浅谈供电企业营销基础资料档案规范管理

王曼玲

摘 要：为了保证供电企业的稳步发展，应加强自身基础资料档案管理，结合供电企业的营销情况以及发展战略等制定规范的资料档案管理，这些搜集的资料也将作为供电企业发展的主要参考数据。从当前的供电企业营销基础资料档案管理的情况分析来看，还存在不规范的现象，直接影响到资料档案管理质量。针对这种现象必须采取有效的整改措施，并严格遵循着国家发展的相关条例，认真完善供电企业营销基础资料档案管理的相关规范，并将其严格落实下去，不断提升资料档案的规范管理水平，为供电企业的可持续发展提供保障。

关键词：供电企业；营销基础；资料档案；规范管理

客户的档案资料的收集归档是供电企业营销管理工作的基础和重要环节。它既有与其他行业相同的文书、科技、财务、基建等档案类别，又有独特的、真正具有供电企业行业特色的营销基础资料档案。随着电力行业内外部环境的不断发展，客户的维权意识日益增强，为了确保客户资料的完整、安全和有效利用，最大限度地延长营销基础资料档案寿命，为进一步提高供电集约化服务管理，保护好企业合法权益，必要时提供解决客户发生业务纠纷或法律问题时的重要依据，因此，建立健全营销基础资料档案规范管理的有效机制，则具有特别重要的社会意义和现实意义。

主要内容

申请报装资料

高压三相用电客户

一是单位证明及营业执照复印件；二是项目审批文件复印件；三是用电地址产权证复印件；四是产权主和法人身份证复印件；五是国土规划部门批准的征地红线四至图复印件；六是建设工程施工许可证复印件；七是产权主担保证明、租赁合同（如土地属租用）；八是《高压用电报装单》；九是《电力工程委托书》；十是《10KV专用变压器报装答复书》；十一是验收送电资料。

低压三相用电客户

一是单位证明及营业执照复印件；二是项目审批文件复印件；三是用电地址产权证复印件；四是产权主和法人身份证复印件；五是国土规划部门批准的征地红线图复印件；六是建设工程施工许可证复印件；七是产权主担保证明、租赁合同（如土地属租用）；八是验收送电资料。

高层、成幢住宅小区客户

一是单位证明及营业执照复印件；二是项目审批文件复印件；三是法人身份证复印件；四是建设工程施工许可证复印件；五是国土规划部门批准的征地红线图复印件；六是高层、成幢住宅小区配套的供配电设施情况；七是《10KV专用变压器报装答复书》；八是验收送电资料。

低压单相照明用电报装手续

一是报装申请单；二是身份证复印件；三是房产证复印件。

客户信息综合资料

第一，高压专变客户基础资料档案内容包括：客户名称、用电地址、用电户号、主供线路名称、备用线路名称、负荷类别、电价类别、变压器台数、各台容量、总容量、安装形式（室内、台架、箱式）、计量方式、PT、CT、倍率、自备发电机台数及各台容量、保护方式、高压配电柜名称、型号、低压配电柜名称、型号、无功补偿柜型号、电容器組数及容量、生产班次、产品名称、季节影响、负荷高峰期、企业负责人姓名、联系电话、电工负责人姓名、联系电话，进网电工证编号，电费告知方式、电气设备试验时间、增容、减容、销户、迁址、电价改类、更名、过户、换表等资料。

第二，低压三相客户基础资料档案的主要内容包括：客户名称及联系电话、用电地址、用电户号、主供公用变压器名称、电价类别、增容、减容、销户、迁址、电价改类、更名、过户、换表等资料。

第三，低压单相客户基础资料档案的主要内容包括：客户名称及联系电话、用电地址、用电户号、电价类别、增容、减容、销户、迁址、电价改类、更名、过户、换表等资料。

供用电合同资料

其他服务资料

管理现状

高压客户

由一级机构市局市场部负责收集、整理、归档、立卷并保管；客户服务部协助建立高压客户的营销基础资料档案的管理工作。

低压客户

由于历史遗留的客观原因，汕头供电局在低压供电业务的管理上由金平、龙湖、濠江等四个区级供电局负责，分别与行政区域上的金平区、龙湖区、濠江区相对应。因此，在营销基础资料档案管理上，同步实行以“区局”为管理单位的模式，即各个区级供电局分别负责各自辖区内的营销基础资料档案的收集、整理、分类、建档、保管、利用服务等综合管理功能。

存在问题

在各个区级供电局关于低压客户基础档案资料的管理过程中，基本上配合营销系统的流程，主要采用以时间顺序为主、分类保管为辅的建档形式。这种建档形式具有明显的优缺点：

优点

1.日常收集比较方便；2.分类方法简单；3.整理工作量较轻；4.已经形成一定规模的归档资料。

缺点

1.基础资料档案收集与营销系统登记管理不同步，契合性有待提高；2.利用时查找困难。需要在营销系统上查询具体客户基本资料后，再根据相关提示分别到档案室查找相关年度或月份中的具体类别，才能找出所需要的目标档案资料；3.未能较好反映客户历史记录，不符合营销稽查的要求；4.已经实现了的跨区报装业务，因为分“区局”的管理增加了营销基础资料档案的难度。

解决思路

根据国家能源部1991年3月份颁发的《电力工业企业档案分类规则》的分类项目中，营销基础资料档案基本上涵盖了“经营管理”类别下的大部分内容，是“用电营业”及“农村电网及农电管理”两大类目所概括的主要内容。经过了近30年来电力体制改革的不断发展，《电力工业企业档案分类规则》中关于营销基础资料档案的分类已经有一部分不太适应目前供电企业营销规范管理的需要。

电力体制的改革，其实是我国从计划经济向市场经济转变的改革，是电力企业从垄断走向竞争的改革，归根结底其实就是一个逐步确立电力企业市场地位的改革过程。

作为供电企业，始终应该围绕“企业”二字来定位。既然是企业，就不可避免地面临着市场竞争、经营效益、企业决策等企业行为。如果从这一角度来分析，那么电力营销应该就是供电企业重要核心业务之一，电力营销工作的质量关系到公司自身的生存和发展，同时也决定着供电公司的市场竞争力。而作为供电企业营销管理活动的真实记录的营销基础资料档案，是企业管理活动中重要的一种信息资源，因此，营销基础资料档案其实应该歸于供电企业生产档案的范畴，它的分析、归纳、利用、提升将为企业在营销决策上提供重要的依据，并将发挥实实在在的经济价值和社会价值。

解决途径

营销基础资料档案管理应该遵循大营销的思路，按照精益化管理的要求，建立并规范营销基础资料档案管理工作，即逐步建立一表一档的管理模式。在目前的情况下，可以制定分级、分步规范管理的方案，先高压、后低压；先三相、后单相，逐步推进，直至一表一档。

营销基础资料档案日常管理及工作职责

第一，由业扩窗口发起的业务在业务完成后相关业务班（组）应及时将有关资料送业扩窗口人员，业扩窗口人员负责收集、整理并每周一次将资料送对口资料管理班组。对欠缺资料的业扩窗口人员应负责向相关班（组）索取，由相关班（组）对应落实。

第二，批量客户信息资料由资料管理班（组）负责收集、录入、校对、整理及归档。

第三，客户动态信息管理的主体及要求。业扩报装窗口人员是实施客户动态管理的主要责任主体，资料管理班组人员主要做好配合工作。当客户信息发生改变时，单相客户资料由窗口班组按照变更事项规范填写并收回，及时归档；对三相及专用变更客户在要求客户填写信息表时，应重新与客户签订供用电合同归档备查。在客户新装、增容或用电变更时，在现场勘查过程中应对客户资料进行仔细核对，当发现现场客户资料与报装资料不符或与电脑内档信息不符时，应要求客户填写信息表并审核填写内容，负责收回并交内勤班处理，遇客户不配合时必须终止业务的受理。受理增容或变更业务时，应认真审查客户所提供的有关资料，当用户提供的资料与电脑内档不符或不全时，应要求客户提供所需资料并正确录入；用户不配合时应停止受理申请业务。资料管理班组应对客户信息要及时进行复核、修改、整理并归挡，确保客户信息的及时更新。

第四，进行档案交接时应有交接登记手续。

第五，档案入档案库后，无论因何原因被使用时，都必须严格执行查阅、借用、归还的登记手续以确保档案的完整性。

结语

确立营销基础资料档案工作在供电企业经营管理过程中的重要地位，从提升企业经营水平、规范企业经营管理的角度来看应进一步加强营销基础资料档案管理工作。尽快由局职能部门牵头，组织力量研究、制定营销基础资料档案规范管理的方案，通过规范化营销基础资料档案管理，来为营销的进一步规范化、科学化管理创造更加坚实的条件，从而促进营销规范化、科学化管理水平的进一步提升。

（作者单位：广东电网有限责任公司汕头供电局）