如何做好新时期企业档案工作

文/田 媛

档案是企业生产决策、运营管理的重要参考资料，档案对于企业发展和管理有着重要意义。在激烈的市场竞争中，如何做好档案管理工作,成为企业经营管理的重中之重。2015年，中共陕西省委印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，全方位对做好新时期档案工作提出了要求，本文结合陕西投资集团有限公司实际情况，从八个方面提出如何做好新时期企业档案工作。

一、领导重视

档案工作的开展离不开领导的关心、重视和支持，理顺档案工作管理体制，加强领导，强化管理，成为档案工作的首要任务。一是要明确档案工作分管领导，把档案工作列入集团年度工作计划、列入目标业绩考核，定期进行检查，及时解决问题。二是档案人员要学好业务干好工作，争取领导对档案工作的支持。俗话说打铁还须自身硬，档案人员要做到“四会”，会指导兼职档案员收集档案，会指导施工单位、部门整理档案，会按照制度管理档案，会迅速有效查找档案。还要做到“三满意”，让领导满意，让利用者满意，让上级管理部门满意。三是提高全员档案意识。通过竞赛答题、培训讲座、评选先进、举办展览等方式，营造人人都是档案员的良好工作氛围。多年来，陕投集团高度重视档案工作，分管领导从人、财、物方面给予全力支持。2009年集团本部率先通过了陕西档案目标管理AAA级认证，集团投产的建设项目均通过了国家级、省级项目档案竣工验收，2017年还被陕西省档案局授予“陕西省档案工作优秀单位”。

二、集中管理

国务院1956年4月明确要求“各级机关的档案材料应该由机关的档案业务机构集中管理，不得由承办部门或个人分散保存”，但陕投集团在多次检查中发现，部分企业没有做到档案的集中统一管理。如文书档案由办公室保管，会计档案由财务部保管，项目档案由工程部保管，声像档案、照片档案由宣传部保管。各部门管理各自档案，没有专人负责，造成文件丢失、损毁，不利于管理利用。2015年陕投集团印发了《关于进一步加强档案工作的意见》，强调集团所属企业档案必须集中管理，明确分管领导、档案室负责人和专职档案人员，并在各部门设置兼职档案人员，形成层层有人管的管理网络，确保档案齐全完整。

三、健全制度

陕投集团在每年开展的档案工作检查中发现，部分新建企业的档案制度与本单位实际工作联系不紧密，存在照搬照套现象，在实际运行过程中，因缺乏现实性和可操作性不能贯彻执行，使工作非常被动。集团规定所属企业应建立档案收集、整理、编目、保密、保管、利用、统计、鉴定销毁等档案管理制度。参照《企业档案工作规范》，制定或修订文件材料的归档范围和保管期限，报上级档案部门审核后实施，做到应归尽归、应收尽收。

四、收集齐全

陕投集团将档案的移交纳入了有关人员岗位职责、部门职责和年终考核范围，将工程档案与工程款支付挂钩，档案资料不齐全、不规范，档案人员不予签字，财务部门不能支付工程款，同时要求档案人员参加设备开箱验收、参加招投标会议，及时收集第一手资料，确保了工程档案的齐全完整。近年来，集团所属企业各门类（载体）档案的完整率、归档率达95%以上，已投产的建设项目均通过了国家、省级项目档案验收，凉水井煤矿还被国家档案局授予“全国建设项目档案示范工程”。

五、规范整理

陕投集团要求各门类（载体）文件材料要整理规范，符合国家、行业相关标准；案卷目录、卷内目录、归档文件目录、备考表编制规范；归档章填写规范、清晰；档案号编制科学，档案实体上架排列规范。集团定期开展档案工作检查，对所属企业档案整理，出现文件分类不准确、保管期限划分错误、文件题名填写模糊、卷内文件材料排列混乱、备考表填写不清晰、档号编制不规范等问题，下达《整改通知书》并进行“回头望”。通过多次检查整改，所属企业高度重视档案工作，做到了同计划、同实施、同验收。

六、安全保管

陕投集团高度重视档案的安全保管。一是加强库房建设，创造良好的保管条件。档案室做到了办公、阅览和库房三分开，配备了必要的设施配备,满足“八防”需要。二是定期开展安全检查，及时消除安全隐患。每天下班对库房进行全面检查，关窗锁门，切断电源，确保万无一失。三是制定切实可行的《档案安全应急处置预案》，发生灾害第一时间应给谁报告，档案由谁抢救，怎么抢救，明确责任，落实到人，确保了档案实体安全。

七、开发利用

档案管理人员要利用各种方式充分挖掘档案的价值，把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”。一是加强档案编研工作。陕投集团本部档案室利用档案编制了董事会决议、会议纪要、月度资讯、年度工作报告等各类文件汇编38册，方便机关员工使用。二是加强档案信息化建设。近年来，陕投集团高度重视信息化建设，投资建设了数字档案管理系统，扫描加工纸质文件60万张，挂接电文件21000条，录入条目60200条，年平均查档案500人次，提高了档案利用率和工作效率。目前集团有14家企业建立了数字档案管理系统，为集团档案信息资源建设提供了有力保障。三是积极主动提供利用。近年来，集团公司在主动提供档案信息服务、开发企业档案信息资源方面，取得了较好的经济效益和社会效益。2017年陕投集团开展了档案资源开发利用优秀案例征集活动，共有15家单位上报案例18份，经评议筛选了5篇优秀案例上报省档案局，4篇获省局通报表彰，1篇由省局推荐至国家档案局参评。

八、达标认证

档案工作目标管理是加强和促进档案工作领导体制，以及组织建设、制度建设、业务建设和队伍建设的重要途径，也是实现档案工作规范化、标准化的重要环节。陕投集团认真贯彻企业档案工作规范，以目标管理为手段，创新服务机制，整合档案资源，全面提高了集团档案管理整体水平。目前，集团系统通过国家二级认证的企业1家、通过省级AAA认证的7家、通过省级AA认证的2家。