人事档案整理装订的改革探讨

孙艺丹

摘要：人事档案在裝订过程中，由于装订人员的疏忽或受材料篇幅的限制，造成一定程度的案卷损坏。档案工作者比较头疼装订这一步骤。到底是否需要装订？或者如何对装订方法进行改革？笔者分析和研究了人事档案的整理和装订过程。

Abstract： Due to the negligence of bookbinding personnel or the limitation of material space during the process of bookbinding of personnel files， some damage can be made to the files. Archives workers have headache in the binding step. Whether it is necessary to bind or how to reform the binding method？ The author analyzes and studies the personnel files finishing and binding process.

关键词：人事档案；装订；改革

Key words： personnel files；binding；reform

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）03-0228-02

0 引言

干部人事档案整理包括：材料分类、内容排序、编写目录、裱糊等技术加工、装订成册五个步骤。档案的订装对档案材料的保管利用、复印扫描和鉴定销毁等工作流程都有一定程度的影响。根据《工作条例》和《整理细则》文件要求，干部人事档案订装成册，要以整齐美观，并且不易散落丢失为标准。

1 档案装订的形式

1.1 线订档案

①线订档案的优点。早期档案装订，多采用线订的方式。这种订装方法可以有效地避免档案材料受潮后造成金属钉的生锈腐蚀污染了档案材料，同时，线订档案能够更加牢固，有效地避免了档案在外借过程中散落丢失的现象。

②线订档案的缺点。线订档案一般采用棉线钉装，去除金属物后，用锥子等尖锐工具扎眼，然后用棉线装订，造成工作效率低下。棉线装订虽然美观牢固，但是缺点主要表现为：1）浪费人力物力。线订过程需要粗眼针、大量的棉线，扎边、缝纫等工作需要2、3人同时操作，造成人力物力的浪费；2）操作周期长。线订的工作方式，使档案整理的工作时间大大加长，浪费了大量的时间在装订的过程，操作时间往往需要2-3周的时间，拉长了一本档案的整理装订周期；3）检索利用率低。线订的干部人事档案，均为一人一卷的合订本，借阅某一份材料，需要整本借出，别人无法再利用检索信息；4）难以复印扫描。已经装订成册的档案，复印或扫描的效果非常不好，尤其是特别厚的合订本案卷需要拆开来，才能取出档案中需要的文件进行复印扫描操作，多次拆卷造成档案的损坏；5）合订案卷操作复杂。很多后期补充的档案材料，需要与之前的相关案卷合订，需要拆装后重新装订，工作流程非常复杂。

1.2 软钉装订

目前档案多采用标准档案盒附加软钉装订的方式。打孔机调节的装订孔是三个0.6厘米，使用金属的软钉穿扎并加以固定。

软钉装订的缺点。主要体现为：①档案内容的损坏。由学生、军人或工人等档案转化来的人事档案，经过了多次整理和装订，档案左侧被反复裱糊打孔。很多早期档案材料的纸张薄软，重复打孔必然造成档案纸张的损毁和破坏；②档案整理的工作量大。人事档案整理装订后较为固定，但是每年产生的例如年度考核表、工资表等材料，需要浪费很多时间插入到档案盒中。前期需要标注档案号，翻找档案，插入文件。一个人往往有多份文件需要插入，同一工作要重复进行多次，反复的操作拆卷和装订过程，对于人员较多的单位，插入档案材料的工作量非常大；③档案利用率低。干部人事档案的查阅使用率很高，当需要复印一份文件，或调取一份原件时，需要重复拆装装订的过程，造成工作效率低下；④档案的安全保密。针对查阅干部人事档案材料，因为档案装订成册，只能整册拿出来进行查阅，对于不便于公开的材料，不能加以控制。

目前，干部人事档案的整理大方向为简化整理，深化检索，我们在提倡档案中的材料可以单份文件进行装订，档案材料的保管期限也进行了划分，要求档案材料装盒管理。在很大程度上使人事档案的整理和装订过程更加便于操作和掌握，同时也大大地提高了工作的效率。即便干部人事档案采用单份文件装订的方法，整理形成的过程仍然需要遵循《整理细则》的要求进行。当时档案的装订方法可以更加多样化、更加灵活便利、更加科学安全。

2 档案的分类明细

第一类：履历材料

应归档材料：

①干部（职工）履历材料，主要登记干部的个人情况、学历和工作经历情况、配偶和家庭成员情况、奖励和处分情况等信息。干部本人需如实填写，不得随意涂改或伪造，并根据需要提供对应的佐证材料进行存档。首页要贴照片。

②干部（职工）简历表性质的登记表；

③更改姓名的材料。

材料的排列要根据形成时间的先后。

第二类：自传材料

应归档材料：

①本人历次所写的自传，通常要求为手写，若是打印，本人应该在最后一页签名；

②革命历史活动简历材料；

③自我评价材料或自传材料；

④与自传内容相关的材料。

材料的排列要根据形成时间的先后。

第三类：鉴定（含自我鉴定）考察、考核材料

应归档材料：

①人员登记表；

②干部表现情况材料；

③正式考察综合材料；endprint

④年度考核登記表；

⑤党团员鉴定表；

⑥鉴定性质的材料，通常要求为手写，若是打印，本人应该在最后一页签名；

⑦后备干部登记表；

⑧参加考试登记表。

材料的排列要根据形成时间的先后。

第四类：学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料

应归档材料：

①第一学历的相关入学、报告、登记表、成绩单等学历材料；

②后学历的相关入学、报告、登记表、成绩单等学历材料；

③党校培训结束后形成的相关材料；

④职称评审、评定后的相关材料，该系列聘任的相关职称材料；

⑤学历鉴定报告等其他与学历有关的材料。

材料的排列要根据形成时间的先后，编码方法为4-1-1、4-2-1……。

第五类：政审材料

应归档材料：

①入党或入职时形成的政治审查报告、亲友的函调材料、组织对本人形成的综合政审报告等相关材料；

②处分决定及相关的佐证、证明材料。

不同类材料按时间先后排列。

第六类：审批、定级、工资调整材料

应归档材料：

①单位组织部门出具的以及上级有关部门出具的《审批表》、《招工表》；

②单位组织部门出具的以及上级有关部门出具的《定级表》；

③单位组织部门出具的以及上级有关部门出具的工资待遇政策落实《调整表》。

不同类材料按时间先后排列。

第七类：加入党、团组织的材料

应归档材料：

①《中国共产党入党志愿书》，入党申请书和转正申请书；

②《中国共产主义青年团志愿书》、申请书；

③民主党派有关材料。

材料的排列要根据形成时间的先后。

第八类：奖励

即本人取得的各类荣誉或奖学金等奖励的相关材料。按照类别和时间的先后顺序。

第九类：处分

即本人受到的处分等相关材料。按处分机构的层次顺序排序。

第十类：其他参考资料

3 档案整理装订步骤

①档案盒为A4大小，每个档案附有一个“散材料”袋，可以放置未装订的材料或重复的材料。

②新入档的材料要求为A4大小，装订的时候要按照“左边对齐和下边对齐”的原则进行打孔装订。原有的16k大小的档案，不需要重新裱糊，直接入档。即新旧档案要求两边齐即可。

③档案材料审查排序的时候，要先用铅笔在每份材料的右上角编号，编号方式为*-*，如四类和九类材料需要编小号的为*-*-*。

④第一、二、三、七、十类材料按照档案形成的时间进行排序；第五、六、八类材料按照档案内容的主要与其次关系排序；第四、九类材料按照档案性质相对集中的原则进行排序，每一种再按照材料形成的时间排序。

参考文献：

[1]干部档案工作条例.

[2]干部档案整理工作细则.

[3]安莹莹.地方高校人事档案“以件代卷”可行性浅析[J].价值工程，2016（31）.endprint