行政事业单位档案管理创新初探

刘玲

摘 要：随着社会的不断发展，社会公共服务不断完善，而行政事业单位作为提供公共服务的主体，其在运行中产生的档案资料也日益多样、复杂，尤其是在信息时代，数字化信息的出现逐渐冲击着传统的纸质档案管理模式，同时也为行政事业单位的档案管理提供了新的思路，因此，如何根据现代社会的发展要求建立档案管理制度则成为工作的主要内容。目前在我国行政事业内部管理中，如何根据信息时代的发展要求，优化管理模式还没有形成一个完整的方案，因此，行政事业单位应该结合档案管理的性质，以及其中存在的问题探究创新管理办法。

关键词：行政事业单位；档案管理；问题；创新思路

党的十九大报告提出要加快建设创新型国家。档案建设管理作为国家创新体系的一个重要组成部分，也需要与时俱進，不断创新。行政事业单位作为提供公共服务的主体，其在运行中产生的档案资料也日益多样、复杂，尤其是在信息时代，数字化信息的出现逐渐冲击着传统的纸质档案管理模式，我们要及时贯彻十九大精神，对行政事业单位的档案管理进行创新。

行政事业单位档案管理的性质

行政事业单位是国家机构的重要组成部分，行政事业单位的持续健康发展，对维持国家正常运转有着举足轻重的作用。行政事业单位档案是记载行政事业单位各项业务的重要信息资料，也是记载行政事业单位内部人员的文档信息资料，可以说行政事业单位档案就是行政事业单位所有信息的汇聚地。

从性质上讲，档案管理主要具有行政性，即行政事业单位作为政府实现公共服务的重要组成部分，其在信息类型上与档案建设上都必须要依据相应的法律规范，并且能够满足相应的行政管理要求；管理性，档案是一种信息资源，尤其是在信息时代，其信息价值逐渐凸显，而通过有效的管理能够实现对档案内容的优化，剔除过时的、重复的、冗余的档案内容，保证档案的使用效率；服务性，即档案管理在行政事业单位内部并不直接执行相关决策，也不会直接产生社会效益，但是其却是保证单位有序运行的必要环节。因此可见，实现档案的有效管理则是行政事业单位内部有效运行的关键。

行政事业单位档案管理中存在的问题

在信息化背景下，实现行政事业单位档案管理的创新管理需要涉及多方面的影响因素，而这些因素中存在的问题则是影响其创新发展的重要阻力，具体表现为：其一，管理制度不够完善。行政事业单位在自身发展之时，忽视了对档案信息管理制度的建设的投入，使得档案管理过程缺乏约束，存在的违规操作，严重影响了档案信息质量；其二，对档案管理重要性的认识不足。行政事业单位一些领导对档案信息的重要性认识不到位，将档案管理等同于信息记录，减少了物质投入，造成了档案的损坏，不完整，甚至丢失。其三，管理人员的业务素质参差不齐，难以跟上现代社会对档案管理的需求，造成了档案管理的混乱。

优化行政事业单位档案管理的创新思路

3.1创新管理理念，实现对档案管理的科学指导

认识是实践的指导，在行政事业单位的档案管理过程中，要想实现对管理模式的创新，首先就应该从管理理念上进行创新，这样才能依据现代化管理需求，制定完善的管理措施，构建系统化的管理模式。行政事业单位在创新档案管理理念的过程中，首先要正确认识档案管理在单位内部管理的重要性，认识到其在记录单位发展历程、记录公共服务落实效果、体现国家政策效果、纠正运行管理错误等方面发挥的作用，进而在内部管理中，将档案管理放在重要的位置上。

其次，树立信息化管理理念，在信息化时代，档案部门就是行政事业单位的信息集散地，它事无巨细地记录着单位内部各部门的运行情况，而这在大数据分析时代为单位领导的决策提供了重要依据，因此，行政事业单位在内部管理中，应该与时俱进，建立信息化管理理念，并通过增加投入、完善制度、构建系统平台等方式推动信息化进程；最后，提高制度管理意识。

3.2创新人才管理，提高档案管理的专业水平

在信息时代，人才的重要性在管理中逐渐凸显，行政事业单位的档案管理也不例外，只有保证了工作人员的专业性才能够顺利地落实档案管理措施，并在工作中发挥其创新潜力，推动档案管理办法的不断完善。行政事业单位在档案管理中，首先要坚持以人为本的管理理念，在纸质档案管理时代，由于领导者对档案的忽视，使得档案管理人员的价值得不到充分的发挥，在长时间僵化的工作环境中逐渐失去了创新的活力，而这种工作状态在进入到信息时代后必然会受到冲击，基于此，行政事业单位应该从人本的角度出发，不断优化档案管理人员的工作环境，将其纳入到单位内部管理的重要环节，提高其对工作的热情。

其次，注重对专业人才的培养，信息时代对档案管理人员的素质也提出了更高的要求，计算机技能、信息素养等工作内容使得工作人员的知识结构必须要做出调整，针对此，行政事业单位一方面要注重对一些不合格的档案管理人员的淘汰；另一方面还应该应该注重人才培养，将档案管理人员的职业培训纳入到工作计划中来，在培训中不仅要增加信息化的管理的基本技能，更应该从思想意识提高的角度，转变工作人员的工作理念，进而提高其对档案管理的责任感，以及顺应信息化管理发展趋势的自觉性。

3.3创新制度建设，提高档案管理的规范化管理

前面已经提到，在目前的档案管理环境中，纸质档案时代的管理制度已经难以适应行政事业单位的档案管理要求。“没有规矩不成方圆”，因此，转变管理模式，构建新的管理制度已经成为其创新管理的必然要求。在档案管理中，行政事业单位首先应该坚持客观性的原则，从单位内部信息档案的性质以及实际运用中存在的问题出发，建立切实符合发展实际的制度规范，以保证从整体上对档案管理的指导。其次，坚持可行性原则，制度只有在落实中才能够发挥作用，在行政事业单位制定档案管理制度的过程中，应该结合制度的执行情况对相关的规范进行调整，这样才能够实现制度的逐渐完善，为信息化的档案管理提供一个良好的环境。再次，提高制度落实的权威性，制度之所以能够发挥作用就在于其普遍应用性，在行政事业单位的内部管理中，我们不仅要重视其对于管理人员的约束性，还应该注重其对领导者的约束性，这样才能保证档案在一个公平的环境中得到有效的利用，避免档案信息的失真。

3.4创新信息管理，建立并完善信息化管理平台

信息化是行政事业单位档案管理的主要发展趋势。从某种程度上讲，目前行政事业单位在档案管理中存在的问题多数都是由于信息技术的冲击而产生的，因此利用信息技术、结合信息发展环境实现对档案信息的优化管理则成为行政事业单位创新管理的主要途径。信息技术为档案管理带来的不仅是技术上的转变，更是思想上的创新，因此行政事业单位的档案管理部门在创新管理中，首先应该调整管理理念，从大数据发展的角度，提高对档案信息价值的重视，并结合单位的发展实际身深入数据分析，进而不断优化公共服务内容与形式；其次，加强对信息平台建设的投入，信息化管理需要必要的软硬件支持，如单位在预算管理中，应该从更新档案管理系统的角度实现购置计算机、打印机、扫描设备等，同时还应该与软件开发企业合作，购买安装符合单位内部档案管理需求的软件，利用软件的丰富功能实现档案管理对单位业务的覆盖；最后，注重信息安全管理，信息安全是伴随着信息技术产生的，在行政事业单位的档案管理中，软件系统一旦遭受到恶意攻击就会出现信息泄露、篡改的危险，因此，单位应该从提高信息质量的角度，建立专业的系统检修部门，并实现软硬件设备的定期检查，做到防患于未然，为档案信息的使用奠定基础。

结束语

总之，随着社会公共服务的不断完善，以及信息化管理模式的逐渐形成，行政事业单位的档案管理工作必须要做出一些创新调整。但是目前在行政事业单位的档案管理中影响着档案信息收集、使用效果的因素依然不容忽视，针对此，单位应该转变思想，提升对档案管理工作的重视程度，提高档案管理人员的素质，完善档案管理的设备建设，创新档案管理的方法，从而充分发挥档案管理在单位内部运行中的作用。

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