国土资源档案管理数字化建设的思考

文·车德刚

国土资源具有比较宽泛的概念，从狭义角度讲只包括土地、江河湖海、矿藏、生物、气候等自然资源，广义角度来看还包括人口资源与社会经济资源。国土资源作为一个国家及其居民赖以生存的基础，对于社会发展具有不可或缺、至关重要的作用及价值。国土资源部门所掌握、管理的档案资料也将成为社会建设、国家发展的依据与前提。基于互联网信息技术与计算机技术的迅猛发展，档案管理数字化这一概念也应运步入人们的视野，档案管理信息化即采取现代化手段，全面应用现代信息技术，对现有的档案资源、信息数据等进行处置、管理，使之有利于完善社会建设，提高经济水平。可以说，档案信息数字化管理的建设将档案从实体形态传化为数据形态，在网络支撑的现代化背景下，成为在应用、贮存、共享、归类等操作方面更为便捷以及利用更为深入的重要资源。基于此，国土资源部门须顺应时代发展，积极建设数字化管理模式，以期实现档案资料管理的有效化。

一、建设国土资源档案管理数字化的必要性

（一）提高档案管理工作的效率

质量与效率是档案管理工作的核心与基础，如果不能保障这两者，那么档案管理工作将失去其所具有的意义与价值，形同虚设。然而要平衡两者之间的关系并非易事，传统的档案管理模式以纸质文件为主，依赖原始化的手工方式进行档案的储存、检索、应用等。这种管理模式效率低下，且出错率与效率往往呈现正相关，即效率越高，出错率也越高，效率越低，出错率也越低。随着档案数量的不断增多，对档案管理与信息贮存提出了更高的要求，在保障质量的同时提高效率势必将成为未来发展的重要方向。数字化管理的建设能够有效地采集大量的电子信息，并简化了归档、共享、检索、应用的程序，利用科学合理的配置提高了档案管理工作的效率。

（二）满足社会发展的多项需求

社会建设的不断完善与经济水平的持续发展为人们创造了更加优越的生活条件，也使得人们有了越来越高的标准与越来越多的需求，社会需要持续发展，基于此，各个领域都应转变旧有的管理模式，“从过去的点信息、片信息逐步向全面信息过渡”[1]，这其中，国土资源档案管理工作尤为重要，对信息资源的深入挖掘与最大程度应用将有利于城市的规划、建设，对土地资源实现合理配置，采取有效策略，因此，只有建设国土资源档案管理数字化，才能将庞大的信息资源进行统筹、分析，继而作为社会发展的需求支撑。

（三）顺应信息时代的大趋势

计算机信息技术与互联网技术的广泛应用宣告了信息时代的来临。如今，计算机已经渗透到了人们日常工作、生活的方方面面，给人们的生活途径、生产模式、思维方式都带来了不可逆转的变化，同时在各个领域范畴内起到了至关重要的推动与促进作用。如果国土资源部门没有及时建设数字化档案管理模式，势必与社会领域脱轨，无法实现自动化办公以及信息资源共享等事宜，不仅给工作进程造成了巨大的不便，也无法将信息资源充分全面的利用。

（四）保障档案管理工作的质量

档案是一种记录历史活动的原始记录，对于国土资源部门而言，信息档案的准确性、完整性将直接关系到社会建设发展的成果。各级国土资源部门每年都会产生很多档案资料，内容涉及到文档、科技、合同等各种十分重要且多样的信息，作为判断依据，对未来的土地资源工作起到借鉴的积极作用。因此，保障国土资源部门的档案管理工作质量至关重要，随着信息的不断增多，单纯依赖手工方式显然已力不从心，而建设数字化的档案管理能够有效地提高档案管理工作的效率继而为档案管理工作的质量做出保障。

二、档案管理数字化建设的相关内容

（一）建设规范化的标准体系

各级国土部门在档案管理数字化建设方面始终存在着体系上的差异，且始终在不断探索，以期确立切实可行的标准体系，为后续的数字化工程奠定坚实基础。对于国土资源部门而言，信息档案的数字化建设过程中，标准体系的确立恰如树之躯干，人之脊骨，是管理工作数字化、智能化、技术化的前提与基础。为此，首先建设规范化的标准体系，并以此为主要依据建设信息管理平台便成为了数字化建设的重要内容。

（二）建设数字化的网络系统

网络技术与计算机技术是档案管理数字化建设的必要媒介。借助于这种媒介才能实现信息资源的传输与共享。在建设信息网络系统之前，需要对网络系统的数字化建设层次进行简要了解。第一个层次的主要目的是为了推广与普及，即利用勘测所掌握了解的土地资源数据以及建设用地比重等相关信息，进行外网的推广应用，有利于档案管理工作的规范化与合理化。因此，国土资源管理部门应首先建立数据库，将掌握涉及的资源信息进行输入与归类。不仅如此，为实现推广与普及，还应建立档案管理网站，有利于地方性的办公服务以及公众监督。第二个层次即建设国土资源管理部门的内部局域网，利用局域网的便捷性与安全性更好地辅助管理工作的展开，实现各级国土管理部门的信息共享。第三个层次即档案管理工作数字化，数字化阶段即利用多媒体技术与计算机网络技术，“通过软件对档案进行管理归类，不仅有利于长期保存，还能够实施便捷的操作。”[2]

三、有效开展国土资源档案管理数字化建设工作的策略

（一）加大对国土资源档案管理数字化建设的投入力度

“档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数据库存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种形态的档案资源转化为数字化的档案信息，利用计算机进行管理，实现资源使用及共享的便利性。”[3]这就意味着，要想开展国土资源档案管理数字化建设工作，就必须利用多媒体、计算机等先进设备，为了保障档案管理工作的效率与质量，应加大对档案管理数字化建设的投资力度，确保购置良好设备与掌握先进技术的资金成本，为后续工作的有效开展奠定基础。

（二）建设具有专业能力与优良素质的精英团队

档案管理数字化建设的开展对于管理人员的能力与素质提出了更高的要求，如果不具备专业的档案管理能力以及先进的设备技术应用能力，将无法在今后的档案管理工作中胜任其职，因此，国土资源管理部门应积极加大对人才的引入力度，对管理人员进行严格的审核与筛选，确保其具备相应的管理能力与操作水平。不仅如此，管理人员还应具备良好的个人素质，继而保障数字化建设的规范性与合理性。在扩充人才力量的同时，国土资源管理部门还应为档案管理人员提供系统、专业的学习培训机会，使其可以在不断地学习过程中完善自我、提高能力。拥有一支素质精良的人才团队是开展档案管理数字化建设工作的必要条件，也将在未来的发展过程中起到不可或缺的作用。

（三）建设完善的档案管理制度与监管体系

档案管理数字化建设工作的开展需要有据可循，有章可依，为此，必须建设具有标准化、规范化的统一管理制度，才能更好地实现信息资源的共享以及数据库的稳定，“只有这样，各单位及各部门才不会各自为政，难以协调。”[4]另一方面，要想保障档案管理信息的有效性与规范性，就必须对其进行严格的监督，因此，建设完善的档案管理制度，明确管理人员的自身职责与相关要求，同时建设严格的监管体系，将责任落实到个人，保障档案管理数字化的质量。

国土资源管理部门是保障我国城市规划、社会建设发展的重要部门，有利于我国经济的持续提升以及现代化环境的构筑，为此，确保国土资源档案信息的准确性、全面性、共享实时性至关重要。信息时代的来临决定了国土资源档案信息数字化建设将成为必然，传统的手工管理方式已经无法与迅猛发展的社会所接轨，只有建设数字化管理平台，才能够有效地提高档案管理的效率，保障档案管理的质量，继而将档案信息的应用与挖掘深入化，为此，国土资源管理部门应采取相关策略，以保障数字化建设工作的良好开展，为国家未来的长远发展奠定坚实基础。

● 参考文献 ●

[1]张友华.国土资源档案管理数字化建设的思考[J].才智，2013（31）：260.

[2]吴化.当前我国档案信息网站建设状况分析与思考[J].档案学研究，2013（06）.

[3]党景丽.数字化档案管理的思考[J].甘肃科技，2011（11）.

[4]彭建.浅谈提高国土资源档案管理水平的对策[J].浙江国土资源，2012（04）.