浅议新形势下的城市环境卫生档案管理工作

文·郝青

改革开放以来，我国经济社会高速发展，城市建设步伐不断加快，建设水平不断提高，城市化进程快速推进，城市管理已经摆上各级党委政府的工作议程。环境卫生（以下简称环卫）部门是城市管理的重要部门，是城市的理发师、美容师。做好环卫工作，可以使城市更清洁、更漂亮，提高人们居住的舒适度。环卫档案是城市环卫部门在履行职能过程中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等各种载体形式的真实的历史记录，是国家档案不可或缺的组成部分。做好环卫档案工作，可以推进环卫工作的开展，提高环卫工作质量和水平。因此，收集好、管理好、利用好环卫档案，具有十分重要的意义。

一、强化档案意识是做好环卫档案工作的前提

由于档案作用的滞后性，环卫部门乃至整个系统的干部职工档案意识淡薄是较为普遍的现象。比如，有的环卫单位领导认为“档案工作可有可无，管不管都行”；有的认为“档案管理工作不是单位的中心工作，只要找个地方保管就行”；还有的认为“档案工作是办公室的事，或者说是档案员的事”等等，所有这些都是档案意识淡薄和对档案及档案工作的重要性认识不到位、重视不够的体现。

习近平总书记曾经指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续、各项事业得以发展，都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要”。由此，我们至少有两点领悟，一是环卫档案工作是一项非常重要的工作；二是环卫工作的开展，离不开环卫档案。因此，各级环卫部门的领导要充分认识环卫档案和环卫档案工作的重要性，将环卫档案工作纳入工作议事日程，加大宣传教育的经费投入和工作力度，制定详细宣传教育的规划和具体工作计划，采取形式多样的教育培训，努力使全员充分认识档案和档案工作的重要性，进一步提高和强化全员的档案意识，为档案工作开展打下良好的基础。

二、健全领导体制和工作机制是做好环卫档案工作的关键

目前，环卫系统的档案管理领导体制和工作机制不健全是司空见惯的事。有的环卫单位，只有分管领导、没有档案员；有的主要领导分管，也有分管处室，但都没有建立领导体制和工作机制，档案工作的开展难以正常顺利进行。

要做好环卫档案工作，必须建立健全档案管理机构和工作网络，形成合理顺畅的档案工作机制，与单位其它工作同部署、同检查、同考核、同奖惩。具体来说，就是要成立以单位主要领导任组长、分管领导任副组长、各部室负责人为成员的环卫档案工作领导小组，负责规划设计、安排布置单位的档案工作，及时研究解决档案工作中遇到的重大问题，加大经费投入，为档案工作的开展创造良好的条件。领导小组下设办公室，负责协调单位的日常档案工作。同时，建立以领导小组办公室副主任任组长、各部室的兼职档案员为成员的档案工作小组（网络），承担单位的各部室各环节的包括收集、整理、归档、移交、统计、鉴定、保管、查阅利用等方面的工作。只要建立了健全完善的档案工作领导体制和工作机制，定期召开会议安排布置、定期调度、查找不足、采取措施进行整改，单位的档案工作就一定能够做好。

三、提升档案员的业务素质是做好环卫档案工作的必要条件

环卫档案工作不仅是一项行政管理工作，而且是一项专业性很强的工作，需要具有一定档案业务知识和操作技能、事业心和责任感强的人员来做，并保持人员相对稳定，单位的档案工作才能做实做细到位。但目前的情况是，有的档案员责任心不强，缺乏长远计划和打算，安不下心来；有的档案员业务素质低，操作技能差，没有参加过档案行政管理部门组织的档案知识培训，没有岗位资格证等。

加强环卫档案管理，必须提高档案管理人员的业务素养和专业技能，才能适应工作的需要。同时，档案管理人员要有良好的敬业精神，开拓创新能力，不断掌握档案管理工作的新知识、新技术，具有档案管理现代化的专业素养。不断探索和完善档案资源管理共享模式，按照科学的管理方法，对环卫档案资源进行研究开发、合理利用，资源共享；要配强配齐档案管理人员，引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把事业心、责任心强的优秀干部选拔到档案管理岗位上来；要切实加强档案管理人员的专业培训，将档案人员的培养纳入专业人才培养计划，提高从业水平；要尊重他们的劳动，更加关注他们的成长及生活待遇，为他们营造宽松和谐的工作环境。

四、健全完善的规章制度是做好环卫档案工作的保障

没有规矩，不成方圆。规矩就是制度，是工作有序开展的重要保证。建立健全完善的针对性、可操作性、约束性强的制度，通过制度来规范约束档案工作的收集、整理、归档、保管和利用等环节的工作行为，就能保障单位的档案工作做好，档案的作用发挥好。但是，从目前的情况看，环卫部门的档案管理制度大都是学习借鉴或复制别单位的，与自身实际情况不符合，针对性和操作性不强，更谈不上什么约束力。不管制度怎么规定，工作该怎么做还是怎么做，制度与工作存在“两张皮”现象。形同虚设、得不到执行的制度不仅没有任何价值，而且危害性极大。

建立健全符合单位实际的、针对性、可操作性和约束性强的档案管理制度，就要加强有关档案法律法规的学习，熟悉掌握有关标准要求，下大功夫调查研究，努力全面掌握单位实际情况，通过自下而上、上下结合的方式进行，经过反复沟通协商，把档案资料的收集、整理、分类、归档、组卷、保管、利用等各个环节上的制度建立起来，力求使制度覆盖各个环节的方方面面，横到边、竖到底、不留死角，确保制度的系统性和完整性，使环卫档案工作开展有章可循。这也是做好环卫档案工作的保障。

四、实现档案便捷利用是做好环卫档案工作的目的

档案工作的根本目的在于利用，快速便捷利用档案是档案工作的不懈追求。要想实现快速便捷利用，必须实现档案的数字化或者说信息化。环卫档案信息化是环卫单位管理信息化的重要内容，是环卫档案管理的奋斗目标，是实施环卫设施高效利用的基础，是环卫档案工作持续发展的动力。因此，要专题研究档案信息化，制定具体措施，加大资金投入，购置数字化必需的设施设备和相应的管理软件，将数字化的档案与智能化办公系统相联接，实现全文检索，这样就能实现快速便捷的利用。

要实行环卫档案信息化与单位信息化同步规划、同步实施，尽快实现环卫档案数字化。具体操作流程是，一要加强领导，专题进行研究。明确分管领导，安排专人负责，成立专门工作队伍，制定计划和具体的工作安排。二要加大资金投入，加强基础设施建设。要保障档案数字化所需的各种设备设施所需经费，实现档案收集、归档、借阅、检索、查询、统计等工作的电子化、网络化管理。三要加强有关档案数字化法律法规知识的学习，使有关人员熟悉新知识，掌握新技能，掌握有关标准要求，适应档案数字化工作的需要。四要努力创造条件，引进计算机、信息技术、网络技术和数据库等各层次专业人才，进一步优化人员结构，建立起综合性多层次专业精英队伍，从而适应档案工作信息化需要。

在档案进行数字化并与办公系统挂接后，要不断探索开发和利用档案信息资源的新方法、新途径，加大档案资料的编研力度，为环卫工作服务，为有关部门提供科学数据和资料，努力提高环卫档案的社会效益和经济效益。如潍坊市环卫档案在 “全国文明城市”“全国卫生城市”一系列创建活动中都发挥了不可替代的作用。不断开发和利用环卫档案，主动提供利用，提高全方位的服务，这样将会逐渐赢得人们对档案工作的重视和支持，促进环卫档案工作发展。