企业重组过程中档案处置的问题与对策研究

文/周 静

企业重组过程中企业资产与产权发生了变动，档案处置工作缺乏有效控制和规范管理，很容易进一步损坏或者流失具有利用价值的档案信息。企业档案部门应深入分析周围形势变化，进一步认清自身的价值和不足，完善档案管理制度，加强档案队伍建设，明确合并重组企业档案归属与流向，根据重组企业档案移交方案，切实做好档案资料的清理工作，确保重组企业档案资产安全

全面深化国有企业改革，加快转型升级是企业“十三五”时期一项十分紧迫的重要任务。开展企业清理整合工作是全面深化改革的迫切需要，加快结构调整和资源整合，推进提升增效战略，通过清理整合全面推动企业体制创新和机制转换，减少层级管理，缩短管理链条，提高管控能力，实现企业又好又快的发展。笔者所在的企业为央企二级公司，自2010年开始重组整合下属三级公司近20家，企业资产与产权发生了频繁变动。如何妥善做好档案处置工作，确保档案完整安全，维护企业利益是我们值得思考的问题。本文就企业重组过程中档案处置工作面临的困难进行分析，并提出在企业重组期加强档案工作的策略。

企业重组，是指对企业的资金、资产、劳动力、技术、管理等要素进行重新配置，构建新的生产经营模式，使企业在变化中保持竞争优势的过程。企业重组贯穿于企业发展的每一个阶段。企业重组是针对企业产权关系和其他债务、资产、管理结构所展开的企业的改组、整顿与整合的过程，以此从整体上和战略上改善企业经营管理状况，强化企业在市场上的竞争能力，推进企业创新。

一、企业重组类型及档案管理现状

企业重组涉及企业经营管理活动的方方面面，既包括企业的人员、产权、债务、资产、管理、机构等，也包括作为企业资产重要组成部分的企业档案。笔者所在的企业涉及重组的三级公司，根据资产与产权变动方式不同，主要分为以下三种类型。

第一种类型为：企业内部三级公司合并。此类企业合并的原则是，注重发挥管理先进企业对落后、困难企业的融合及带动作用，注重经营盈利与亏损企业的适度平衡，将落后一方整体并入先进一方。

第二种类型为：三级公司脱离本企业重组到外部其他企业。此类重组企业的特点是，在上级单位的统筹安排下，本企业三级公司的资产、人员和业务整体从原企业分离，转移到新的企业进行管理。

第三种类型为：外部企业三级公司重组到本企业。此类重组企业的特点是，在上级单位的统筹安排下，将外部某公司的三级企业分离整体划入到本企业。

以上各类合并重组企业普遍存在档案门类多、档案管理水平参差不齐、各门类档案分散管理等现象。特别是第二、三种类型涉及外企业，在重组过程中科技档案移交普遍存有歧义和纠纷。主要原因是笔者所在的企业为施工企业，在投标揽活中需要提供大量工程业绩原件，业绩原件对提升市场竞争力具有重要意义，因此移交双方都希望拥有施工业绩，在移交过程中就会出现在建项目、完工项目的竣工资料如何移交，施工业绩档案如何移交等问题。

二、企业在重组过程中档案处置工作面临的困难和问题

(一)企业重组期的档案工作缺乏控制性

被重组企业大多是营业收入未达到企业总部要求，近三年来收入利润率指标低于企业下属同级公司平均水平，这就导致了这一类企业由于经营业绩不好，基础管理不规范，因此被重组。企业整体管理水平不佳，也导致了档案基础工作薄弱，其中多数企业档案管理责任未有效落实，未对历年来形成的档案集中统一保管，大部分档案散存在各业务部门；加之企业面临重组合并，人心涣散，原档案人员调离或自谋出路，留守人员对档案工作不熟悉，造成重组企业档案移交处置过程中难以控制，企业档案存在缺失风险。

（二）重组企业双方缺乏对档案资产的有效管理

第一，缺乏在重组工作开展前期对被重组企业档案资产进行价值评估的意识。进入实体操作阶段的企业重组工作必然会引发人心浮动，导致档案监管工作走入空白区，因此参与并购行为的主体对被重组企业档案价值未给予足够的重视，仓促地在重组过程中接受档案材料，会在一定程度上造成被重组企业档案资产流失。第二，缺乏对重组期档案资产处置预案的制定。在企业通过会议决策重组企业后，由于思想上缺乏指定人员参与到工作小组的意识，进而无法制定科学合理的档案资产处置预案，所以档案移交工作缺乏规范化管理，主要表现在被重组企业需要移交资料范围界定模糊、移交程序混乱无规章、档案信息的质量和价值被大打折扣，进而容易让重组企业后期档案管理工作陷入缺损、混乱的局面。第三，企业重组后期缺乏对接收档案的鉴定和保管工作。实施重组的企业在接管被重组企业后将更多的精力放在人力、财力和物力方面的理顺工作中，致力于解决恢复生产经营相关的权责分配类问题，没有及时对接手的档案资产管理投入精力进行整顿、清理和规范管理，甚至连档案基本的存放需求都难以满足。对于正处于搬迁调整、岗位变动和新旧档案人员分流等问题频繁出现的企业重组期，很容易进一步损坏或者流失具有利用价值的档案信息。

三、企业并购重组期档案工作对策

（一）明确档案工作目标，开展更具针对性的管理工作

企业发展模式和方向的变化必然会影响档案工作的开展，因此要根据新局面制定符合当下发展的工作目标，一方面企业应组织召开重组单位资产与产权变动档案处置工作专题会议，明确合并重组企业档案归属与流向，制订档案移交工作方案，明确档案移交主责部门，提前解决好双方的分歧。另一方面确定重组单位档案交接时间与档案交接责任人，责任落实到人，使重组企业工作人员更有针对性地开展工作。确立好工作目标不仅能有效消除偏离目标的因素，还能充分发挥局部优化工作的效用促进总体目标的顺利实现。

（二）强化人员档案意识，实行规范化档案管理

做好档案工作的基本前提，是从思想上树立牢固的档案意识。只有在充分意识的支撑下，才能开启档案规范化管理的第一步。移交双方要树立大局观念，根据重组企业档案移交方案，做好档案资料的清理工作，由移交单位对各类档案进行编目登记，企业总部档案部门对重组企业档案进行指导和监督，确保重组企业档案资产安全。

（三）坚持依法治档，建立并完善档案管理制度

要让重组企业档案工作朝着规范化、科学化的方向发展，日常就必须建立合理的档案管理制度，并在实施过程中坚持对其进行完善。一方面通过发挥制度的作用来规范档案工作，比如实施分工责任制或者针对不同部门建立档案管理工作责任制，制定《人事档案管理规范》《文书档案管理规范》《声像档案管理规范》和《会计档案管理实施细则》等，用来指导档案业务工作的开展；另一方面发挥制度的作用来保障档案工作，比如建立《档案资源管理绩效考核细则》一类的配套管理制度，对档案管理工作进行考核、监督，为档案工作顺利开展提供有力的制度保障。

（四）加强档案工作队伍建设，提高档案人员综合素质

当档案管理工作陷入重组、交接、整改的困境期时，摆脱困境最好的办法就是建设并拥有一支业务精良、结构合理的档案工作队伍。建设好档案队伍的第一步，是保证专职档案人员的数量，同时在专业能力、业务水平、个人素养和年龄结构等方面要保证合理性，以便后期发挥出档案团队的整体效应；第二步是从整体角度出发，致力于档案人员网络建设，让各部门档案工作衔接人员的作用得到充分发挥，而这需要建立科学合理的档案工作网络体系，并将定性与定量相结合的考核方法加以辅佐，充分发挥激励措施的作用，提高各层级档案人员的工作积极性。

总而言之，重组对企业而言是一次改变和重生的机会，对档案工作而言不仅是一次挑战，更是一个机遇。企业档案部门在重组过程中应深入分析周围形势的变化，进一步认清自身的价值和不足，从而坚定信心和方向，以此为契机提升档案管理工作水平。