档案管理现代化浅析

文/乔雪妮

档案管理现代化已成为档案事业发展的必然趋势，但在我国档案管理现代化建设中还存在着一些不良现象。为此，应提高档案管理人员的现代化意识，加强档案管理现代化的准备工作，统一档案管理现代化建设标准，实现档案管理工作的高效化和便捷化

随着社会信息产业的不断进步，我国计算机技术也得到了迅速飞跃，将信息技术应用在档案管理之中，能够提高档案管理的效率以及质量，减轻档案管理人员的工作负担，对我国档案管理事业具有深远的影响。但在现阶段档案管理的现代化建设当中，还存在着基层档案管理人员对现代化档案管理模式的构建认识不充分、档案管理现代化的准备工作不足以及档案管理现代化相关标准不统一等现象。

一、提高档案管理人员的现代化意识

为了加强档案管理人员的现代化意识，保障现代化的档案管理模式顺利建成，可以对档案管理人员进行定期的培训，具体的做法有：第一，加强档案管理人员对使用计算机等现代化的技术进行档案管理方法的学习，使他们能够掌握使用现代化硬件的技术，体验现代化模式的快捷性；第二，对档案管理人员进行档案管理现代化建设的内涵以及意义的普及，使他们从根本上认识档案管理现代化的便捷性；第三，安排一定的档案管理现代化的实践活动，使档案管理人员在实践中更加身临其境地体会到如何使用计算机进行档案管理，解决在实际档案管理现代化建设中可能遇到的问题，提高档案管理人员对现代化管理模式的熟悉度，帮助他们快速了解档案管理现代化构建的必要性，从而提高档案管理人员对档案管理现代化的意识。

二、加强档案管理现代化的准备工作

虽然现阶段一些档案管理的相关部门已经开始实行现代化的档案管理模式，但在实际档案管理现代化的工作中仍然存在准备工作不足的情况。为了改善这种情况，档案管理部门需对相关工作人员进行一定的培训，使档案管理人员掌握一定现代化档案管理的理论之后，应当加强对档案管理现代化构建的准备工作，具体来讲包括三方面：一是“硬件”和“软件”两方面的内容，“硬件”是指计算机、扫描仪、核录仪等硬件设备，为实现档案管理现代化提供外部环境；“软件”是指对现代化档案管理使用方面的书籍、培训以及现场带教等。二是档案内容的录入、标引等工作，尽管信息录入的工作是繁杂的，但保障了之后相关档案信息的深度加工。三是对录入的档案信息进行安全化管理，加强工作人员的信息安全意识，提高计算机的安全防范功能。可见，加强档案管理现代化的准备工作，能够为有效地实现使用现代化技术进行档案管理奠定基础。

三、加强档案管理现代化相关标准建设

在实际使用现代化方式进行档案管理的过程中，各个单位使用的管理标准是不统一的，几乎每个单位都有一套适合本单位的标准，方便本单位档案管理工作的进行，这也就造成全国档案管理现代化的标准千差万别，不利于全国进行统一的档案信息的管理，也不利于各部门之间进行档案信息共享。因此，在进行档案管理现代化建设当中采取统一的档案管理标准的制定就显得尤为重要。为了有效使用统一标准开展档案管理现代化建设，应当对档案管理部门进行统一的档案管理操作系统的安装，为进行统一管理奠定基础。档案管理的相关部门应当制定统一的档案编码，档案录入模式，档案的生成状态等等档案管理标准，有效促进档案的统一化管理。此外，统一的档案管理标准能够促进不同单位之间档案的信息共享，保障各单位掌握一手的档案资料。在进行档案管理现代化统一标准建立和信息共享的过程中，应当加强对信息的安全意识，使操作相对熟练的档案管理人员操作相关系统，避免在统一化的档案管理模式以及信息共享的过程中造成数据的丢失或危害档案信息安全的情况发生。

随着时代的变迁，社会对于档案管理的要求也是越来越高，传统的档案管理模式无法满足大数据时代的要求。因此，进行档案管理的现代化建设是大势所趋，只有这样才能真正的顺应时代的发展，实现档案管理工作的高效化、便捷化。