浅谈企业档案工作与档案软件的互助互推

赵媛媛

摘要：目前纸质档案+电子档案管理模式形成了档案工作的包围圈，点点结合汇成全局。而现代化档案工作核心力量---专业档案软件在这个舞台举足轻重，全文从实例论证档案软件与档案工作发展不同进程中的关系，以及两者间的契合与取舍乃至对未来相互结合满足专业工作更高需求的展望。

关键字：互助互推；软件；对比；需求

近几年电子档案管理工作被企事业单位提上重点工作日程，纸质档案与电子档案结合管理的模式已经逐渐推广，两者相互依托任何一方的功能缺失都会影响档案工作全局的发展，严重则会造成瘫痪局势。

一、“管中窥豹”以实例概述档案工作与档案软件结合的发展历程

我公司属于集团企业，业务及分子公司遍布全球，工作的开展需要极强的融合性及共享性。单纯的旧有模式档案管理已经不能满足需求。公司档案与档案软件的融合发展迫在眉睫：

1.起步：母公司自1999年经所属市档案局引进推广，使用某单机版本档案类软件，该软件专业性强，档案人员使用方便。此时，软件的使用提供助力的范围仅限专职档案人员，帮助其提速、更正规的完成档案工作。而随着工作的深入，公司的发展，更多的需求推动着档案工作对软件的更高要求。

2.发展：随着公司办公平台搭建，地域间的档案信息共享，检索、查阅需求上升。2009年档案人员放眼长远，着手考察、上线可联网与公司办公OA平台搭建共享的档案软件，历经一年测试，期间档案实体工作中产生的需求加促软件的多次版本更新，功能定制，此为档案对软件的推动发展。相对的软件正式作为办公必要条件作用于档案工作，其除了全公司普通用户可通过身份认证后在办公平台进入档案软件从而进行角色权限范围内的检索、查借阅外，流程审批人还可以通过软件流程嵌入办公平台的方式将档案借阅流程进行在线审批，期间申请人及档案人员可以跟踪进度。

3.不断前进：公司业务不断扩大，在建国家级、省市级基建项目越来越多，自主研发项目如雨后春笋不断涌现，这些都对企业档案工作提出了更高的要求。每个大型项目可产生百万卷档案，中小型项目也可产生数十万卷档案，而科研类项目档案种类繁多，这些都对档案工作提出了新的要求，与实体档案工作面临压力大一样档案软件也面临承载力与功能调整两大难题。2016年底开始，对原软件的升级与更新换代考察提上日程，此时现有市面软件产品多更新至网页版，无需下载使用客户端，对硬件要求降低而软件本身功能提升应用更便捷。

二、契合有度，取舍不易。做好档案工作与软件工具性能的磨合与双赢

结合公司档案现有情况及需求陆续考察了行业内享誉较高的6家档案软件产品。基于实际功能需求及软件综合性能筛选出两款较适宜软件进入最终测评。笔者也进行了详细对比，如下：

软件功能 A款软件描述（网页版） B款软件描述（网页版+客户端） 实际需求建議

导入/导出 可操作，可预览，但导入必须案卷或案卷+卷内形式。 导入无直接操作需进行数据转换，导出需要进行详细筛选才可用 需求：在卷内状态不只有导出功能，增加导入功能

OCR 有格式限制，分页扫描对设备有要求 无 由于设限太多，此功能不方便推广

批量修改/替换 方便易上手，需简单逻辑思维 逻辑公式较复杂，功能广 实际使用多，人员水平不一，简单实用较重要

移卷（将卷内某件移至另一卷） 不可操作 可用，有复制和剪切功能。 建议添加该功能

批量关联/拆卷/组卷 可用 可用 标准化日常工作需求

生成档号 案卷只有生成档号功能，没有档号调整功能 需要进行设置再进行功能使用 建议添加档号调整功能，档案整理的重点

保存到其他库，跨全宗保存 可用 不可用 对多个全宗公司有需求

录入 通过设置可携带上一条部分信息，方便录入 必须逐条进行录入与修改 可携带式录入节省人力时间

普通用户 检索、查看、申请、协查 协查功能为亮点，借多份档案可添加暂存架集中申请 有预约功能，其余功能使用方便 都依据实际使用进行了人性化设置

流程跟踪 可用 可用 流程与审批是企事业单位档案工作顺利开展的必备项

审批人 审批、转审批 可用 可用。且可以临时赋权

打印审批单 可用 客户端状态下可用

档案员 借出 可通过手动查档案找添加借阅单及通过流程借阅单借出 没有手动选择借阅功能，即纸质借阅审批的无法加入系统后期统计 A较全面考虑了档案查阅的线上，线下并行的情况。最后都可汇总进软件进行跟踪及统计等

归还 可用 可用 日常工作必备项

统计/报表编目 需进行设计与导入 需进行设计与导入 档案日常工作，如果系统化则更方便了

录入移交人 档案添加、导入、移交、拒绝后查看 基本可用。但是拒绝后消息不显示，作为移交人可能无法及时知道那些被拒绝，并且看不到拒绝的理由，不方便后期的整改 基本可用。但是拒绝后没有消息提示，仅变回未移交的档案颜色，并且看不到拒绝的理由，不方便后期的整改 希望添加价值档案员移交档案后拒绝回来的档案消息显示及拒绝的理由。否则其无法知道何时被拒绝，被拒绝了什么及理由

纵观不同地域，不同领域的企事业单位对档案整理的不同要求影响着其对于软件工具的具体考量，但是行业中主要软件的性能体现出了档案工作的基本原则不变，总体方针统一。虽然各款专业的软件基本上都可以满足档案具体工作的实现，达到了档案与工具的契合，但龙生九子个个不同，不同的档案实际工作对软件工具的要求不同，除非进行专向定制否则档案工作者都要面临取舍问题。

三、着眼当前，展望未来，谋求共同发展与进步

“档案”诞生于清初，至今已有近500年历史，而广义中的档案则渊源更久。同比档案软件的诞生起源于上世纪90年代，至今只有不到30年历史。如果认为档案是历史是旧的，那么坐上了科技发展的软件管理这趟航班，历史就与时代接轨了。笔者在进行档案软件市场考察时，期望着放眼大局希望找到一款与实际工作契合度高且可以做好符合未来发展方向，做好如网页版功能软件与电子扫描识别、离线客户端、三维立体库房检索、二维码盘库等结合于一体的软件。虽然目前看行业领域内市场无法在成本可控的范围内做到综合性软件功能与实际档案工作需求整合，那不妨相信用不了再一个30年，到时候承载着档案工作高效、可控、契合高的这架工具航班必然会进入到全局航线，且越飞越远。

四、结束语

1+1的模式虽然不一定大于3，但是一定不会小于2。档案工作也许是繁琐的，是平淡的但是同样也在谋求发展，寻求与时代接轨。相信，行业内的发展会不断变革，各种服务于档案工作的基础工具也将顺应发展进入或退出舞台，无论取舍都是致力于将档案事业推向达到更安全，高效，便捷的目标。endprint