基层人事档案内容失真现象分析及应对之策

文/赵文玉

人事档案内容失真问题，直接影响人事档案的规范管理和使用价值。档案管理部门必须与时俱进，本着对组织负责、对社会负责、对本人和他人负责的原则，科学谨慎地做好人事档案管理工作，防范和消除人事档案内容失真现象

基层干部职工人事档案是发现人才、使用人才、管理人才的主要依据，在人才预测、人力资源开发等方面具有重要作用。人事档案内容失真问题的出现，对人事档案的规范管理造成了隐患，直接影响了人事档案的规范化管理和使用价值。加强对人事档案的管理，防范和消除失真，对发掘人事档案的利用价值，提高管理水平非常重要。

一、基层人事档案内容失真现象分析

1.基层人事档案内容失真的表现形式

一是档案资料缺失。需要存档的人事信息种类有10余种，但有的基层单位在收集和归档阶段存在档案种类缺项；有的对临时聘用人员、离岗干部职工离职期间人事档案的收集缺位；还有的对一些早年工作经历复杂的老同志档案缺失的补救不及时，存在档案遗漏问题。

二是档案管理不规范。由于档案管理专项经费、单位领导认识水平、管理人员业务水平、历史原因等因素影响，基层单位产生的人事档案往往不规范。笔者发现，基层单位形成的纸质档案常常大小不一，填写用笔、墨水不符合要求。有的内容填写不全，盖章和签字环节存在缺项等等。还有的管理制度不健全，即使挂在墙上也形同虚设。这类单位往往没有专门的档案室和专职档案管理员，档案存放混乱，管理混乱。

三是档案信息失真。从笔者工作经验来看，基层干部档案失真主要表现在干部职工“三龄一历”（年龄、党龄、工龄、学历）及奖惩等方面。个别干部职工的年龄在档案里能找到多个版本，或出现逻辑错误。如按有的干部职工本人主张的年龄推算，其参加工作时间和生育小孩时间均应在未成年阶段，与事实不符；有的干部学历不实，本人主张的学历既无学籍档案，也查找不到印证资料；还有的干部，随意捏造名誉奖励，或者擅自将党纪政纪对本人的处分决定从档案中抽出销毁；更有甚者，为了达到一己之私，擅自涂改档案。

二、基层人事档案内容失真问题的应对策略

1.加强档案法律法规宣传教育

档案宣传是档案工作的重要组成部分，是提高公民档案意识，增强档案法制观念，推进依法治档，促进档案事业科学发展的重要手段。要大力宣传贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，赢得广大干部职工的理解和支持。通过档案宣传，使广大干部职工了解档案，认识档案。加大对档案执法典型案例查处的宣传力度，使广大干部职工能汲取教训、引以为戒，营造依法行政、依法形成档案和管理档案的良好法制氛围。

2.健全档案管理体系

干部人事档案与其他机关档案相比较，更具有真实性、完整性、动态性和机要性等。人事档案是基层单位档案保密的重点。不仅要依法建立和完善广泛意义的档案管理制度，还要根据本单位实际，建立健全人事档案形成、建档、查阅等制度。同时，还要建立主要领导责任制、档案人员岗位责任制等。对浏览过人事档案的领导或者查阅人员都实行审批制度和实名登记制度，使档案工作做到有法可依，有章可循。建立信息动态更新制度，及时收集本单位人员调整、职务晋升、奖惩等信息，并及时将有关资料送交档案管理部门存档备查。

3.培养高素质档案管理人员

要选拔政治素质过硬，党性和原则性强，文化水平高的干部承担干部人事档案管理工作。不断加强政治思想教育，积极组织参加上级举办的业务知识培训，培养和教育档案工作者对党忠诚，热爱档案事业，恪尽职守，并熟练掌握档案学及相关学科的专业知识，熟悉档案法律法规，做到依法依规管理档案。

4.严防失真信息进入档案

一是要把好档案信息形成源头关。档案主体和基层组织形成的第一手资料是直接影响档案信息真实度和规范度的关键。凡个人填写提交的资料，基础信息必须真实、准确。属于单位填写的，相关部门要认真负责地做出结论，确保信息客观公正。暂不能做出结论的要予以说明，直到材料完整、真实、准确无误后方能签字盖章；二是严把档案信息甄别审查关。对即将归入档案信息的资料，组织人事部门和档案管理部门要分别予以甄别审查。只有应当归档的信息，以及完整、真实、符合规定的信息才能允许进入档案体系；三是严把纸质档案转递关。对需要发生档案信息转递的，档案人员接到调档函后，要将其人事档案材料认真核对，并分类、编号、装订，填写档案回执单，密封后加盖公章，通过机要发至用人单位档案部门或由组织派专人送取。严禁个人办理人事档案事宜或自带人事档案。

5.及时补救和纠偏档案信息资料

干部职工人事档案种类，不外乎履历、自传、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、参加中共、共青团及民主党派的材料、奖励材料、处分材料，以及录用、任免、聘用、转业、工资、待遇等几类材料。对确实存在信息缺失等问题的，要严格按照《干部档案工作条例》及其《工作细则》规定，采取以档补档等方法，补救缺失的干部人事档案，保证干部人事档案的完整性、原始性、真实性。对档案检查中发现的弄虚作假现象应积极纠正。从笔者数十年的档案管理经验来看，干部职工“三龄一历”等最容易发生档案信息错误。对临近退休的老同志出现年龄不一致的，要依据中组部、人事部、公安部联合下发的《关于办理干部退（离）休等手续时认定出生日期问题的通知》精神，认定干部的出生日期。不能确定的，可会同该同志居住所在地派出所进行查证，查实的出生日期按有关权限批准后，可作为认定干部出生日期的依据。对无法通过正常程序查证的，可按照有关文件规定要求以干部档案或户口中最早材料记载的出生日期为依据；工龄的认定，应以本人档案中登记表或原始凭证（工资表等）为依据，或以参加工作时间相距最近的登记表为依据。对政策允许放宽更改的工龄，按组织部门批准的更改工龄审批执行；对学历的认定，必须以教育部承认的为准。“第二学历”要按照上级行政主管部门或学历颁发单位的规定执行。

6.加强监督检查和业务培训学习

应当开展经常性档案管理工作督查和指导，防患于未然。定期组织档案管理人员参加业务培训学习，特别是对承担档案管理工作的新同志，应采取老同志传、帮、带，以及专门的业务培训、观摩学习等方式，使其迅速进入角色，成为档案管理行家里手。