关于提高档案管理水平的建议

文·刘书青

机关团体、企事业单位、社会组织（以下简称单位）的档案管理工作，直接关系到档案馆档案的构成和质量，可谓整个档案工作的重要环节。单位档案管理工作做好了，移交给档案馆的档案自然是高质量的。因而，单位的档案管理工作至关重要。本文试就单位档案管理工作做点探讨。

一、单位档案管理工作的不足之处

单位档案管理工作，主要表现于对档案的收集、整理、价值鉴定、保管、登记统计、提供利用等环节实施的科学规范化管理。规范的档案，可以充分发挥其凭证、参考、依据等作用，为单位发展发挥积极作用，否则就会拖单位整体工作的后腿。总的看，尽管单位档案管理总体水平在不断提升，但与《档案法》等法律法规的要求和实际工作需要还有差距，主要表现在以下方面：

（一）部分领导思想认识不够。有的领导认为，档案工作不是业务工作，也不是单位的重要工作，出不了什么成绩，档案工作做得再好，也代替不了政绩、利润、社会知名度等，尽管看得见、摸得着，但终究不是主业，与单位发展没有直接关系。还有的领导认为，档案管理是文秘部门的职责，有分工科室和具体文秘人员就搞定了，领导应该把主要精力放在单位业务发展上，没必要对档案工作过多操心。

（二）档案软硬件设施不健全。大多机关和事业单位一般都设有档案室，建立了档案管理制度，至少有专职1人至2人从事档案管理工作，需归档档案能够按期保质保量移交档案馆，基本符合档案管理法律法规的要求。但企业特别是一些中小企业或私营企业，对档案工作重视不够，档案管理制度、档案室及其配套设施做不到及时建立，没有专职的档案工作者，或者档案工作者不固定，档案管理工作没有章法。有的单位档案工作者流动大，责任不清，需要查找档案以供利用时往往找不到，对单位整体工作发展非常不利。

（三）档案工作者素质有待提高。社会在快速发展，档案工作也应与时俱进，要求档案工作者跟上时代步伐，掌握相关知识技能，促进档案工作上档升级。但目前部分单位的档案工作者不是档案专业毕业，又没有系统学习过档案工作专业知识，专业技能也不强，有的连基本的电脑操作技能也不熟练，致使档案管理工作水平低下，不能迅速适应形势发展对档案工作的要求。

（四）档案工作创新意识不强。国家档案局于2003年发布《电子公文归档管理暂行办法》后，北京、上海、山东等地档案部门相继发布了地方电子文件归档管理办法，推动档案信息化建设进入以做好电子文件归档管理工作为重点的新阶段。但部分单位创新意识不强，档案工作仍然停留在以纸质为主的阶段，档案信息化着力不大，陈旧的设施设备做不到及时更新换代，必要的设施设备做不到及时购置，应该设计应用的数据库系统迟迟未开发应用，影响了档案工作信息化进程，不利于提高档案工作管理水平和效率。

二、提高档案管理水平的建议

（一）建立健全档案管理制度。制度管根本、管长远。任何一项工作离开制度的规范和制约，就不会有好的发展。档案工作也是如此。对于面广、类多、量大的工作档案，要经过收集、整理、价值鉴定、保管、利用等复杂流程，没有一整套管理制度是行不通的。无论单位规模大小、档案数量多少，首先作为领导特别是主要领导要正确认识档案工作，把档案工作作为单位工作的一个重要方面、重要部分，把做好档案工作作为促进单位工作开展的重要因素，本着对单位负责、对社会负责、对历史负责的态度，按照《档案法》《档案法实施办法》《电子公文归档管理暂行办法》等规定，切实把单位档案管理制度建立起来，健全完善档案管理和奖惩措施， 真正把档案管好、用好，为单位更好更快发展发挥积极作用。

（二）强化软硬件设施建设。档案工作要搞好，软硬件设施少不了。单位要舍得投入，确保档案管理工作符合基本要求。在硬件设施建设方面，没有档案室的单位，首先要安排专门的档案室，落实专兼职档案工作者，配置相应的防盗门、档案柜、计算机、监控设备、局域网、电子文件存储设备等，控制好室内温湿度，强化安全保卫、虫蛀鼠咬等防护措施，建立档案室进出登记、记录制度，确保档案室规范安全运转。在软件建设方面，主要是按照档案信息化建设需要，开发应用符合国家和档案行业相关规范、标准要求的档案管理软件，使档案管理系统流畅有序，便捷高效。

（三）提高档案工作者综合素质。档案工作者素质与档案管理水平紧密相连，是单位档案质量高下的决定性因素。首先，单位在招聘档案工作人员时，应优先考虑高校毕业的档案专业专、本科生，使之可以一上手就开始比较专业、熟练地工作，并应保持固定，不可频繁换岗。由于档案形势发展较快，即使是档案专业人士，也要顺势而为，自我学习教育，以跟上形势的发展。单位应安排档案工作者参加各级举办的档案管理工作培训，并鼓励档案工作者晋升更高职称，激发档案工作者进取积极性。其次，由于档案工作涉及面广，情况复杂，要求档案工作者具备过硬的综合能力，善于处理档案收集过程中的问题，认真做好档案鉴别、归类等繁杂的技术性工作，熟练掌握计算机操作技术和档案管理软件应用，使应归档档案能够及时全部收齐、管好。再次，档案工作者须认真遵守《档案法》和单位档案管理制度、档案工作者责任制奖惩等各项规定，实际工作中严禁利用职务之便谋求私利，严格遵守保密纪律，以高度的政治责任感从事档案工作。

（四）加快档案信息化工作进程。当前，“互联网+”的发展模式为各级重视和社会认同，各级各行业都在研究借助互联网优势加快发展的措施办法，竞相进入信息化建设时期。我们所熟知的档案载体，继纸质、照片、磁盘等形式之后，快速出现了光盘、优盘乃至网络存储空间等新型存储技术，档案管理工作的新时代不约而至。当此形势下，档案管理信息化工作应加紧跟进，尽快建立档案管理信息化系统，运用先进的信息化技术对档案进行管理，推进档案管理的现代化和信息化进程。