中学档案管理信息化建设探讨

文·常迪

要建设中国特色社会主义的教育现代化，档案事业是不可忽视的部分；要想真正保护好中学的历史变革和发展的真实面貌，留给后代一个真实可信的发展历史，也离不开细致的档案工作，离不开档案中对这些历史大事的原始记忆。档案工作不仅可以推动社会的精神文化进步，也有利于促进经济社会的进一步发展，在物质文明和精神文明建设中都具有不可替代的作用，因而中学对内部档案的管理工作具有非凡的重要性。但是档案数量的激增和落后的管理手段对档案本身的损害，则要求我们对其进行管理方式的变革，这就凸显了互联网时代下信息化档案管理的重要作用。

一、档案信息化管理的特征

（一）信息化工作方式取代传统方式

档案管理信息化是中学管理信息化的一个重要部分，是现代中学管理创新的主要途径。中学档案的信息化管理方式，讲究利用互联网资源和超前的眼光对中学档案管理制度、档案管理准则等进行变革。比如，在纵向上实施档案管理系统的全面联网和一体式对接，实现档案管理信息的互联和共享，便于上级主管部门做出统一的协调、调度、落实。在横向上学校内部利用档案管理信息化系统，统筹财务、教育、后勤等业务关联的信息，向上关乎中学总体发展规划，向下兼容中学教师的发展需求，以保证档案管理业务程序的精简和功能的增多，勇于利用先进的技术保证中学信息化管理体系的建设，实现现代技术强化中学教育建设的梦想。

（二）处理信息和资源的能力要比处理资本的能力更重要

传统模式下，中学档案管理工作是局部的、小范围的，但是在互联网大规模应用的信息化时代，其本身已经具备了一定的资本特性，正所谓拥有信息资源就拥有无限的资本，档案信息在一定程度上代表着学校的发展过程和未来方向。这就意味着档案管理工作并非每天要面对大额的文件资料，也可以是一行行的数据信息，通过运作数据来保持对中学档案管理情况的掌控。当然，利用信息化档案管理手段对中学未来的发展方向、战略规划进行经济层面的规划也是信息化阶段档案管理的核心功能之一。

（三）实时性和交互性更强

传统的中学档案管理信息，由于缺乏现代化信息管理系统，导致很多失真信息或者信息漏洞难以发现，其来源和时效性都难以保证，存在档案管理信息缺失和陈旧等问题，体现出中学档案管理工作缺乏效率。但是信息化档案管理概念的引入，使得档案管理信息的交互性和实时性都有所加强，基于互联网的档案管理信息资源的更新速率基本做到了实时更新，中学档案管理人员可以实时核对学校各部门的工作情况，获取其产生的档案。档案管理信息化的时效性和数据的交互性，为尽早发现管理漏洞、保证档案管理效率提供了便利。

二、提升中学档案管理信息化的策略

（一）提高领导层对档案信息化管理的重视程度

档案工作在不断完善发展中，会不断涌现出新的理念和制度，学校领导班子的态度决定了档案管理的水平。一个优秀的领导班子可以顺应中学发展思路进行远景规划，为学校档案工作谋划出良性健康的发展道路。档案信息化管理是一个得益于外部环境变动趋势而产生的创新管理方法。互联网时代催生了多元化、立体式的档案管理解决方案，也催生了社会对于中学档案管理水平要求的不断提高，而信息化管理的便捷、高效、轻量特点也为中学档案管理水平的抬升提供了可能性。学校领导层如果认识到了这个契机、利用好这个契机，就会推动中学档案管理工作更上一个台阶，反之就会落伍这个时代。

（二）配备专业的档案信息化管理人才

对于档案资料和档案信息的有效管理和安全保护，是档案工作的重中之重。在传统档案管理模式下，中学的档案资料都由相应的部门进行统一保管，以确保其安全管理和提供利用。档案信息化管理之后，所有的档案信息将集中于互联网终端，由档案管理人员对其进行终端操作。在复杂的互联网环境中，如何对档案信息进行有效管理和安全保护，就成了学校档案部门必须面对的一个新问题。而专业的档案信息化管理人才的配备，无疑是解决这个问题的必不可少的条件。有了懂档案且懂信息化的人才，才会监管维护好档案信息化管理系统中的档案数据，及时消除系统内的潜在威胁，确保档案信息化管理系统正常运行。

（三）加大档案信息化建设的资金投入力度

档案信息化管理系统的建立，需要有一定的资金支持。学校应当放长眼光，有针对性的增加对这一块的资金投入。购置档案信息化建设必备的硬件设备，开发适合学校实际的档案信息化管理软件，为档案信息化建设夯实基础。同时，要加强档案信息化管理安全体系的构建，投入资金开发防盗软件及加密软件，比如现在使用较多的非对称加密技术，通过高科技编码系统可以实现数据的实时保护，极大地提升了重要数据的安全性能的指数级别，最大限度的保证档案数据不被盗取或复制、篡改，以确保档案信息化系统的安全性。

总之，加强中学档案信息化管理水平，有助于提高中学档案管理的高效率和安全性，对于中学档案工作发展具有重要的意义。因此，学校必须对此加以重视，并增加人力、财力的投入，建设有助于学校发展的档案信息化管理系统，充分发挥档案工作的重要作用。

● 参考文献 ●

[1]黄红.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].课程教育研究，2017（12）:213-214.

[2]张群荣.论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径[J].新课程（下），2016（07）:211-212.

[3]陈传荣.论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径[J].商，2015（40）:83.

[4]谢湘平.对中学档案管理信息化建设的分析与研究[J].经济研究导刊，2011（13）:212-227.