做好铁路文书档案管理的实践与思考

文/王锋利

铁路文书档案是档案管理的重要组成部分，是提高铁路管理工作效率和工作质量的有效手段，也是维护铁路企业历史真实面貌的一项重要工作。进入新时代，铁路文书档案不仅可以为查证铁路发展进程、了解铁路发展历史，提供重要的依据，而且还能够为研究铁路文化、推动铁路品牌建设走出去提供重要支撑。作为一名基层铁路文书档案管理工作者，我就铁路文书档案管理工作谈几点认识。

一、当前铁路文书档案管理存在的四点不足

铁路文书档案的管理虽然不能给运输经营带来直接效益，但从长远意义上来讲，对企业的可持续发展具有重要指导推动作用，然而当前，铁路文书档案管理却还存在以下四点不足：

1.重视不足，缺乏长远规划

相比铁路行车岗位，铁路文书档案往往属于幕后工作，容易被人们忽视，一些部门总是追求运输效益的最大化，只顾眼前短期效益，而忽视铁路文书档案管理工作对于铁路企业文化沉淀积累的品牌价值，对企业文书档案管理工作投入不够，缺乏统筹和长远的规划管理，零星散乱的管理使得一些有价值的档案、材料得不到有效留存。

2.投入不足，缺乏硬件设施

文书档案库房管理应具备一定的硬件投入，有专门档案库房，同时要具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，而一些单位却将文书档案设施配备列为后勤配备设施，资金和硬件设施投入不够重视，房屋简陋、设施不全、鼠害侵扰等问题不同程度地存在，对于日常需要的防虫剂、干燥剂等物品采购放置不及时，影响了档案资源的安全性。

3.人员不足，缺乏稳定队伍

一些铁路基层单位对文书档案管理工作不够重视，从事文书档案管理的人员大都缺乏专业的档案管理知识，在入职前也缺乏专业的工作培训，在档案管理、档案分类、年代界定认识上都比较生疏，分项、分类也不够专业，工作质量和工作效率得不到保障，人员也不够稳定，影响了文书档案管理的质量和延续性。

4.创新不足，缺乏信息管理

随着科技的不断进步，信息化的不断普及，文书档案也呈现出向电子信息化发展的趋势，这就决定了企业文书档案的管理工作也将朝着信息化的方向发展，而在铁路文书档案管理的实际工作中，相应的电子信息化软硬件投入远远跟不上档案电子信息化发展的趋势，设备设施落后，先进的电子储存介质缺乏，严重制约了铁路文书档案科学化管理步伐。

二、做好铁路文书档案管理应该把握的四个原则

做好铁路文书档案管理必须把握一体化、及时性、协同性、标准化原则，切实加强对文书档案工作的科学管理，不断提高档案工作质量，实现文书档案管理标准化、规范化、现代化。

1.一体化原则

把文书工作与档案管理工作紧密融合，加强档案部门对文件管理的超前控制，既保证档案质量，也简化档案部门的工作流程，提高工作效率。通过办公网络生成发文到归档留存全过程网络化流转，公文形成部门按档案管理及归档要求以统一格式输入和输出，从而实现文书档案一体化管理。

2.及时性原则

切实加强铁路相关重要资料、会计档案及电子照片和实物档案的收集归档工作，明确文书、会计、设备、基建、实物、电子照片档案的归档要求和时间，做好档案的立卷、整理工作，对收集的文书材料进行分类、整理，准确划分保管期限，确保重点工作、重大工程、突发事件和基本职能活动的各类文件材料能够及时归档。

3.协同性原则

档案部门和文书生成部门都应当围绕文书档案管理工作的大局，加强各部门之间的沟通与协作，认真做好文件材料的立卷归档工作。具有保存价值的文件材料，办理完毕后都必须由文书处理部门或业务部门有关人员收集齐全，分类整理，立成案卷，于次年五月底前，向档案部门移交归档，所收文件材料必须符合案卷质量标准。

4.标准化原则

档案管理工作标准化是实现档案管理现代化的重要环节，因此在归档整理文件时严格遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用，保证纸质文件和电子文件整理的协调统一，同一全宗的档案，不得拆散，不同全宗的档案不得混淆在一起。

三、提高铁路文书档案管理水平的四点建议

提高铁路文书档案管理水平，必须紧紧围绕“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案工作思路，从提高认识、加大投入、人员培训和信息化建设四个方面入手，提高铁路文书档案管理水平。

1.重视文书档案管理

不断提高企业和部门负责人对档案工作的认识，努力争取部门负责人和职工对档案工作的理解、重视关心和支持，使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作要点中，在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要的转变，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。

2.加大硬件设施投入

以落实“八防”要求为切入点，加大档案库房的硬件基础设施投入，档案库房选址应有利于档案存储，应加装必要的防盗和报警装置，同时还应具备库房测温、湿度记录，定期组织人员认真对库房进行清扫、整理 ，对档案柜中放置防虫剂、干燥剂，确保档案资源的安全性，延长档案的使用寿命。

3.加强人员素质提升

要把档案人员培训纳入企业培训整体规划中，定期组织档案管理人员进行专业知识培训。加强对企业各部门关于档案知识的学习宣传，促进他们提高对档案管理工作重要性的认识，提高他们日常做好档案整理的基础工作。要保持档案管理人员相对固定，同时保证一定数量的人员后备储量，确保档案管理接续工作。

4.提升信息化管理水平

铁路文书档案管理应加快信息化建设步伐，依托现代信息技术，建立电子信息档案，促进通过对档案信息与载体分离利用，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和准确率。