工程项目档案规范管理势在必行

文/王海英 鱼可喜

各级政府建设项目主管部门要将工程项目档案工作摆上项目管理的议事日程，成立项目建设工作机构，吸收档案部门为建设项目领导机构成员，按照国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，大力支持档案部门参与对工程建设项目档案的指导、检查、考核、验收等工作，从而使项目档案工作始终处于档案部门的监控之下，各项目建设单位也要建立相应的档案管理体制，成立档案工作机构，明确分管领导和档案人员，落实工作职责，让档案部门参与一切有关项目建设的活动，使工程项目档案有人管、有人抓、有人干

笔者曾参加全省建设项目档案监督指导业务培训学习，与各地同仁展开了研讨。也曾多次参与工程项目档案管理执法检查和竣工验收，经调研归纳工程项目档案管理普遍存在以下问题：

一是没有认识到工程项目档案工作的重要性。重建设、轻档案的思想在项目建设负责人和工程技术人员中普遍存在，注重追求工程经济利益，忽视了档案的建立和管理工作。二是工程建设过程中不按建设程序办事，直接关系到档案资料的齐全完整，虽然国家在档案管理方面已经有了规定性文件，但执行不力。经常是在施工时想到哪里了就记录一下，因此导致档案的内容不够全面，有时不能真实反映工程的实际情况。加之施工中各个部门缺乏配合交流，档案分散管理，漏记或者误记现象依然存在，给工程项目运营带来诸多麻烦。三是建设单位只重视竣工验收，对档案验收不够重视，造成档案整理、移交工作滞后，甚至丢失、损毁。四是各相关部门对工程项目监督指导力度不够，工程项目验收牵头部门组织协调不够，即便档案部门主动提供服务，但介入难、验收更难，给日后工程运行埋下隐患。五是缺乏专业管理人才。随着社会不断发展，档案管理标准不断提高。但工程项目档案管理人员大多是兼职，没有经过系统学习培训，业务技能偏低，知识更新断档。

目前，“十三五”规划实施已进入关键时刻，做好“十三五”期间重点建设项目档案工作任重道远。针对工程项目档案存在问题，亟待将工程项目档案工作提到各级建设部门领导的重要议事日程，落实档案人员岗位责任制，确保工程项目档案收集完整、整理规范、安全保管、有效利用。

一、正确认识工程项目档案对工程项目的重要作用，加强对工程项目档案工作的组织领导，建立健全工程项目档案管理体制

工程项目档案是工程项目立项、勘察、设计、施工、监理、维修、改建扩建、使用和管理全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等形式的真实记录。为项目投入运行后的管理、维修、改扩建等提供依据，有效利用档案可以减少工作的盲目性，减少浪费，挽回经济损失，从而发挥档案的经济和社会效益。所以做好项目档案工作功在当代、利在千秋。因此各级政府建设项目主管部门要将工程项目档案工作摆上项目管理的议事日程，成立项目建设工作机构，吸收档案部门为建设项目领导机构成员，按照国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，大力支持档案部门参与对工程建设项目档案的指导、检查、考核、验收等工作，从而使项目档案工作始终处于档案部门的监控之下，各项目建设单位也要建立相应的档案管理体制，成立档案工作机构，明确分管领导和档案人员，落实工作职责，让档案部门参与一切有关项目建设的活动，使工程项目档案有人管、有人抓、有人干。

二、依法治档，加强对工程项目档案工作的监管，严肃查处工程项目档案违纪违法行为

《档案法》是统领档案事业的尚方宝剑，档案部门应认真贯彻落实《档案法》等档案法规及有关项目建设规范，领会其精神实质，增强依法治档的信心和决心，积极主动争取有关部门的配合支持，加大对工程项目档案工作的检查力度，纠正不按项目建设程序办事的现象。对违反《档案法》的行为严肃查处，及时进行报道和曝光，使各建设、施工等单位引以为戒，增强他们做好工程项目档案工作的自觉性，将工程项目档案管理工作逐步纳入法制化轨道。

三、在工程建设项目中推行“四制”管理，执行“四同步”制度，落实档案工作领导责任

随着经济体制改革的不断深入，工程建设项目管理方法也不断调整，在工程项目建设中也逐步推行“四制”管理，即建设项目法人责任制、招投标责任制、工程监理责任制、合同责任制，着重落实工程项目档案工作领导责任制。将档案工作纳入工程质量行政领导责任制进行监督；将工程项目档案资料收集整理纳入工程监理；将竣工档案交接工作纳入合同管理。组织建设单位学习国家档案局、国家发改委《重大建设项目档案验收办法》等规定，落实建设单位对建设项目档案负总责制。切实做到“四同步”，即下达项目计划与文件的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件归档情况同步，项目总结与项目文件完全归档同步。确保工程项目档案万无一失。

四、坚持工程项目档案管理登记制度、收集预归档制度、竣工档案验收制度，严把项目档案质量关

工程项目档案登记制度是加强对工程项目档案监管、保证工程项目档案工作与项目建设同步进行的有效手段。收集预归档制度是确保工程项目档案齐全完整的重要措施。项目主管部门、建设单位和各级档案部门应引起足够重视，加强沟通协调，认真落实《建设项目档案监督工作指南》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《科技档案案卷构成的一般要求》等文件精神，及时安排档案部门参与工程项目档案的检查、指导、验收。并确立档案在工程项目验收时的“一票否决”地位。档案部门要主动与发改、住建等项目主管部门和建设单位联系协调，深入工程项目管理和施工现场，了解工程项目管理方式，对工程质量与项目档案关系、监理制度对档案工作的影响、档案管理纳入合同管理等问题进行调研，做好工程项目档案登记。提前介入对工程项目档案工作进行监督指导，参加建设项目工作会议，定期组织开展档案业务培训，及时跟踪项目建设进度，配合项目建设各单位做好文件材料的收集预归档工作，统一归档标准、统一档案用品、统一设置档号。认真组织实施好档案竣工验收工作，严把项目档案质量关。