电子档案存储载体的选择及保管方式

文·程贵宝

我国已进入了云数据时代，档案事业也逐步实现了从传统的纸质档案到电子档案的转化。电子档案在欧美发达国家已使用了很长时间，在我国，电子档案的使用仍然在初级阶段。电子档案比传统的纸质化档案存在很多优势，不论是存储量还是使用、检索方面，都优于纸质档案。作为电子档案的保管者，只有熟悉电子档案的性质，才能更好地将电子档案用于档案管理中，真正发挥出电子档案的优势。

一、电子档案管理的现状

（一）对电子档案的认识存在一定局限性

传统的档案管理模式，一般认为把档案贴上封条归入档案室保存就可以了。这种封闭的管理模式，严重阻碍了档案信息的公开和提供利用，给利用者接触档案带来了很大的困难，也让档案的效益发挥受到了制约。随着市场经济体制的进一步完善，人们的价值观念发生了变化，意识到档案除了社会价值之外，也拥有一定的经济效益，开始注重档案信息的开发和利用，电子档案便以其利用的便捷性、快速性和广泛性应运而生。但是，仍有一部分人偏激的认为，档案作为产生单位的私有财产，不能对外开放利用，这给电子档案的开放和共享带来了阻力。

（二）电子档案管理标准化进展缓慢制约了电子档案的整理与归档

目前出台的电子文件归档与电子档案管理办法，只是笼统地对电子档案收集、整理、规定、保管、利用进行了规范，而没有对具体行业电子档案的管理标准进行细化。这就导致一些单位仅站在本单位的立场上，对所形成的电子档案进行整理归档，而不考虑大档案环境中的电子档案兼容问题，使电子档案的整理、使用标准不一、难以共享，严重影响了电子档案的规范化和标准化。

（三）计算机技术尚未大规模应用于档案管理

通过调研我们发现，一些档案管理部门由于资金有限，至今没有配备计算机对档案进行管理；一些档案部门配备了计算机，但是在对一些电子档案进行传递后，仍然用纸质档案的模式对档案进行保存。由于电子档案在我国的使用处在推广阶段，一些档案管理人员依然习惯沿用以往纸质档案的管理办法，他们的计算机水平落后，不能熟练使用电子档案软件，而且没有受过电子档案管理培训。有些档案管理部门由于自身计算机知识的匮乏，在采购电子档案软件时存在一定的盲目性，即使有计算机，也不知道如何发挥计算机在档案管理中的作用。

（四）电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏

电子档案和纸质档案有所不同，纸质档案的内容具有原始性，笔迹和新旧的区别很容易由肉眼识别。电子档案具有可变性，因为没有个人笔记特征，没有新旧之分，电子档案容易被篡改、删除和复制。这些特性给电子档案保持真实性、原始性、完整性带来了难度[1]。

（五）电子档案的信息安全问题日益突出

随着信息全球化的发展，中国进入了网络时代。因特网日趋全球化、共享性、动态性、开放性，任何一个人都可以轻松自如的访问网络。电子档案通过电子政务系统口传到网络上时，容易被篡改、泄密、窃听、伪造。网络上的大量病毒也为电子档案带来了容易被入侵的危险，黑客时刻觊觎着电子档案。网络环境日趋恶劣，让电子档案的信息安全问题严重威胁到电子文档。

二、电子档案管理特点

（一）信息存储的高密度性

传统的纸质档案需要占据大量的存储空间，耗费大量的库房和装具对其进行保存。电子档案不需要很大的库房，通过电子信息技术，使用较小的存储介质，就可以实现对大量的电子档案进行存储，而且可以通过网络来进行传递，让档案的利用摆脱了时空局限。

（二）检索快捷，提高了档案利用率

以往的纸质档案检索耗费大量的人力和物力。随着电子技术的发展，对电子档案的检索只需在电子档案管理系统中敲下几个字，就可以实现对电子档案的检索。基于这些优势，档案的管理不再需要耗费大量的人力和物力，几个人就可以实现对大量电子档案的管理和检索，档案的利用率大大提高了。

（三）操作方便、简单

传统的纸质档案管理分类方式繁琐，文件一年需要归档一次，耗费了档案员大量的精力，电子档案不存在这个问题，一旦形成，立刻就可以归档。利用电子档案管理体系，可以对电子档案实现自动分类和管理，比以往的档案管理要方便的多。

三、档案管理载体选择及保管

（一）电子档案载体的选择

1.硬盘载体。硬盘由于存储量大，稳定性好的优势，在电子档案中使用广泛。但是硬盘载体也存在一定的劣势，因为硬盘的数据量大，在用硬盘作为电子档案载体时，数据本身的容量较大，再利用其它载体传递时就不是很方便。

2.软盘载体。软盘的存储空间较小，目前软盘只用做存储空间小的电子档案。随着电子技术的不断发展，软盘已经逐渐淡出电子档案舞台，预计在近年来将会彻底告别电子档案存储媒介。

3.优盘载体。优盘的便携性比硬盘好， 但是稳定性和硬盘相比有很大劣势，存储的安全性不高，一般只能作为电子档案的临时存储载体。

4.光盘载体。光盘载体的便携存储性能较好，但是读取光盘必须依靠其他介质，而且光盘载体的材质比较脆弱，一旦划伤，就会影响数据的读取。光盘不能反复读写，一般不会大量应用在电子档案载体中[2]。

（二）电子档案载体的保管

1.控制适宜的温湿度。由于电子档案载体的特殊性，温湿度可以对电子档案的耐久性造成较大的影响。《磁性载体档案管理与保护规范》对电子档案的温湿度提出了要求，温度必须保持在15 ℃～27 ℃，相对湿度必须保持在40% ～ 60%内，相对湿度变化不得超过5%。相对湿度为40%时，电子档案的最佳保管温度为18℃， 一般在24 小时内温度变化不得超过3 ℃。对于光盘的保管，光盘必须保管在14℃ ～ 24 ℃，相对湿度在45%～ 60%中。

2.防尘。灰尘会对电子档案造成化学损伤、物理损伤、生物损伤，因此，电子档案的防尘工作非常重要。要减少空气中含尘量，软盘读写口一定不能用手触碰，在电子档案被使用后，必须及时将电子档案放入盘盒中。

3.防止外来磁场干扰。外来磁场对磁性介质的影响是致命的，磁性图层的剩磁将在外来磁场的作用下发生消磁，信噪比会降低，严重者将会造成信号失落，会使电子文件的读出效果受到影响。在电子档案的保存和使用中，可以用软磁物质造成箱柜，在一些重要电子档案库区，设置消磁设备，防止外来磁场对磁性档案的损害。

4.防止机械震动。强烈震动和机械磨损都会对电子档案产生致命破坏，硬盘驱动器应放置于平处，硬盘驱动器在读写操作时，不能碰撞工作台，一旦磁头划伤了盘片，就会造成盘片的读写错误。

5.防止光线和有害气体的影响。紫外线会破坏电子档案。在紫外线的作用下，存储介质会发生氧化反应，光盘、磁带、磁盘会发生脆性增大，带基老化，而且紫外线的能量可以破坏磁性载体的稳定性，使记录的读写效果变差。因此，在电子档案的存储过程中，库房可以采用遮光窗帘来屏蔽外来光线。有害气体一般都有腐蚀性，在一定条件下，可以腐蚀电子档案，在库房中，要防止有害气体进入库房[3]。

综上所述，电子档案的出现优化了档案的使用和检索，使档案的管理工作大大简化了。我国的电子档案管理现状并不乐观，计算机技术和信息化技术并没有大量使用达到电子档案的管理中，电子档案的信息安全性仍然十分突出。在电子档案的保管工作中，必须根据电子档案的特点，选择合适的载体，而且电子档案保管人员必须考虑到电子档案的安全性，做好电子档案的保管工作。

● 参考文献 ●

[1]冯惠玲. 电子文件管理教程[M]. 北京: 中国人民大学出版社，2001.

[2]李一珊. 影响光盘长期保存的环境因素研究[D] .北京： 中国人民大学， 2013.

[3]胡晓彤. 环境因素对档案级光盘和普通光盘耐久性影响的比较研究[D] . 北京： 中国人民大学， 2015.