工程档案的特点及作用

文/姚 洁

工程档案是工程的灵魂，是工程价值的文本体现。工程档案对工程进行全程记录，从工程项目的意向、调研、立项再到项目方案设计、项目实施、项目维护、项目验收交付等进行完整性记录。对项目的各个环节进行记录在案，工程交付后方便使用、维护、改扩等行为。企业做好工程档案管理是企业可持续发展的战略保障

随着现代化建设项目的日益增多，建筑工程管理越来越成为企业竞争的核心力量。以管理促质量，以质量求发展，以发展完善行业标准成为企业文化的内涵。档案管理是建筑企业管理的重要组成部分。档案是对建筑工程的全程“抓拍”，无一遗漏，形成具有参考、指导、借鉴、追溯的记录文案。对这一文案进行科学管理，是企业可持续发展战略的有效抓手，促进企业施工工艺进步，施工质量可靠，施工方案合理等，使企业信誉走向良性循环中。因此，建筑工程档案管理水平的提高十分重要。

一、工程档案概述

工程档案对工程进行全程记录，从工程项目的意向、调研、立项再到项目方案设计、项目实施、项目维护、项目验收交付等进行完整性记录。形式有纸质、有音视频等，对项目的各个环节进行记录在案，工程交付后方便使用、维护、改扩等行为。可见，工程档案是工程的灵魂，是工程价值的文本体现。企业做好工程档案管理是企业可持续发展的战略保障。

二、工程档案的特点

1.完整与系统性

工程档案对项目始末所有环节记录在案，工程追溯有案可循，实现工程精细化。工程的全程备案，可以对项目原始教据进行查验，疑难问题的处唑方法、项目合同细节以及施工方案、工艺变更等问题进行再现，使项目管理实现系统化、全面化和完整化。同时，项目交付后维护有案可查，起到指导作用。

2.广泛与流动性

工程档案包括项目建议书、申请书、项目调查、项目决策、项目方案等，过程涉及市政、施工企业、监理单位、材料供应单位、质量监督单位等等，涉及面广泛，关系复杂，易受多方面因素影响而更换相应资料，使得工程档案产生流动特性。因此，工程档案原始材料范围广而呈动态性，工程数据庞大。

3.专业与复杂性

工程项目顺利保质完成需要多个专业配合与协调，将气象专业、建筑专业、给排水专业、电气专业、地质专业、信息专业等等，这些专业必须融合与协调来促进工程项目如期完工交付。因些，工程档案也随之产生专业资料的融合，使得档案极具复杂性。

4.庞大与细致性

工程档案涉及的专业、参与完成的单位、工程环节以及工程规模等因素都使得档案数量庞大。但对每一精细环节要求资料及时完整而真实，使得档案又具有细致性。

5.滞后与完善性

工程档案需要不断的完善和补充，才能形成具有重要作用的健全的工程档案，才能对工程质量起到详尽说明的作用。因此，工程档案以滞后的资料进行档案的完善与补充，以保证档案的完整真实性。

三、工程档案的主要作用

1.原始数据的凭证作用

工程档案是对现场数据进行的收集与整理归档形成的，它具有原始凭证作用，能够对工程时时性进行详细记录，对可追溯的质量评估体系的形成具有凭证价值。这种原始数据需要真实完整可靠，因此具有不可代替性。在纠纷处理中可作为权威凭证，因为档案是最原始的记录数据，反映工程当时的工况现状，是工程进度、施工工艺、施工人员现场施工的真实写照，可信度高。此外，这些原始数据包括各种形式的现场记录，管理人员仅对其进行简要加工保管，而对其内容并未进行删改，因此，是现场的真实记录，能够起到凭证应有的作用。

2.技术资料的参考作用

技术资料经收集整理归档后，形成工程档案进行特殊保管，当遇到工程问题时，可以对这些档案进行查看。在进行工程验收时，也可以先按照工程档案的现有资料记录进行参考性验收，然后再形成具体的验收档案，此外，当工程遇到变更项目，安装装饰环节以及生产运行时都需要以原始数据为参考。

四、工程档案管理时应注意的主要问题

1.做好前期的工作计划

项目计划是单位年初谋划发展的必经之路。此时，要及时做好工程档案的建档工作，将项目前期资料进行收集与整理，打好基础。在这一过程中，要将项目可行性、项目调查、项目名称以及项目基本内容等进行记录在案。可见，档案管理员的工作能力、工作态度等对工程档案把好计划关起到重要作用，对其进行管理培训和经验交流，以提高其服务能力和业务水平，才能更好的进行档案管理。

2.确保全程参与

工程档案的形成是对工程全过程的时时记录，把握好过程关能够保证工程时时性、真实性、完整性和可靠性。工程建设与档案材料的积累、整理、审定同步进行。档案部门要深入现场进行跟踪指导，从源头上保证工程项目档案归档质量。同时，要从工程的安排与计划、勘察与招标、设计与施工以及竣工交付的整个过程中，逐渐完成档案整合收集，并能按照工序进行排列，从而做到材料的完整、准确、规范归档。

3.认清责任主体

工程档案管理中需要对主体进行严格把握，才能做到档案主体责任得到落实，保证工程档案及时得到收集与整理。如果仅靠档案管理员在一线进行收集，工作量巨大，明显力不从心。因此，进行责任主体的确认，通过责任主体进行层层把关，精细化收集，工程档案的完整性、及时性和真实性就能得到保障，工程质量也会得到保障。可见，把握主体关，建立监督管理制度，加强合同约束，加强档案验收是非常必要的手段。

4.初检验问题

初检验是对工程结束进行的自检，从而对工程问题进行及时改正修补，以达到验收标准。在初检验时，档案管理人员要到现场进行资料收集与整理，以查验资料是否具有完整性和可靠性，是否存在影响验收的瑕疵。发现问题要及时作出改进和完善，并以真实性为前提，然后才能将工程进行交付。

5.验收交付问题

《重大建设项目档案验收办法》要求工程验收时需要档案管理人员进行现场收集验收资料，以便形成真实的验收档案，保证验收档案无篡改、无删除等违规问题，使工程验收严格按照标准执行，保证工程档案在验收环节中不出现错误和缺失。因此，档案管理人员要认真把好交付关，不为人情所左右，以较强的责任心和事业道德来把关，为工程档案的真实完整可靠而努力，为企业可持续发展和社会信誉而负责。

6.归档问题

工程档案的归档关十分重要，是工程档案完整性和可靠性的保证。验收中使用的技术资料是临时性，验收合格与否都需要形成完善的验收报告，并将这些报告连同技术资料一同在半年内进行归档，使得工程档案完整真实。及时归档还可以防止工程结束无人在岗使得原始数据缺失或验收档案不完善，导致工程档案缺乏可靠的凭证作用和参考作用。及时归档能够对工程维护起到重要作用。因此，要把握好归档关。

现代建筑项目逐渐朝向规模化、集中化和高标准化方向发展，在此过程中，工程档案的作用不可替代，因此，需要对工程档案的特点和作用进行分析与掌握，明确其对工程质量的价值和意义，才能不断提高工程管理水平，促进建筑企业走健康可持续发展之路。