对事业单位会计档案规范管理的几点思考

文·左晶

会计档案作为档案的重要组成部分，是对一个单位经济活动的记录和反映，是极为重要的史料和证据。但在具体工作中，事业单位会计档案由于受各种因素的影响，存在多种不规范的现象，影响了档案事业管理的科学化、规范化水平。根据财政部、国家档案局2015年发布的会计档案管理办法，现就进一步完善和加强事业档案管理工作，谈谈个人的几点看法和认识。

一、提升认识，强化做好档案工作的责任感、使命感

认识的高度决定行动的力度。站位有多高，抓工作的力度就有多大。档案是过去活动的实录，是历史的现实，也是文明的重要载体。我们研究过往、挖掘历史精华、传承文明，档案是最重要的、最有说服力的载体。事业单位会计档案，是该单位经济活动情况的具体表现形式，也是我们澄清事实、保证经济活动合规、合法的最主要证据。但在现实中，事业单位会计档案管理，既存在移交不及时的问题，也存在资料不齐全的问题；既存在装订不规范的问题，也存在保存不合格的问题；既有会计人员履职不到位的问题，也有单位档案管理人员缺失的问题；既有要求不到位的问题，也有制度不健全的问题，等等。只所以存在这些问题，根源在于思想认识不到位，没有把档案工作放在应有位置，认为档案是单位的辅业而不是主业，没有与其他工作同部署、同安排、同检查，造成了会计档案管理制度不规范或者制度缺失、责任主体不清、考核监督难以发挥指挥棒作用。因此，做好会计档案工作，首先需要各级领导干部，思想上高度重视，放在对单位负责、对历史负责的高度来认识和把握。工作上严抓严管，纳入日常议事日程；广大会计工作者和档案管理人员，要把做好会计档案工作作为必履之责，树立“做好是尽责、做不好是失职”的理念，增强做好会计档案工作的责任感、使命感、自觉性，为推动会计档案工作规范化发展奠定坚实的思想基础。

二、 完善体制，构建运转高效有序的工作机制

制度管长远、治根本。实现会计档案管理规范化，建立完善的体制机制是关键、是根本。当前，会计档案管理工作，既有法律法规，也有规章制度，只所以还出现这样、那样的一些问题，一个重要原因是：在目标与结果之间，缺少一个保障法规落实、目标实现的运行操作机制，即会计档案工作规范。推进会计档案规范化建设，就要依据档案法和会计档案管理办法有关规定，结合本单位实际，尽快制定出从资料收集、整理、保管、归档、移交等各个环节全覆盖的操作规范，细化各环节标准，明确各部门职责，为档案管理规范化提供基本遵循。具体而言，主要控制好以下五大环节：

（一）收集全面。这是档案工作的基本要求，也是规范化的基础。新的会计档案办法要求，会计档案收集不仅限于文字、图表、凭证、账簿、报告，以及与此能相互佐证的各种有价值文字资料，都要全面收集；

还要把利用新的形式、介质和手段形成的电子会计档案资料，也要全部收集，确保资料的全面。

（二）整理要规范。这是整理的核心。 会计人员应当按照档案分类标准，制定本单位会计档案整理的规范，为整理工作提供基本遵循。按照立卷整理的要求将有关联的原始单据及附件排列整齐、粘贴有序；会计凭证按时间先后顺序装订成册；为便于管理和查找利用，还要按顺序编制序号。

（三）保管、使用要安全。使用安全，要求在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。会计机构应派专人保管。按照归档的要求，编制会计档案保管清册。且出纳人员不得兼管会计档案的保管。保管安全，要依照档案管理的要求，做好防火、防盗、防灰、防虫、防光、防潮、防霉、放高温、防高湿等 “九防”工作。

（四）归档要及时。整理完毕后，会计人员要及时归档，填写相关要件，完成移交并归档。

（五）移交要严格。会计部门保存到规定时间后，必须按时将整理、保存完好的会计档案，移交到本单位档案管理机构，实行统一保管。移交档案时，要严格按程序移交。一是编制移交清册。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。二是要准确清点。交接双方当事人依照目录清点会计档案、办理交接手续。三是要签字确认。经双方在移交清册上签字或盖章后，标志着移交的完成。

三、加强培训，切实提高工作能力和水平

推动事业发展的决定性因素是关键在于一支高素质的干部队伍。会计档案专业性强、责任大、要求高，尤其是最新的档案管理办法，对会计档案的管理提出了新的更高的要求。做好新时期的档案工作，必须提高从业人员的能力和素养。

（一）要加强培训。要鼓励从业人员积极参加相关培训，学习新知识，掌握新技能，提高专业能力和素养。创新学习方法。通过邀请专家讲、部门谈、大家议等形式，把会计档案的理论讲清楚、把会计档案的要求讲清楚、把本单位的工作讲清楚、把规范的做法讲清楚。通过讲、学、议，使大家把握规律、看到问题、明确方向，达到提升能力的目的。这既是档案管理实现规范化之道，也是会计档案科学发展之路。

（二）要强化法规意识。档案法是档案工作的根本大法，档案人员必须强化法律意识，依法履职，为推进提升档案工作规范化提供法律和法制保障。