城市排水管网档案管理问题分析与改进建议

马 奔/杭州市江干区城市管理综合监管中心

城市排水管网档案是城市基础设施建设部门在城市排水管网建设、管理、养护等过程中形成的真实记录，也是排水管网维修、改造、迁建等的重要依据，通常包括排水管网建设过程中形成的计划批文、建设许可证、建筑许可证、工程质量检查监督报告表、竣工图等建设资料，管理过程中形成的建管衔接、巡查、考核、接管审批、改建、扩建等管理资料，以及养护过程中形成的巡查、清疏、管道检测等养护资料。城市排水管网是城市重要的基础设施之一，在城市防洪排涝方面发挥着重要作用。由于排水管网绝大部分位于地面以下，具有隐蔽性，因此在排水管网建设、管理、养护时往往需要利用排水管网档案。遗憾的是，当前排水管网档案存在较多不尽如人意之处，对此必须加以思考并予解决。

1 存在的问题分析

其一，档案收集工作有待提升。囿于没有制定规章制度对档案收集工作进行规范与约束，档案收集不及时、不规范的现象较为突出，形成年代较早的档案保管不善、档案遗失或损毁的问题较为严重。带来的后果是，进行排水管网管理时，或找不到所需的档案资料，或不能及时调阅相关的档案资料，管理工作备受影响。

其二，档案亟需实现集中统一管理。排水管网包括雨水管网及其附属设施和污水管网及其附属设施，通常根据分布、类别不同，归属不同的主管部门。以杭州为例，分布在市政道路上的雨水管网及附属设施主管部门一般为市政部门，分布在其市政主要道路上的污水管网及附属设施的主管部门一般为排水公司，分布在其街道的雨污水管网及附属设施的主管部门一般为属地街道（乡镇）政府，相关档案也分散保存在不同的主管部门之中。造成的后果是，档案数字化后数据信息一般不以接入互联网提供查阅利用，而是保存在各部门自建的档案管理系统内，且只在本部门内开放，如涉及跨部门信息利用则需要办理复杂的手续，查找到的信息存在重复、不完整、不准确等问题，给后续利用带来很大麻烦。

2 改进工作的主要方法

一要实现档案的完整保存。当前排水管网档案缺失是制约档案数字化和档案利用的重要因素，因此必须重视档案收集工作，实现档案完整保存。第一，要摸清“家底”，各单位要梳理清楚馆（室）藏排水管网档案，做到心中有数；在此基础上加快存量档案数字化步伐，优先对形成年代较早的档案进行数字化，确保这部分档案不损毁、不丢失。第二，要制定档案资料收集规范并严格执行，只有这样才能及时收集新增档案并进行数字化。有条件的地区可以要求城市基础设施建设部门把在城市排水管网建设、管理、养护等过程中形成的电子信息及时采集录入数字化信息系统并及时归档，实现增量档案电子化。如，杭州市建立了全市统一的排水管网系统，市排水管网建设、管理、养护等部门将各自日常工作中形成的电子资料及时录入系统之中再移交归档，确保了档案完整收集。第三，要适时开展排水管网普查补绘工作，补齐缺失的排水管网档案。

二要实现档案的高效利用。城市排水管网各部门必须加强协作、消除信息壁垒，实现档案信息的互通共享，最终实现档案的高效利用。要制定相关的规章制度。各部门可以根据档案法、《城市地下管线工程档案管理办法》等法律法规，完善本地档案信息共享的规章制度，打破部门信息壁垒，建立档案信息共享规章制度。如，厦门市制定了《厦门市地下管线工程档案利用暂行规定》《厦门市综合地下管线信息管理系统数据入库和信息系统管理规定》，推动了当地排水管网档案共享；再如，杭州市江干区建立了全区雨污水管专业数据库，打破了全区相关部门间的信息壁垒，实现了雨污水管档案共享。还要建立排水管网档案统一利用端口。将有关单位数据库数据迁移至统一的数据库，建立统一的利用端口，或者将有关单位的端口链接到统一的利用端口。在此基础上及时开放利用端口，通过设置一定访问条件或者权限，既提供了利用，又保障了档案安全。