“互联网+”时代我国档案利用的特点

文 / 马仁杰 凃有兵

在“互联网+”这个概念正式提出之前，互联网早已慢慢渗透到我们的生活和工作中，互联网和传统销售业相结合形成了电商产业，互联网与传统电视媒体相结合成就了网络直播……。2015年3月5日，在十二届全国人大三次会议上，李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划，此说法一经提出便激起千层浪，学者们迅速展开了热烈的探讨。2015年7月4日，经李克强总理签批，国务院印发《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》（以下简称《指导意见》）。《指导意见》提出要坚持开放共享、融合创新、变革转型、引领跨越、安全有序的基本原则[1]。自此，“互联网+”引起了整个社会的高度重视。2017年10月，习近平总书记在中共十九大报告中八次提到互联网，“互联网+”在未来一定会更多地影响我们的生活与工作。

我们一定要明确“互联网+”不等于互联网，但二者密不可分。通俗地说，“互联网+”就是互联网+传统行业。这是一种新的经济模式，即充分发挥互联网的优势，优化生产要素配置，把互联网的创新成果与经济社会的各个领域深度融合，使得传统行业迸发出新的火花。在档案利用实践中，我国的档案利用工作也迈入了“互联网+”时代。本文结合这样一个大环境，从档案利用主体、档案利用客体、档案利用过程三个角度出发，分析档案利用的特点，期望与时俱进地帮助我国档案利用工作更进一步。

一、“互联网+”时代我国档案利用主体的特点

（一）范围扩大且人数增多

我国最初对档案利用的控制非常严格，在封建社会，寻常百姓很难接触到档案，档案仅仅为封建统治者服务，是君王进行政治统治的工具。这是至今我国民众对于档案仍感到些许神秘色彩的根源所在。档案利用主体范围的扩大不是一蹴而就的，是一个渐进的过程，即便在新中国成立以后，初期的档案利用也主要在行政领导、行政工作领域内开展，更多的是注重档案为政治服务，范围比较狭窄[2]。一直到改革开放之后，档案利用主体逐步社会化，档案再也不仅仅是为政治服务的统治工具，也不只是学术界利用的对象，还为工人、农民等社会群体所利用。于是，不仅档案利用主体范围扩大，档案利用主体的人数也有了明显增加。以北京市为例，2008年档案利用达到88413人次，其中市属为4156人次，区县属为76157人次；至2014年，年度档案利用已经达到130430人次，其中市属为11947人次，区县属为118483人次（数据来源于北京市档案信息网）。如今许多三线城市也设立了档案馆，大大增加了档案利用主体的人数。档案利用主体无论是在范围上还是在数量上，都有了显著的扩展。

（二）需求立体化且层次丰富

档案利用主体的需求无论是在空间上还是在时间上都有了延伸。在空间范围上，档案利用不仅仅局限于政治、历史方面，不再只是机关内进行查考、编史修志的工具，档案利用渗透到社会的各个领域，政治、经济、历史、文化、技术乃至公民的社会生活。在时间上，首先体现在历史档案的开放。改革开放以来，人民对于开放历史档案的呼声越来越高，我国对历史档案的开放十分重视。早在1980年，国家档案局就对旧政权档案的开放做了规定。1990年10月24日国务院发布的《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条规定：各级各类档案馆保管的档案，应当按照《档案法》的规定，分期分批地向社会开放[3]。《办法》对开放不同类型档案的起始时间、范围做了规定。其次，档案利用主体需求还体现为主体对现代档案甚至是近期档案的利用越来越多，人们不再局限于对历史档案的利用，还有对许多贴近人们现实生活的学籍档案、房产档案等的利用。人们利用档案的需求层次也越来越丰富，档案的一次信息已经无法完全满足档案利用主体的需求，人们渴望获得经过加工的档案素材，这一要求不仅会给人们的利用带来极大的便利，而且对档案部门的工作有了更高的要求。

（三）观念发生转变

从前人们对档案利用的印象是刻板、固定的，甚至认为它距离我们的生活是遥远、神秘的。但在“互联网+”时代，在这个档案可以分类向公众开放的年代，档案也逐渐走进我们的生活，建档查档不再遥不可及，大众获取档案信息的意识增强。同样地，距离已经不再是阻碍人们交流沟通的牵绊，人们想要利用档案也不再抱着一定要去档案馆查询的想法。当人们产生档案利用需求时，首先想到的可能就是网络。在网络环境下人们可以随时随地进行查档或获取相关信息（查档咨询热线、预约查档服务等）。人们在过去因对档案利用的陌生而产生的忐忑不安心情慢慢褪去，逐渐转化为对档案部门的一种依赖和期待，希望在利用过程中遇到困难就可以得到档案工作者的帮助，期望能够迅速、全面地查询到自己所需的信息。

二、“互联网+”时代我国档案利用客体的特点

（一）数字化且可共享

档案利用的客体即档案信息。在“互联网+”的时代，一些词语我们耳熟能详：大数据、数字化、电子化。“互联网+档案利用”的一个很重要的特点就是档案信息资源数字化，即在全面完成档案数字化的基础上，建立起完整的档案信息数据库[4]。档案信息数字化既方便了档案部门进行管理，也便于用户的利用和区域间档案信息资源的共享。如今许多档案馆的馆藏资源都进行了数字化处理，有些地方甚至还实现了区县档案馆资源和市档案馆资源的共享。各个地区的档案资源不再是孤立的个体，而逐渐成为可以供人们同时利用的整体，人们利用档案的区域限制开始被突破，这提高了档案利用的效率。

（二）数据量增大且载体形式发生变化

如果说档案信息资源数字化是档案利用客体数据量增加的基础，那么人们的需求变化就是数据量增加的加速器。随着人们的档案利用需求向各个领域延伸，档案的内容更加丰富，文书档案、科技档案、历史档案、贴近生活的学籍档案、房产档案等都成为人们利用的对象，档案利用领域的进一步扩大促进了档案数据量的增加。档案在形式和载体上都不拘泥于传统方式，档案信息不一定以文字的形式呈现在我们眼前，也可以通过举办档案展览等活动传播档案信息。纸张、音像也不再是档案信息仅有的承载者，“互联网+”时代产生了依托于互联网的电子文件、档案光盘、多媒体资源等。这些新的文件形式存储空间密集，传播速度快，使用便捷。

三、“互联网+”时代我国档案利用过程的特点

（一）以人为本

“以人为本”已经成为时代的风向标。中共十九大明确指出，必须坚持以人民为中心的发展思想，坚持人民的主体地位。“以人为本”的思想已经渗透到社会生活的各个角落，在档案利用领域亦是如此。档案服务逐步社会化，面向公众。档案部门以档案利用主体的需求为导向，不断完善自身，提供更优质的服务。他们不只是被动地提供档案利用的相关服务，而是打破了档案利用者与档案部门之间原来“你需我找”的完全被动状态，逐步发展成为被动服务与主动服务相结合，向人们宣传档案利用的相关规定和查档时间、手续等信息。档案部门的角色正逐渐从“管理者”向“服务者”转变。

（二）档案利用法制化

档案利用在人们的生活工作中变得越来越重要，档案利用的相关法规绝不能有留白。互联网虽然方便灵活，但绝不是法外之地。规范人们在“互联网+”时代档案利用的行为，不是仅靠人们的自我约束就可以做到的，必须以法律作为强有力的支撑，对于有不法入侵档案信息系统的行为进行严厉打击。完善的法制不仅对于约束人们的利用行为具有重要意义，而且有利于档案工作规范化，为档案的利用简化了手续，创造了条件，提升了人们的利用效率。改革开放以来，我国逐步出台了许多关于档案利用的法规，对于档案开放的时限、范围、档案利用的原则、档案部门的职责都做出了明确的规定。这对于档案利用文明的发展来说具有重要意义。 2007年1月17日国务院第165次常务会议通过的《中华人民共和国政府信息公开条例》第十六条规定：各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子信息屏等场所、设施，公开政府信息。行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息[5]。2015年1月23日，国务院已着手修订《中华人民共和国政府信息公开条例》。可见，当今社会公民的法律意识逐步增强，档案利用的法规逐步完善，除规范了档案利用主体、档案部门的行为之外，还保护了档案信息资源，保障了公民在档案利用方面的利益，促进了档案事业的发展。

（三）档案利用理论迅速发展

研究者获取信息的视线与途径扩展和延伸到世界各国的档案馆[6]。在外国已经形成了系统的理论体系，不仅对档案开放问题进行阐述，而且提出了档案限制利用理念并应用于社会实践，形成了一种档案开放与限制均衡化的理念。我国自古以来就强调档案的保密性，即便是现在也未能完全摆脱这种“重保密、轻开放”的桎梏。1980年代以来，我国档案利用理论进入较快发展时期，从内容到形式都获得了极大的充实和完善[7]。中共十一届三中全会召开后，档案利用理论也迎来了春天。此后，学者们对于档案利用中的历史档案开放、开发等在理论上多有建树，为二十一世纪档案利用理论的持续发展奠定了基础。2000年3月石庆玲发表的《档案工作 走进人民》一文，是新世纪我国有关档案利用理论的振聋发聩之作。其中最引人关注的内容是，档案要为公民个人服务，既要为其物质利益服务，又要为其精神需求服务。这在我国的档案利用理论研究发展史上具有重要意义。改革开放以来档案利用的社会实践持续进行，我国的学术界对于档案利用的讨论也不曾停歇，人们对于档案利用的认识不断加深，不仅紧随国家政策导向，而且关注国际学术动态，形成了具有中国特色的档案利用理论。

（四）档案利用方便高效

“互联网+”时代的档案利用不是只有在档案馆才能进行，事实上已经有部分地区的档案馆开始提供远程档案利用服务。这不仅帮助档案利用主体节约了时间，还替档案利用主体省去了一系列复杂的程序。南京市栖霞区的“e站通”远程查档终端已经覆盖栖霞全区域，住在偏远地方的居民不再需要耗时往区政府档案局跑，而是在当地社区就可以办理计生、婚姻等五大类档案查询，只需要社区工作人员读取档案利用者本人身份证，确认其身份后将查档申请传至区档案馆，只花几分钟，所需的档案就可以回传过来。这种查档方式真正实现了“让信息多跑路，让群众少跑腿”。

（五）档案利用途径多种多样

档案信息资源数据呈爆炸式的增长，仅仅依靠传统方式利用档案是远远不够的。现代信息技术不仅可以帮助档案部门对档案信息资源进行管理，最大程度地实现档案信息资源共享，而且能够帮助用户便捷地查询档案。以档案信息资源数字化为基础，以计算机和网络为工具，档案数据结构的规划和档案信息数据库的构建都在我国档案界的研究范围内。先进的技术帮助档案部门进行电子管理信息系统的建设，以求通过最有效的方式实现档案信息的管理。新技术也给档案利用带来了便捷，为除了到馆进行查档咨询外的其他方式提供了技术支持。随着信息技术的发展，档案网站逐渐完善。档案网站可以为我们提供数字档案馆查阅系统、书刊的电子版，可以为我们提供在线参观展览，甚至可以为我们提供更多的想要了解的信息或服务，如查档时间及手续、预约查档服务、档案百科、档案征集……。在“互联网+”时代，更多的网络平台被人们利用起来，微信公众号、微博、手机APP等都为档案利用提供了更多的方式。此外，档案馆与时俱进，借助多媒体的力量促进档案事业的发展。一些城建档案馆积极配合电视台拍摄城市纪录片，这对于档案馆和整个城市来说意义非凡。现今已不再是档案利用方式比较单一的时代了，公众通过各种媒体对各个档案部门的属性有了基本的了解，用户可以根据自身的情况选择最适合自己的利用方式，而不是因为条件限制被迫选择到馆查档。

（六）档案利用过程中提供个性化服务

档案利用主体可以通过网络预约查档，档案部门可以根据不同用户的不同需求，开展具有服务对象具体、服务内容专指等特点的个性化服务活动[8]。不难发现，一些档案网站里有公众互动这样一个板块，用户可以帮助档案部门填写调查问卷，这样档案部门可以更好地掌握用户的需求变化。用户也可以通过网站进行咨询、解答疑惑。档案网站可以更有针对性地回答用户的问题，相较原先档案部门单向地提供服务而言，这种方式更能贴近用户，了解用户的真实感受，增加了档案部门与用户之间的互动性。档案部门提供的服务也逐渐呈现出“需求感知”的趋势。在我们平时上网的过程中，电脑浏览器或者手机APP都可能保留我们浏览过信息的痕迹，并以此为依据推送我们可能感兴趣的内容。这是利用大数据技术对用户的需求进行合理的推测。同样地，大数据技术也可以应用于识别、提取档案利用主体所需档案的相关信息，促使提供的档案信息更加全面，提升用户的满意度。

（七）档案利用工作开展跨界合作

档案网站、档案信息管理系统以及相应档案利用软件的开发与维护可能并不能完全凭借档案部门自身的力量完成。在保证档案利用者利用效率的同时，我国也重视信息安全。我们不断完善革新防火墙技术、加密技术等来保证档案信息的安全，保障档案利用主体的隐私。这时候档案部门就像企业一样，把这部分的工作外包出去交给专业的信息技术人员，档案部门与新媒体工作者的跨领域合作实现双赢，在此过程中档案部门能够在技术方面得到充足且专业的保障。这种方式将新媒体技术与档案部门更好地融合在一起。“互联网+”时代的档案馆为了能够与时俱进地提供档案利用服务，不仅需要改进自身的硬件设施入，而且要做好软件设施的保障工作。

参考文献：

[1]国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见[EB/OL].http://www.gov.cn/zhengce/content/2015-07/04/content_10002.htm.

[2]梁娜.试析我国档案利用的发展过程、趋势及其特点[J].档案与建设,1996(3).

[3]白水.中国档案开放大事记[J].中国档案,2007(6).

[4]高元昕.论“互联网+”时代我国档案利用的特点[J].办公室业务,2016(17).

[5]中华人民共和国政府信息公开条例[EB/OL].http://www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/tiaoli.html.

[6]王艳艳.浅谈信息时代档案利用的特点[N].中国档案报,2001-06-14.

[7]关宏玉.略论外国档案利用特点——兼与中国档案利用比较[J].云南档案,2015(6).

[8]李丽彤.信息化环境下档案利用工作的特点和对策[J].兰台内外,2014(5).