房地产项目文件材料归档追踪管理体系创建探索

文/许允萍

房地产项目时间跨度较大，业务涉及的对象较多，归档的范围和内容宽泛多样。要做好项目文件材料的收集和归档管理工作，应该建立项目文件材料归档追踪管理体系，抓好各个环节的过程控制，规范项目各参建单位的档案管理，全面提升项目文件材料归档工作质量

档案管理是企业生产经营管理的基础性工作之一，项目档案记录和反映了项目酝酿、审批、招投标、施工、竣工验收等建设环节的全过程。抓好项目档案的过程管理，建立文件材料归档追踪管理体系，确保项目归档文件材料的齐全完整和真实有效，是项目档案工作的重中之重。

一、理顺项目文件材料对应关系及管理流程

在具体实践过程中，把公司房地产建设项目文件材料按形成来源分为内部和外部文件。外部单位形成的文件材料，根据其和公司内部各部门的业务关系，对应由公司内部相关职能部门负责指导相关参建单位开展文件材料收集和归档工作，并对归档文件材料的真实性、齐全性进行审核把关。如：项目部负责对施工文件、竣工图及竣工验收文件，设计管理部负责对项目的设计文件，合同部负责对项目招投标文件及合同，成本部负责对项目投资估算、概算、预算、结算、决算文件，投资发展部负责对项目的可研、土地征迁、项目前期文件等进行指导、审核和把关。同时，档案部门优化并创建了项目文件材料管理流程，包括发文流程、收文流程和归档追踪流程。要求项目建设过程中的每个单位或部门须遵循文件由谁发起、由谁负责归档的原则。

二、项目文件材料归档管理追踪实施措施

1.优化管理机制，严格归档责任

一是在项目前期，成立由总经理专职负责、项目总经理具体负责的资料领导小组，公司各部门负责人、专兼职档案人员及各参建单位档案员组成档案管理网络。二是把档案的收集整理和归档纳入公司各部门和参建单位的工作职责和绩效考核。三是把文件资料的收集、整理和归档纳入各参建单位的合同管理，档案人员参与项目合同制定，在合同中对文件资料的归档时间、归档要求、归档格式等都有明确规定，对参建单位工程资料质保金按5%扣除，做到参建单位工程结算时必须有档案人员签字，方可办理相关手续，有效地保证了档案资料的完整。

2.完善管理制度，统一规范标准

公司组织档案人员细化建设方、监理方、参建方的各方职责和项目文件材料归档制度，编制了《项目文件归档范围及保管期限》《档号编制方案》《竣工验收文件归档整理细则》等管理制度，明确了各个阶段产生的文件材料的归档范围、归档时间、责任者、归档份数、归档格式等，细化了案卷题名、卷内题名的撰写、字体、字号、对齐格式等具体细节要求。

3.划分归档范围，明确归档原则

根据各部门工作职责和范围，全面细化各部门产生的文件材料，确保归档文件材料不遗漏。同时要求任何一方不能代替对方归档，文件材料的归档工作只能根据“谁发起，谁负责”的原则进行。

4.落实相关措施，强化一体化管理

从项目建设开始，制定项目档案的管理目标和项目档案移交计划。一是把文件资料的收集、整理和归档纳入各参建单位的合同管理，在招标文件和合同中，对文件资料的收集、归档要求都有明确规定，特别是监理单位不但要做好自身文件材料的归档，还必须对各参建单位项目文件材料质量和归档时间进行监督，并在监理合同中注明，做到档案不移交，工程不结算。二是把项目档案管理纳入了工程整体质量管理，做好项目文件材料收集归档跟踪、监督和指导培训，项目开工进行档案交底。强化公司及设计、施工、监理等参建单位档案人员的培训指导，明确标准和要求。每月对参建单位和内部各部门进行资料专项检查，并把检查结果纳入项目文件材料归档责任及参建单位的绩效考核，奖罚分明。三是严格落实“三参加”制度，专职档案员全程参加有关会议，参加设备开箱验收，参加项目竣工验收，收集项目原始档案资料。四是严把竣工验收关，严格签字付款程序。建立项目档案预验收机制及检查机制。由项目资料领导小组和档案专家组成验收小组，在竣工验收前实行资料预验收，及时解决问题，资料不合格，不得进行整个工程的竣工验收，有效地保证了项目建设档案的质量。