高度重视，切实加以研究解决。

下一步我们要围绕深化“最多跑一次”改革和推动政府数字化转型目标，全面推进“最多跑一次”事项电子化归档的“拓面提升”工作，加快建成电子文件归档和电子档案管理统一平台，基本实现政务服务网各类电子文件应归尽归、安全保管、有效利用，为深化“最多跑一次”改革提供可靠的基础支撑。重点做好以下五个方面的工作：

（一）做好文件材料归档范围和档案保管期限表的制定、审核工作。一是把握这次制定和审核工作的范围。这次开展“最多跑一次”事项归档范围制定和审核的范围是各单位的全部权力事项。这主要基于：一方面，“最多跑一次”事项清单将逐步覆盖大部分面向企业和个人的权力事项；另一方面，《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》对九大类权力事项电子文件都有应归尽归的要求。二是确保制定和审核工作的规范性和可操作性。各地在开展编制和审核工作时，要确保编制内容科学性、规范性和可操作性，即归档范围要细化、载体形式要明确、材料归档范围要符合窗口实际办理情况，并由单位法制部门和窗口人员进行核查确认。

（二）做好电子文件归档和电子档案管理统一平台的开发、部署和配置工作。一是做好九大类权力事项预归档模块的更新和配置工作。在线归档模块的更新由电子政务管理部门负责，各地档案部门也要主动介入，加强沟通和协商，做好需求指导工作，并开设监管账号。在线归档模块配置的责任主体是各个行政机关，各级档案部门要做好指导和监管工作。在线归档模块参数配置时，要确保配置符合实际的办件情况。二是加快电子档案管理统一平台的开发建设。电子档案管理统一平台包括电子文件归档与接收系统、统一虚拟档案室和电子档案长久保存系统等。各地可根据自身情况选择全部新建、在原有系统上改建或部分系统新建。三是做好交换平台（模块）的部署和对接。交换平台采取省局统一开发、省市县分级部署和应用的模式。各市县区要抓紧做好交换平台的部署应用工作，根据实际确定本地部署方式，并实现与本级政务办事系统、归档接收系统的技术对接。为便于推广和维护，建议有条件的设区市统一申请云资源，部署本级及所属县（市、区）的交换平台。

（三）实现“最多跑一次”事项电子文件应归尽归。当前的重点是实现政务服务网统建平台的“最多跑一次”事项电子文件应归尽归。各地要注意：一是不要太过理想化。当前政务办事办理还处于从线下向线上转型的过渡期，纸质材料和电子文件材料并存的现象比较普遍，对于这种情况，档案部门在归档的时候要把握“单套制，双轨制”原则。对于办件量大、纸质和电子材料并存的网办事项，在办理阶段可采取纸质和电子材料分别单套归档的方式；确有数字化利用需求的，在数字档案室阶段再将纸质档案的数字化成果补充到电子档案中。对于办件量不大的网办事项，可将纸质材料扫描后与其他电子材料一起归档。归档方式应以不影响窗口业务的及时办理为原则。二是历史数据的处理问题。政务服务网已运行多年，在平台中积累了历年的办件信息和材料，这些历史数据量大、质量良莠不齐，很难按照最新的标准规范要求进行检测归档，但又必须要做好归档工作。对于历史数据，各地要以确保安全为原则，加快制定历史数据处理方案，抓紧将这些历史数据进行批量归档或者备份。

（四）做好“最多跑一次”事项电子档案移交进馆工作。各单位对属于进馆范围的电子档案，按规定在5年内通过本级电子档案管理统一平台，向国家综合档案馆移交，并办理移交进馆手续。经国家综合档案馆同意，各单位可在向本单位档案部门归档的同时，同步开展移交进馆工作。根据今年的进度安排，9月底前各市、县（市、区）要完成6家以上单位的行政许可事项电子档案移交进馆任务。

（五）加快推进专业档案数字化、数据化和数据归集共享。各级国家综合档案馆要以服务“最多跑一次”改革、打破“信息孤岛”为契机，加大投入，加快做好馆藏专业档案的数字化转换工作。同时，也要督促各级机关单位加快专业档案的数字化、数据化，将其作为数字档案室建设的重要内容。各级档案部门要加快做好档案数据的信息公开、开放鉴定等工作，明确电子档案共享利用范围和条件，将馆藏专业档案的数字化成果提供给档案形成部门及其政务办理窗口进行共享利用、补录比对和完善电子证照库。对于已接收进馆的“最多跑一次”事项电子档案，各地要及时通过浙江档案服务网、浙江政务服务网等渠道提供共享利用。

今年“最多跑一次”事项电子化归档工作时间紧、任务重，请各地紧扣时间节点，把握工作进度，按时保质保量地完成今年工作任务。这项工作今年将继续列入省委、省政府相关考核要求，我们也将会同省政府办公厅和省跑改办加强对各地的监督和指导，定期通报各地进展情况。

二、强化服务改革支撑，加快推进数字档案馆（室）建设

数字档案馆（室）建设是档案部门服务“最多跑一次”改革的重要技术支撑，也是推进档案工作自身数字转型的必由之路。“十三五”以来，全省90%以上市县区已建成数字档案馆或启动数字档案馆二期项目，全省一半以上档案馆的馆藏数字化率已超过80%。其中已有3家档案馆通过全国示范数字档案馆系统测试，16家档案馆通过国家级数字档案馆系统测试，总量全国最多。今年计划申报全国示范和国家级数字档案馆系统测试的有24家，申报省级数字档案馆系统评估的有6家。

我省数字档案馆建设在取得成绩的同时，也存在着一些问题：一是个别地方没有把数字档案馆（室）的建设纳入到政府信息化发展规划和要求；二是地区间发展不平衡，仍有部分地区还没有一家数字档案馆通过国家级测试；三是实际应用管理还需加强；四是数字档案资源开放度有待提高。

去年，数字档案馆（室）建设列入我省基本公共服务的评价指标。根据“十三五”规划提出的“到2020年全省各级各类国家档案馆全部建成数字档案馆，11个设区市的国家综合档案馆全部通过国家级数字档案馆系统测试”及数字档案室全覆盖的总体目标，我省下一步的数字档案馆（室）建设任务仍比较艰巨，还需要各级档案部门以数字档案馆系统测试、评估和数字档案室创建工作为抓手，对照标杆、加快步伐，重点做好以下工作。

（一）以电子化归档技术平台建设为契机，统筹推进数字档案馆（室）建设。各地要牢牢抓住全省推进“最多跑一次”事项电子化归档工作这个机遇，主动服务改革，将数字档案馆系统、统一虚拟档案室系统等纳入到电子档案管理统一平台项目进行统一开发建设，不断完善数字档案馆（室）建设的软硬件条件。

（二）以“争一流、全覆盖、全达标”目标为导向，做好数字档案馆系统测试和评估工作。一是11个市的数字档案馆系统测试工作要加快进度。今明两年非常关键，各市要倒排计划、落实责任，确保如期完成测试任务。二是不打算开展国家级测试的档案馆，也要求全部通过省级评估。去年省档案局已经出台数字档案馆评估办法，将通过国家级测试或省级评估作为是否已建成数字档案馆的衡量指标。

（三）以服务绩效为目标，加大数字档案资源的鉴定开放力度。各地、各单位在完成馆藏档案数字化率指标的同时，也要积极做好数字档案资源的开放鉴定工作，有条件的档案馆可以探索运用人工智能辅助鉴定等新技术。要依托浙江档案服务网和浙江政务服务网等服务平台，促进馆藏数字档案资源向部门和社会提供共享利用。