对监理档案管理的一点思考

文·刘保瑞

近年来，随着我国建设事业的蓬勃发展，建设工程档案作为展示工程项目管理水平和体现规范、标准力度的载体，逐渐引起了建筑业主管部门及管理者的重视。它是工程建设各方主体在依法建设、现场管理、质量控制以及采用新技术等方面的原始记录，是建设工程施工质量的重要组成部分。建设工程档案中监理档案更是重中之重。监理档案是监理活动过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，主要包括监理项目投标、监理管理、工作记录、竣工验收等文件材料。在新形势下，信息化、电子化、大数据等广泛应用，让监理档案的管理工作产生了一些新变化。如何实现监理档案管理工作与新形势相结合，并且符合现代化发展要求，保证管理效率的稳定提升，成为目前监理档案管理工作的又一个重点。

一、新形势下监理档案管理工作的问题

（一）管理体系的缺乏

在监理档案管理工作执行过程中，由于缺乏完善的管理体系，无法符合现代化发展要求，不能充分发挥监理档案的作用。同时，由于没有完善的执行体系，导致管理工作人员在工作中操作不规范，对监理档案资源的使用上也存在一定的随意性。而且，各个单位、各个工程对监理档案工作不够重视，这种意识的缺乏导致监理档案工作效率低下，精力投入比重减弱。另外，受资源配置制约要素的影响，管理人员责任意识不强，惯性地沿用传统的管理模式，致使管理工作的执行无法符合现代社会发展的需要，减缓了监理档案工作创新性发展。

（二）管理措施的落后

使用先进技术实现实体管理工作，是现代化社会的主要发展趋势和要求。计算机技术、信息技术和大数据等现代化技术的使用和发展，将影响到社会及工作的有效执行性。在先进技术已普遍使用的形势下，监理档案管理仍然比较落后，使用的信息化管理手段也不够规范，没有为档案信息建立合适的档案网络管理平台，信息化发展水平还比较滞后。通常情况下，还在使用手工登记、纸质管理，不仅使管理档案得不到有效管理和控制，也达不到档案资源的有效利用和共享，从而影响了管理工作效率的有效提升。

（三）人员资质的参差不齐

在管理工作中，由于一些管理人员自身素质、管理能力和业务水平较差，对管理目标的了解掌握不够，整体知识结构不合理。在传统管理工作中，工作人员无法获得与投入相适应的管理效果，不仅使管理人员无法从中获得认同感，也无法促使工作效率的有效提升，使管理工作与现代化发展要求之间存在较大差异。

二、新形势下监理档案管理工作的对策

（一）健全管理工作制度

为了实现监理档案管理工作的规范化运行，需要为其建立完善的管理制度。管理工作执行期间，规范性目标的建立需要按照相关的工作制度有效执行，促进管理工作体系的完好发展。同时，需要加强职责权利的清晰性和权责性，以保证管理工作人员执行期间能够充分落实。

（二）加强管理技术手段

1.无纸化、虚拟化的管理趋势

保存监理档案的目的是有据可查、资源共享。如果把全市的、全省、全国的监理档案都并入互联网，从一定意义上说，可以无限扩大资源，在极短的时间里都可以查到你所需的档案，可以从根本上解决传统档案管理、使用的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等诸多优点。

2.缩微化、数字化的管理趋势

档案信息数字化是通过计算机、扫描仪等现代电子技术，将馆藏档案转化为电子文件。以计算机进行识别、存储和管理的电子文件，可利用计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广。

3.信息化、网络化的管理趋势

网络技术和计算机技术的普及应用，使地球逐渐地变小，信息空间逐渐变大。网络传输作为一种信息传播方式，它具有非常好的优越性。一是传播不走样，二是传播速度快，三是传播成本低，四是传播范围广。监理档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。

（三）提升管理人员水平

1.管理专业人才的培养模式应以通才为方向，加强一专多能的复合人才的培养，以提高档案管理人员做监理档案管理所需的各项技能以及良好的语言表达、阅读能力和相关的多学科知识。

2.加强高层次人才的培养。通过外派人员学习深造或有计划地引进高端人才，打造一批德才兼备，在学术研究、业务技能、专业教育等方面有较深造诣的优秀人才。

3.强化人才激励机制。杰出的人才来自于优秀的群体。人无完人，金无足赤，监理档案的管理部门应该当伯乐，积极为人才的成长创造良好的条件，让其脱颖而出。