新时期档案管理的规范化和制度化创新分析

文/鄢虹英

档案管理的规范化和制度化优化创新管理，能够保证改变传统的档案管理模式，对往常的档案管理制度不一致、档案管理系统不规范致使档案信息数据应用不全面等现实问题进行改善，通过导入互联网+的技术支持，以全网通的理念引导，向着档案管理制度从封闭型转向开放型的转变，最终实现档案管理的规范化和制度化的创新发展

在大数据时代背景下，数据的有效管理直接影响到各行业是否能够直接利用到相关信息，从而制定长远的发展计划。档案管理主要涉及信息数据的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，这些工作内容直接影响到一个行业发展过程中所需要的大多数的数据资料。但是受传统思维的影响，当前档案管理的规范化和制度化发展面临一定的阻碍，传统的档案管理行业不再适用于当前的社会发展，档案实际使用的价值不高。随着时代的变迁发展，企业经营管理从纸质归档到电子档案，其中涉及到对全部档案的重新规划，对档案的存储、使用以及提高档案使用程序等制度的重新设定，但是对于企业经营管理而言，却忽视对档案管理这一环节的重视，使档案管理逐步演变成企业可持续发展中的薄弱环节。

一、新时期档案管理的规范化和制度化现状

（一）新时期档案管理的制度体系较为完善，具体操作执行规范不足

自《中华人民共和国档案法》实施以来，我国各行业档案管理根据《档案法》结合本行业基本情况，制定了符合实际的档案管理制度，从档案立卷归档制度，其中包括综合管理、设计材料、设计文件、可行性研究等环节，重点归档工作在于企业各个项目开展阶段形成的不同载体和形式的文件材料，如对于图书馆而言，归档重点是图书馆书籍总体的管理数据。在现阶段，面对收集归档这一现实问题，档案管理人员能够依据《档案法》制定符合实际情况的档案管理制度或规则，对归档内容、归档重点做出了详细说明。但是对归档的程序、归档的时间、归档的基本要求等尚未作出明确规定，导致档案收集管理出现繁乱现象，对日后档案的提取使用造成一定的阻碍。

（二）新时期档案保管条件逐渐完善，档案管理数据库和库房有机结合不足

在新技术手段的影响下，档案管理的信息化、电子化已经是大势所趋，经过对电子档案的查询可知，当前各个单位所采用的电子档案管理系统主要分为库房馆藏、调阅查找、整理分类和综合办公四大版块，同时实现分开管理。而现实情况在于，库房馆藏这一模块存在于虚拟的管理系统中，即一些材料的原件经过扫描存储在这一模块，同时管理系统设计了完整的防火墙，防止原始档案材料的丢失，而原件直接通过档案袋封存，存储在各个直接负责的办公室，即随便一个办公室都是档案的“实际库房”，或是有的企业将一些基础设施不足的空房当做档案库房，不考虑电子档案存储和纸质原件之间的一致性，当需要原件提供支持时，难以找到原始文件，只能找到电子版的，缺少说服力。

（三）新时期档案管理人员的学历有所提升，管理的先进性不足

目前，我国各大高校已经普遍开设了档案管理相关专业，使得各个行业的档案管理工作人员的学历80%达到本科学历及以上，这同档案管理的规范化和制度化的趋势相符合。但是时代的变化，一些系统技术或是管理理念的不同，要求档案管理人员的专业素质更加综合化发展，因此当前档案管理的规范化和制度化相关工作开展过程中存在积极性不足和专职人员不足的现象，已经严重影响到档案管理制度和各个环节整体优化工作的进一步开展。

（四）新时期档案管理工作的相关指导和监督部门互动性不足，档案管理缺少整体规范

目前档案管理部门一直按照“边收集边整理”的方式收集材料，对于遗漏的材料不能及时找相关部门补齐，相关材料立卷时出现杂乱、无序的现象，又因档案管理人员主要由各个部门自行组成，缺少专职档案专业人员对各个归档工作进行监察，对归档材料是否齐全进行全面审查。另一方面是档案管理的行政部门与各个项目的执行者沟通较少，项目执行中的隐蔽材料信息需要档案行政部门进行协商，相关部门需要及时介入进行档案收集归档的完整性以及档案信息的准确性的监督。

二、新时期档案管理的规范化和制度化现状的原因分析

（一）新时期档案管理制度执行度和后续保证不足，规范化管理流于表面

《档案法》已经实施多年，各个行业的档案管理制度都是按照这一法律法规来进行规则的细化。随着行业在各个阶段中战略转型发展，档案管理制度也需要进行重新优化更新，而实际上，不论是企业还是高校，在档案管理制度的实施细则的设定下，都是按照原先的细则进行进一步的改善，真正能够统筹行业发展特点、现代技术发展特点进行实施细则更新的企业少之又少。或是即便按照自身特点以及社会需求制定的档案管理制度，却在执行过程中缺少基本的保障。如档案管理系统的升级需要经费保障，对于档案管理人员而言，要求其能够实事求是、与时俱进，必须对外进行档案管理的相关技术和理念的交流学习，同样需要后续保障支持。

（二）档案管理缺少与时俱进的档案管理人员

目前，档案管理的规范化和制度化发展进程要求档案收集、归档等工作能够在行业发展后期发挥主要的作用，这决定了档案管理所发挥的效能是长期的，即一些档案管理人员可能不能看到其收集归档的信息发挥作用。而当前各行业的档案管理工作中，由于档案信息的时效性原因，致使很多单位都忽视档案管理人员，或是聘请兼职的档案管理人员对档案进行管理。在此阶段，档案整体性的收集和收集工程、收集内容的复杂性容易被档案管理人员所忽视，而且档案管理人员不能够正确对待各种档案资料的价值，在归档工作中有所偏颇，造成档案管理制度化和规范化程度受到影响。

（三）档案管理的信息化程度难以同传统档案管理方式相结合

档案管理的信息化是大势所趋，但是大多数行业中的档案管理仍存在传统的管理方式，如库房管理、档案室管理等等。在新时期的推动下，很多行业在制定战略计划时，都要求档案管理工作实现信息规范化管理，却忽视与传统的档案管理方式相结合，主要表现为一味执行电子档案管理，库房中存在的旧的档案资料未能及时录入电子档案系统中，同时传统的库房档案未能进行进一步更新，即出现档案管理的分级发展，由此造成库房管理的不足等问题。

三、新时期档案管理的规范化和制度化创新的渠道

（一）全行业内提高档案管理专业知识及管理能力

全行业内提高对档案管理工作的认知，不仅可以改善档案管理工作中执行力不足的问题，还可以全面提高档案管理工作的规范性，保证档案资料收集和归档的专业性。第一，明确档案管理规范化和制度化的相关理念，即改变传统中对于档案管理规范化和制度化属于档案管理部门的片面理念，要求企业或是高校等能够全面投入到档案管理活动中，如在企业营销部门要为档案行政部门及时提供有效且有用的资料，并且对行政部门的档案收集情况进行监督，达到查漏补缺的目的；第二，要求能够在档案管理的规范化和制度化的创新工作中提供支持，如经费支持，保证档案管理系统能够得到更新，提高档案管理人员的专业技能。

（二）增强档案服务意识，转变档案管理职能

在档案管理的规范化和制度化过程中，档案管理人员往往把档案管理工作当做是行业发展的资料收集，在档案资料收集管理中，往往代入主观意识，对档案管理的内容和重点进行无意识的侧重，这大大偏离档案管理的规范化原则，因而要求增强档案管理的服务意识，即本着档案资料的服务性质，按照规章制度办事，对各项档案资料进行客观的归档和存储，同时要求能够导入主动服务意识，做好档案的指导、监管和协调工作。

（三）提升档案管理人员的素质

档案是一种稀缺的信息资源，是由各行业在发展过程中积累下来的信息财富。要求档案管理人员能够对档案信息进行收集、归纳并且能够保证这笔信息财富在后续发展过程中及时出现为发展提供帮助。这就要求档案的完整性、安全性和使用性。在新时期，要求对档案管理人员进行再培训，迎合“互联网+”的档案管理趋势，适应信息化、数字化以及档案信息共享的发展。