乡镇档案馆管理平台建设研究

何晓军/平湖市档案局

乡镇档案馆管理平台按照档案工作“统一领导、分级管理”的原则，通过分级设置用户和权限管理，着重突出县市档案部门的统筹领导和乡镇对下辖村社区的管理，强化乡镇档案信息化工作监督指导能力，实现数字档案的“村档镇管”。建设乡镇档案馆管理平台，首先可以实现村社区数字档案的集中存储与管理，避免村社区数据损坏、丢失等情况发生。通过平台，县市及乡镇可以随时了解掌握所属单位和下辖村社区数字档案管理情况，提升数字档案的安全监管能力。其次可以解决档案服务“最后一公里”问题。县市及乡镇档案馆可以通过平台开放各类馆藏档案资源给用户，用户之间也可以根据需求开放档案信息，各档案室之间也能够实现资源的共享互通。群众只需到所在村社区查阅所需档案即可，无需再到档案馆查阅，这大大方便了群众查档。再次可以实现各类档案信息的集中汇集，改变了原先三级部门之间数字档案分散存储的状况，进而为建设区域档案大数据平台打下基础。遗憾的是，目前乡镇档案馆管理平台建设或进展缓慢，或处于空白。作为乡镇档案馆重要配套设施，乡镇档案馆管理平台建设不可忽视。

1 存在的问题分析

一是村社区现用的管理软件无法适应档案工作需求。随着村社区档案数字化工作快速推进，村社区形成了大量数字档案，但目前很多村社区还在使用单机版档案管理软件，而单机版软件在技术上、功能上都无法满足乡镇档案馆开展业务的需求。二是数字档案安全隐患较大。目前多数村社区在纸质档案完成数字化后，将数字化档案交由各单位自行存储。囿于村社区数字档案管理能力不足，系统损坏、设备故障、数据丢失等情况时有发生，数字档案存在较大的安全隐患。三是馆室一体化建设尚未全覆盖。目前较多已建的馆室一体化平台连通了数字档案馆与镇街数字档案室，尚未延伸至村社区，造成村社区在档案工作上脱节，没有实现市、镇、村三级联动。四是数据无法实现共享利用。由于没有统一平台，档案数据无法实现集中统一管理，村社区与市镇两级数字档案馆室之间信息的共享与利用受限，群众查档还要到乡镇或县市档案馆，极不方便。五是乡镇档案信息化监督指导能力不足。乡镇档案信息化工作基础比较薄弱、监督指导能力不足，对所属单位及下辖村社区档案信息化工作的监督指导很难到位。

2 平台建设方式分析

2.1 设计原则

一是按照档案工作体制机制分级管理原则，实行“村档镇管”，强化乡镇档案馆对数字档案的管理和监督指导职能。乡镇档案馆管理平台体系应由三个层次组成：县（市、区）档案馆，它通过系统平台了解掌握区域范围内档案信息化工作开展情况，领导和统筹档案工作并提供必要的业务指导和安全监管；乡镇档案馆，它是平台核心，对上连接县市档案馆，对下连接村社区，实现自身及所属村社区数字档案在线管理，并监督指导村社区档案工作；村社区档案室终端，村社区通过平台实现档案工作数字化管理。二是建立区域档案大数据平台，实现国家综合数字档案馆、乡镇数字档案馆（室）、村社区数字档案室三级联动与数据共享。各用户单位都可以通过平台上传档案数据，实现集中存储，馆室藏已鉴定开放的数据也通过平台发布出去以提供利用。

2.2 网络构建

依托网络建立乡镇档案馆管理平台，实现面向各级政府、村社区的数字档案服务和档案信息资源共享。在确保档案信息安全的前提下，平台网络建设可以分为两种模式：政务网和VPN虚拟专网。政务网是政府事务性工作网络，是党政机关实现互联互通和资源共享的信息网络。我国各地大都已建有政务网络，并且实现县市、乡镇、村社区三级连通。政务网的管理维护一般由政府信息电子政务中心负责，档案工作运用政务网运行成本较低，且安全性有保障。政务网的完整建设客观上为档案网络的构建提供了网络资源和信息通道，在建设档案网络过程中，可以充分利用电子政务所提供的网络资源，实现档案网络的信息主干道建设，构建区域性的档案网络。乡镇档案馆管理平台建设应充分利用政务网资源构建档案网络体系，建立档案信息资源共享的网络通道。VPN综合运用隧道封装、认证、加密、访问控制等多种网络和安全技术，实现互联互通和资源共享的方法，其主要目标是建立一种灵活、低成本、可扩展、安全性高的网络互联手段。档案行业性要求档案共享平台网络应具备特殊的业务保密性和信息安全性，应用VPN技术使档案网络平台既共享互联网同一物理资源，又保证逻辑上与互联网其他资源相互隔离，在互联网上形成虚拟的档案专用网络，确保档案政务网平台数据不被其他人访问，实现了网络信息交换和资源共享的安全性、可靠性。在档案平台建设中，可以采用VPN虚拟专网技术构建通信通道、组件网络，充分利用现有的网络资源，确保了安全性与独立性，也不需要花费大量建设资金，同时能够节约网络维护成本。

2.3 系统架构

乡镇档案馆管理平台可以采用B/S系统架构。B/S结构是目前主流的系统结构方式，在各类计算机应用系统的开发中都得到了广泛应用。B/S结构具有简化客户端的功能，只需安装通用的浏览器软件，可以节省客户机的硬盘空间与内存，而且使安装过程更加简便、网络结构更加灵活。B/S结构简化了系统的开发和维护过程，无须为不同级别的用户设计开发不同的客户应用程序，只需把所有功能都集中在Web服务器上。B/S结构的特性特别适用于网上信息发布，而这种网上信息发布功能恰好是实现档案信息共享利用所亟需的，它能够使各单位顺利查阅到权限范围内的档案资料。B/S架构型的数字档案管理平台可以减少村社区终端工作量、提高单位工作效率，并节省人力和物力。

2.4 功能构建

镇街道档案馆管理平台具备几大主要功能：一是在线平台建设。具备全宗、机构、用户设置功能，区域范围内各乡镇、村社区通过用户名及密码统一登录系统平台；具备各类型数据库的构建功能，并且可调整、可扩展；具备档案目录、全文、照片、声像等不同类型的数字档案在线阅览功能。二是分级管理。具备用户分级设置和权限设置功能，各镇街道分别管理下属村社区；乡镇管理本级部门的数字档案资源，同时可以查看下属村社区数字档案资源；村社区管理本级部门的数字档案资源，通过平台可以向乡镇档案馆进行数字档案网上移交、报表报送等业务工作；档案部门通过平台可以掌握全县市范围内档案信息化开展、平台数据库建设、数字档案利用服务等状况。三是数字档案集中存储。具备数字档案在线收集功能，各级用户通过数据上传功能把本地数据上传到平台数据库，村社区数字档案由乡镇档案馆进行管理，县市档案部门通过平台进行统一管理。四是档案数据共享利用。具备数据鉴定开放功能，对达到开放条件的档案进行选择性发布开放，实现县市、乡镇、村社区之间的数据共享；具备档案在线阅览、借阅、全文检索等功能，各级用户都能查询、阅览、下载、利用本单位数据及县市档案馆、镇街道、村社区开放的各类档案信息。五是安全监管。通过对平台系统用户登录日志、操作日志进行管理，及时掌握各单位使用和操作情况，实现系统安全审计；通过数据备份，实现后台数据库自动和手动备份及还原。六是实现在线业务功能。平台具备在线业务指导、各类档案业务表格与数据报送、数据移交等功能，在一定程度上改变传统工作方式，减少县市档案局、乡镇档案馆人员上门服务与指导的工作量，提高工作效率。

3 若干思考

一要加强上下联动，实现共同参与。在建设乡镇档案馆管理平台的过程中，县市档案部门、乡镇、村社区要共同参与。县市档案部门负责平台的建设、管理维护，做好范围内乡镇、村社区的档案信息化工作业务指导；乡镇负责平台的推广，对上及时上报工作开展与平台使用情况，对下做好所属村社区的使用监管；村社区要做好数据的上传，并在线开展日常业务工作。

二要提供制度保障，开展规范管理。乡镇档案馆管理平台的建设工作要强化制度建设，以保证工作的规范性、科学性、有效性。要参照国家级数字档案馆的各项制度，制订乡镇档案馆数字档案管理平台规章制度，内容应涉及部门和人员职责、系统操作办法、数字档案利用服务、安全责任追究等。

三要加强人员培训。平台的稳定运行和各项业务的正常开展，要求乡镇档案馆必须具备熟练掌握档案业务知识和计算机、信息化技术的人才。县市档案部门要注重对乡镇、村社区档案人员进行业务培训，培训内容应包括档案数字化、系统平台使用、档案信息安全保障等。

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