5S管理法在项目施工合同文书管理中的应用

凌云

摘要： 施工项目合同文本是一种很重要的文件，经常需要查阅和调用，当数量庞大、分类不清晰的合同文本集中在一起时，想准确快速查找调阅却是很费时费力。5S管理在现场管理中已经得到普遍应用，其效率提升和时间节约也被广泛认同。经过半年时间的实践，将5S理论和5S管理方法应用在日常繁杂的合同文书管理中，合同管理效率得到了大幅提升。

Abstract： The text of the contract of construction project is a very important document， often need to check and call， when the text of the contract， a huge number of classification is not clear together， want to quickly and accurately find access to it is very time-consuming. 5S management has been widely used in field management， and its efficiency and time saving have also been widely recognized. After six months of practice， 5S theory and 5S management method are applied to the daily management of miscellaneous contracts and documents， and the efficiency of contract management has been greatly improved.

關键词： 工程项目；合同文本；5S理论；5S活动

Key words： engineering project；contract text；5S theory；5S activity

中图分类号：TU723.1 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）03-0003-02

工务段是铁路系统负责辖区内所有零星工程项目建设以及维护的部门，每年都要承担众多施工项目和维护项目。近几年我们工务段遇到了一个比较棘手的问题，就是几年来累计施工项目有3000多个，需要保存的施工合同文本接近4000份，正常都是按照合同签订的日期排序存档，每年都有厚厚的几本文件夹，塞满了几个文件柜，在查找和使用这些文件的过程中，经常遇到以下几个问题，甚至是几个问题同时出现和多次出现：①文件长时间找不到；②文件缺页、不完整；③文件遭遇虫蚀、鼠咬以及污渍等污损；④文件存放柜遇到雨淋，甚至是火灾等毁损；⑤文件柜及存放空间不够，存放混乱；⑥人员变动时不便于交接等。

为此，我们项目办公室动了不少脑筋，想了不少办法，按签订日期、按项目工程类型、按项目工程金额等很多分类方法进行分类，实践下来依然没有达到理想的效果，合同文本管理依然是一团糟。

偶然的一次公司组织施工项目单位进行5S管理的培训，5S在现场管理中的作用这么大，能把繁杂的现场管理得清清爽爽、井井有条，时间效率也得到了大幅提升。联想到我们的合同管理现场混乱不堪、效率很低，神奇的5S管理能不能用来对合同文书进行管理呢？实践出真知，我决定试一试。

5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业一种独特的管理办法。因为这5个词整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seikeetsu）和素养（Shit-suke）日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称为“5S”，开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动，称为“5S”活动。

1955年，日本的5S的宣传口号为“安全始于整理，终于整理整顿”。当时只推行了前两个S（整理、整顿），其目的仅为了确保作业空间和安全，后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清扫、清洁、素养，从而使应用空间及适用范围进一步拓展。到了1986年，日本的5S的著作逐渐问世，从而对整个现场管理模式起到了冲击的作用，并由此掀起了5S的热潮。而在丰田公司的倡导推行下，5S对于塑造企业的形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。随着世界经济的发展，5S已经成为工厂管理的一股新潮流。5S管理的理论已经被多个国家和多个领域广泛采纳和应用，并且在实施过程中还增加了另外譬如安全（Safety）、习惯化（Shiukanka）、服务（Service）、坚持（Shikoku）等等形成7S甚至10S，但都是由5S基础的管理理论拓展而成，原理基本不变。

现仅仅根据基础的5S理论来进行合同文本的管理应用实践，注意将5S管理理论一一对照应用到日常的合同文本管理中。

1S，整理：区分要与不要的物品，现场只保留必需的物品。对照几年来的合同，进行洗澡活动即仔细逐一梳理。首先，清理作废合同，确认已经作废的合同进行记录后进行销毁，按照规定流程完成签字手续；其次，挑拣出已经全部完成的项目合同，即完成项目施工、竣工结算及审计的项目，将这些项目按照合同签订日期排序进行装订存档，这些合同基本不会再被查阅了；第三，项目完成施工和决算的合同再归入一类；第四，项目正在施工进行中的归为一类。分类完成以后各自按照各时间顺序进行整理，已经有三分之二的合同已经全部完成了，这些合同登记目录以后直接移交档案室管理，办理移交手续。留下来都是没有完成的或者没有全部完成的，数量只有三分之一了。

2S，整顿：必需品依规定定位、定方法摆放整齐有序，明确标示。整顿的目的：不浪费时间寻找物品，提高工作效率和产品质量。按照整顿的要求，将整理完成后保留下来的尚未完成的合同进行重新标示，分为未开工、开工建设中、项目完成、结算阶段、等待审计等几类，再按照时间顺序归入文件夹，文件夹明显标示项目所处阶段，一个文件夹内编制目录和标签，按照项目完成阶段和日常取用方便，分别放置在文件柜的第一、二、三、四等层，文件柜各层明确标示合同所处阶段，合同与文件夹、文件夹与文件柜必须一对一管理，利用5S管理中的“颜色管理”工具，不同阶段的文件夹和文件柜采用不同的颜色进行区分，目视非常清楚。并且按照三易原则（易取、易放、易管理）和三定原则（定位、定量、定标准），保证拿取方便、准确无误。endprint

3S，清扫：清除现场内的脏污、清除作业区域的物料垃圾。清扫的目的：清除“脏污”，保持现场干净、明亮。3S应用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文书的整洁、无无损，保证合同不缺页、不破损、文本干净、字迹印章清晰，文件夹、文件柜干净无污染，并且文件夹和文件柜内不放置其它任何无关杂物物件。另外，避免文件柜及放置区域收到水浸、风蚀、虫蛀以及远离火源等。清扫应该遵循日清日结的原则，日事日毕，日清日高。

4S，清洁：将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化，维持其成果。清潔的目的：认真维护并坚持整理、整顿、清扫的效果，使其保持最佳状态。应用在合同管理中，就是经常性地，可以每月或每周对所有合同进行一次整理、整顿、清扫，将项目全部完成的再次归入档案室，将未完成的施工项目合同按照施工项目完成进度整理分类归入各自阶段文件夹和文件柜，并检查文件文本完整程度，发现缺损等立即予以补齐，检查文件夹、文件柜完好，保证文件存放保管地点符合要求。合同管理涉及几个部门的人员也可以设立5S小组，定期进行5S活动，对一个阶段的5S成果进行总结，分析查找不足，提出改进意见。

5S，素养：人人按章操作、依规行事，养成良好的习惯。素养的目的：提升“人的品质”，培养对任何工作都讲究认真的人。素养的意义：努力提高人员的修身，使人员养成严格遵守规章制度的习惯和作风，素养是“5S”活动的核心。按照5S的管理要求，培训合同文件管理只能部门及使用部门相关人员，公司相应形成制度并认真贯彻执行，动员公司领导参与到5S的管理活动总，利用看板、图片等对5S活动的前后情景进行对比，让全员都感受到推行5S管理后的变化和提升，逐渐培养自觉遵守5S制度的习惯，习惯养成之后，即便有关人员工作进行了调整，合同管理依然会按照5S的管理要求持续推进，避免出现因人员变动带来的工作质量变化。5S管理推行一段时间后，要按照PDCA要求形成循环往复，每一次循环都是一次头脑风暴，每一次循环都是一次管理提升。

经过半年来的5S管理应用，大大提高了合同管理的效率，合同管理有关人员都切身感受到了变化，从中节约了时间，合同管理的效率得到大幅提高。合同查阅和调用非常方便和快捷，文件柜和文件夹井然有序，合同文本管理的现场焕然一新，得到了公司领导和同事们的肯定。

参考文献：

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[2]周诚.试论5S管理在建筑施工现场管理中的运用策略[J].科技展望，2015（06）：21.

[3]陆文权.6S管理在建筑工程现场管理中的应用研究[J].江苏科技信息，2015（32）：64-65.endprint