办公室接待工作中精细化管理的运用研究

周以金

摘 要： 办公室属于单位中综合管理的部门，对于企业开展管理工作有着极大的意义。而接待工作是办公室中最为基础的工作内容，其重点就是注重精益求精，并努力完成每项细节工作，这样能够更好地展示出办公室的协调能力，也能将单位管理质量展示出来。因此，文章针对办公室接待工作中如何运用精细化管理进行全面分析，从而为办公室接待工作的开展提供有利条件。

关键词：办公室接待；精细化管理；运用

办公室接待工作中精细化管理的重要性分析

因为办公室拥有特殊的职能，这就决定了办公室工作会呈现以下几个特点。首先，工作任务比较重、事情较为复杂。办公室工作承担了大量文稿的起草、综合协调工作的开展、会议筹备工作以及信息反馈等工作，而且也承担了很多临时性、应急性和额外性的任务内容。其次，工作质量高、要求较高。例如，在开展政务方面的工作时，因为办公室人员要在事务性工作当中花费较长的时间，这样将无法为领导分忧工作，因此参谋助手所发挥的作用也是有限的。最后，工作影响面广且责任较大，在办公室工作中没有小事。由于办公室的工作地位较为特殊，而且工作的头绪繁多且责任较大，如果不能很好地把握，不能有效处理，那么就会出现小事变大事的问题，而且还会对机关正常运转、领导威信以及单位形象等带来一定的影响。

办公室接待工作中的问题

缺乏良好的服务意识以及工作热情

该问题是工作人员在进行接待工作的环节中欠缺一定的热情导致的，而且整体的创造性也不够充足，工作也较为粗放，一般情况下都是应付了事。然而，在开展接待工作中最主要的部分就是服务意识，也是其核心环节。在评判接待人员是否是一个合格的工作人员时，就要分析其是否具有良好的服务意识，但是当前有些接待人员且并没有意识到接待工作的重要性，且服务意识也相对薄弱，只是关注解决工作中的突发问题。

对岗位职责欠缺正确的认识

在办公室中有很多岗位类别，但在实际中不同的岗位并没有具体的职责规定，而且还有些岗位职责出现相互重叠的情況，甚至还有些岗位存在着职责悬空的问题，而这些问题的出现极易使工作人员出现相互推卸责任的情况，甚至会影响到工作的效率。另外，因管理工作当中欠缺一定的规范性，使得办公室岗位职责并未明确划分，因而会影响到工作上的沟通与交流，甚至还会对员工的工作积极性带来影响。

欠缺完善的办公室管理制度

办公室工作具有烦琐以及突发性的特点，可是由于很多单位并未对办公室管理制度进行优化，因而使得工作的状态呈现盲目。而在这样的办公室中，领导在遇到事情时很容易会出现慌乱的情况，甚至会影响到下属人员的工作态度，导致办公室工作欠缺章法，严重影响到办公室管理工作的开展。

办公室接待工作当中运用精细化管理的有效策略

有效增强工作人员的精细化服务意识

首先，应不断提升工作人员的责任意识。在办公室接待工作中有较为庞大的工作量，很多工作都需要细致分析，而精细化管理对工作人员的责任感有较高要求，因此应合理地将精细化管理渗透到办公室接待工作当中，注重员工精细化服务意识的提升，从而更好地提升办公室接待工作的整体质量。其次，要合理提升员工服务理念。在办公室接待工作中提升其质量的重要部分就是服务理念，因此应注重员工服务理念的提升，进而提升整体工作的质量和水平，促进后期工作有序开展。

正确认识工作职责，注重员工间的沟通与交流

在实际工作中如果无法明确自身岗位职责，那么在工作中将会出现紊乱表现，而且员工间会出现相互推脱，将会对办公室接待工作的质量以及效率带来严重影响。因此，员工必须要正确地认识自身工作职责，并将接待工作落实到各个环节中，确保接待工作能够有序进行。而且办公室员工间要善于交流，人员间也要学会相互理解，从而更好地完成相应工作。

制定合理的办公室管理制度体系

精细化管理不能脱离管理制度的帮助，管理制度的完善是确保精细化管理工作有效开展的关键。因此，要简化办公室工作内的岗位职责，合理地处理岗位职责中存在的模糊以及分工不清的问题，解决办公室工作中存在的死角问题，进而确保相应工作能够更加有效地开展。另外，办公室也要落实相应的岗位权责，制定合理的考评制度体系，以此来确保接待工作有序进行。而且办公室也要制定合理的办公室工作制度体系，结合相应的制度来保障接待工作能够良好运行。

结语

办公室属于一个小小的社会，也是一个较大的舞台。在当前社会环境下，办公室接待工作已经呈现出自身的重要性，而且接待人员的工作责任意识也得到了重视。而在实际的办公室接待工作当中，要想更好地提升整体工作水平，提升工作人员的责任感以及事业心，就必须要增强办公室接待工作的整体水平，并将精细化管理合理地运用到办公室接待工作当中，这样才能确保办公室接待工作的有序开展。

（作者单位：江苏省盐城市大丰区大中镇村镇建设环保服务中心）

【参考文献】

[1]向岚.探讨精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].中国管理信息化，2017，20（22）.

[2]范润君.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].管理观察，2015（13）.