基于信息服务生态系统的社区档案管理研究

文 / 郭立

信息服务生态系统是将生态学引入到信息服务领域，通过二者融合实现信息服务生态系统的构建[1]。从系统构成来看，它主要是以资源、人、环境为基础，通过信息传递与交流实现不同环节之间的联系[2]。社区档案作为民生档案资源的重要组成部分，需要实现信息之间的流转、不同要素之间的相互作用以及服务模式的不断优化。换言之，社区档案与信息服务生态系统有着一定的相似性。信息服务生态系统的主要目的是在实现平衡的基础上最大程度地获得信息服务的优先权。社区档案管理从特点上来看具有一定的开放性，在信息档案服务中通过自组织不断实现服务模式的动态更新，而这一过程实质上就是社区档案服务模式的一种演进路径[3]。从本质上来说，社区档案管理就是在自组织方式的前提下通过不断的运行实现平衡。由于系统层次之间存在的内在矛盾以及层次之间兼容性问题，只有处理好社区档案各个层级之间的关系，才能使系统达到整体上的平衡。在构建信息服务生态系统的基础上对社区档案管理进行研究，将为社区档案服务提供一个全新的视角。

一、社区档案管理存在的主要问题

社区档案管理对于开展社区各项活动、提高社区文化服务及安全等，有着至关重要的作用。目前我国社区档案管理工作虽然取得了一定的成果，但整体水平还不高，在档案管理过程中还存在着一些问题。

（一）档案管理意识薄弱

现阶段，我国很多社区档案管理工作尚未制定科学的管理机制。一些社区领导对档案管理的重要性认识不足，未制定或出台改善档案管理的政策，导致档案管理过程中存在着人员不足、档案管理资金不到位、档案损坏严重等现象[4]。部分社区工作人员对社区档案管理缺乏正确的认识，认为社区档案的建档、管理严重增加了日常的工作负担，社区服务当中所产生的一些材料应交由上级管理部门处理，无需在本社区单独建立档案。另外，一些市、县等相关部门对社区档案管理工作干涉过多，上级部门为了便于开展工作，要求社区工作人员按照特定的标准建档[5]。显然，这严重干预了社区档案管理的自主性，影响了社区档案的建设与管理，给社区档案管理工作的开展带来了不少麻烦。

（二）档案业务保障基础薄弱

当前我国社区档案业务保障基础较为薄弱，主要表现在：（1）人员缺失，尤其是专业档案管理人员更是严重不足，部分档案管理人员甚至是身兼数职，导致精力不足[6]；（2）档案管理人员缺少专业化技能培训，部分工作人员甚至不了解档案管理的基本流程；（3）硬件设施严重不足，社区档案管理所需的经费大多数是从社区办公经费中支出，但每年的社区办公经费有限，因此用于档案管理的一些硬件设施如档案装具、专柜等，无法得到保障，档案保管室内环境无法得到改善[7]。

（三）档案管理不规范

科学的档案管理机制能够有效地提高档案管理工作效率，但目前我国尚未建立科学的社区档案管理工作制度。因为缺乏统一的管理机制，社区档案管理工作一直处于“谁形成谁管理”的状态[8]。部分社区在档案规建、借阅、保管等方面没有明确的标准，档案整理经常处于无序状态。显然，这种档案管理方式很容易造成文件资料的缺失与损坏，不利于社区档案管理工作的开展[9-10]。此外，社区档案管理普遍存在着数字化信息程度低的现象。一方面档案管理人员掌握的数字化技术程度低，无法熟练地使用计算机等设备，另一方面社区档案依旧采用传统的纸质保存方式，未建立数字档案资源库。

社区档案管理所凸显的问题反映出现阶段我国在基层档案管理方面存在的不足。考虑到社区档案与信息服务生态系统所存在的关联性，本文从信息服务生态的角度出发，构建社区档案信息服务生态系统，以期实现社区档案管理工作的改进。

二、社区档案信息服务生态系统构成要素

从构成要素上来看，社区档案信息服务生态系统主要包括服务资源、服务生态主体以及服务生态环境三个部分，社区档案信息服务的所有活动都是建立在这三个部分之上。

（一）社区档案服务资源

社区档案服务资源包括文献资料、数据以及文书等。从内涵上来看，这些服务资源具备一定的服务性，但是其基础性服务价值还需要深度挖掘，还要收集各种服务资源之间所存在的关联性，从而最大程度地实现社区档案服务资源的内在价值。通过这种方式将社区档案的凭证功能转变为信息服务功能，最终达到档案信息的智慧层次。

（二）社区档案服务生态主体

社区档案服务生态主体主要指社区档案信息行为所支配的人，这里强调的信息行为在内容上包括信息的获取、处理、存储以及使用等。从分类上来看，社区档案服务生态主体主要包括社区档案生产者、社区档案用户以及社区档案的管理者。其中社区档案的生产者是指生成社区档案的个人或组织；社区档案用户包括居民自身、需要使用社区档案的工作人员；社区档案的监管者主要指对档案进行监督与管理的街道办事处或政府相关部门等。

（三）社区档案服务生态环境

社区档案服务生态环境包括间接环境和直接环境两种形式。间接环境指的是一些外部环境即科技、社会政治、基础设施等，而直接环境包括与档案相关的法律、政策、文化等。其中，基础设施主要是确保社区档案正常运行、保管的一系列设备；社区档案的法律、政策等为社区档案服务功能的实施提供了基本的保障，使得社区档案在人员管理、分类、公开、修补等方面有着详细的规范。另外，受到社区档案自身性质的影响，社区档案服务生态环境还与外部自然环境的温度、湿度等有关。在属性上，这些均属于自然环境或社会环境的范畴，而这些因素对社区档案服务生态系统各要素价值的实现起到了间接的作用。

三、社区档案信息服务生态系统的构建路径

社区档案信息服务生态系统的构建，有利于完善当前我国社区档案管理的不足。

（一）拓宽社区档案资源生态位

资源是服务的立足之本，社区信息服务生态系统的构建必须建立在丰富的资源之上，因此社区服务型档案需要进行档案资源积累，不断拓宽社区服务资源生态位。

社区档案资源生态位需要根据社区档案资源的实际情况，通过收集具有特殊意义的档案来实现资源生态位的优化。具体来看，一方面要对社区服务、治安、文化等资料进行保存，另一方面还要利用社区档案重点为社区失业人员、下岗工人等提供再就业服务。随着中国社会老龄化的不断加剧，社区不仅需要为青壮年提供就业服务信息，而且要为老年群体提供有针对性的服务，如在社区增设老年活动中心等。针对这些情况，社区档案管理应根据社区的实际情况及时做好社区老年群体的档案收集，并做到准确定位。另外，社区文化对拓宽社区档案资源生态位有着重要的作用，但在实际的社区档案管理中其重要性往往被忽略。因此社区档案资源的获取应当以社区文化特色为着力点，如社区艺术档案、老照片档案等，并按照一定的时间段进行更新，在最大程度上开发社区特色档案资源，不断积累社区档案服务资源。

（二）构建主体协同的社区档案生态管理体系

在社区档案生态管理体系的构建中，需要通过服务主体间的协同来提高整体的服务效能，尤其是在服务主体与社区档案监管之间要建立协同机制。通过该机制科学地对社区档案工作进行划分，实现社区档案服务资源的生态化管理。

社区档案管理属于社区管理的一部分，是由街道办事处或政府相关部门管理。当前社区档案管理普遍存在着档案管理标准缺失、用人制度不清晰等现象。针对这种现象，需要在日常工作中加强社区档案监控体制的建设。社区工作经常会与政府部门或街道办事处等存在接触，因此社区档案的监管应当与地方政府档案部门进行协调，共同制定统一的档案管理标准。最后，在主体协同的社区档案生态管理体系中应该建立季度检查小组，对社区档案管理工作进行定期检查，切实做好对社区档案的监管工作。

（三）完善社区档案信息服务生态系统保障

第一，建立完善的社区档案管理机制。这要求根据本社区的实际情况制定社区档案管理的具体办法与工作评价机制，不断完善社区档案工作制度。在制定社区档案管理办法上要做到：（1）加强社区档案管理的基础环境建设，建立规范的社区档案管理室；（2）制定统一的管理标准，严格规范社区档案移交与管理的具体细则；（3）加强人员管理，充分做到档案管理人员权责统一，建立科学的奖惩机制；（4）建立档案鉴定小组，定期对社区档案进行检查与鉴定。

第二，加强社区档案人才队伍建设。社区档案的科学管理离不开专业的人才队伍。在社区档案人才队伍建设中，首先，应根据社区档案的实际情况配备足够的专业人员。其次，要加强对档案管理人才专业素质的培养，重点提高档案管理人员的办事态度、档案管理效率以及沟通能力。再次，要建立人才奖惩机制，通过对档案管理人员的奖惩来提高他们的工作积极性、增强他们的主动服务意识。最后，在人才奖惩机制中还应纳入服务绩效评估，成立专门的评估小组，定期对社区档案管理人员的服务态度、服务质量进行考核，按照考核的标准进行奖惩。

第三，建立安全保障体系。《城市社区档案管理办法》明确规定，社区档案管理应当建立安全保障体系来确保档案的完整性与安全性，一些重要的档案要设立专室或专柜进行保管。我们在社区档案安全保障体系建设中应重点做到：（1）根据档案室的实际情况设计科学的自动控制系统，保证档案室内部温度和湿度，并有效地记录相关数值；（2）在档案室内部定期投放防虫、防鼠药剂，避免档案受到虫害破坏；（3）定期对档案的保管状态进行检查，重点查看档案是否因为时间过长或使用不当而造成破损、虫蛀或发生霉变等，并对已损坏的档案进行修复处理；（4）加强档案的安全管理，档案在利用过程中要严格按照规定办理相关手续，在归还时还要认真对档案进行检查，若出现档案缺失、涂改等现象，需要及时进行报告并追查。

四、结束语

社区是人类生活的基本单元，也是宏观社会的一个小的缩影。社区档案汇集了各种社会信息，承载着人类生活的微记忆。社区档案的管理已经成为当今档案管理的重点。当前社区档案管理面临着一系列问题，尤其体现在社区档案服务工作上，优化社区档案服务已经成为社区活动的重中之重。信息服务生态系统与档案管理之间的关联性为社区档案管理问题的解决提供了切入点，在构建信息服务生态系统的前提下社区档案的管理必然会取得新的进展。