浅谈行政事业单位货币资金定期对账制度的建立

陈学磊

摘要：本文以行政事业单位的货币资金对账为切入点，以防范和及时发现财务人员舞弊为防控对象，通过分析定期对账的优点，提出建立货币资金定期对账制度的有效方法。

关键词：定期对账制度；优点；方法

行政事业单位作为行使国家行政职权、从事社会服务的重要货币资金控制和使用者，管理者往往重视行政职权的行使或行业业务的管理，而对会计业务的管理过于粗放，长期以来形成信任代替监督、习惯代替制度的财务管理意识。会计机构常常因内部控制不严、监督不到位、对账不及时造成财务人员通过签发空白支票、“大头小尾”支票，偷盗票据、印鉴，篡改账簿等方式套取、挪用、贪污公款且长时间不被发现，给单位和国家造成不可弥补的损失，尤其是随着便捷的电子支付方式的普及，货币资金控制风险大大提高，因此建立有效的可执行的货币资金定期制度就显的尤其重要。

一、货币资金定期对账制度的概念

笔者认为，所谓货币资金定期对账制度，是指会计机构在每月月初的一定时期内组织相关人员对上月特定时点（基准时点，一般以每月最后一日为基准时点）的货币资金进行账账相对、对库存现金进行盘点、对银行存款进行账实核对的制度，是货币资金对账的业务操作规范，更是防范或及时发现财务人员舞弊的内部控制手段。

二、货币资金定期对账的优点

对账是为了保证账簿记录正确可靠，对账簿中的有关数据进行检查和核对的工作，货币资金定期对账则是对对账会计业务的具体细分，经过笔者分析，细分的定期对账制度具有独特的优点，可以有效防范或及时发现财务人员舞弊。货币资金定期对账的优点体现在制度明确了对账方式，杜绝了“口头报数对账”，把对账工作落到实处；设置了对账载体，实现事中全程监控，事后有据可查；设定了对账工作流程，规范了对账业务操作，确保了对账工作有章可循；规定了对账基准时点和对账完成时限，把舞弊发生时间缩短在一个月之内，降低了财务人员长时间舞弊的可能性；细化了对账、监督工作人员职责，明确责任分工，捆绑相关人员责任，增强相互牵制的力度。

三、货币资金定期对账制度的建立基本要点

经过笔者研究，行政事业单位如要建立有效的可执行的货币资金定期对账制度，制度的设计就需要具备四个基本要点，一是定期对账须以纸质文档为载体，即对账行为需具有适合的规范化的且可流转的，体现对账、监督过程的会计文档；二是定期对账行为应具有规范性，即定期对账的操作程序、对账内容与范围、对账基准时点、对账时限要求、参与对账相关人员岗位职责分工等需要统一设计、统一要求；三是定期对账过程须有监督，即监督人员对出纳、会计人员的对账过程和填报的对账文档、对账结果进行全方位监督；四是定期对账须有会计机构负责人或会计主管参与，以增大行政领导威慑力，提高制度执行力，使会计机构负责人或会计主管、出纳、会计、监督监盘人员相互牵制的力度增强、责任捆绑的紧密程度提高。

四、货币资金定期对账制度的建立的基本步骤

行政事业单位在充分考虑上述基本要点的基础上，建立适合本单位的定期货币资金定期对账制度应分两个步骤完成，具体步骤如下：

第一步是制定适合本单位定期对账的载体。相关载体以规范的格式，流转于不相容岗位人员之间，达到相互牵制、相互监督的目的。一般而言，货币资金定期对账应依托《银行存款对账表》、《银行存款余额调节表》、《库存现金盘点表》以及开户银行出具的银行存款对账单四个载体，不同岗位人员填制各自的账簿数、实物情况，检验是否账账、账实相符。一是《银行存款对账表》的设置，该表應按照单位开设的银行账户进行明细设置，其中财政专户还应按照国库集中支付相关规定分功能分类进行明细设置；表中应设置出纳日记账数据栏、会计账簿数据栏以及银行对账单数据栏，充分体现账账、账实相核对的要求；根据内部管理要求，设置对账基本时点和实际对账、监盘时间栏次。二是《银行存款余额调节表》的设置，调节表应根据银行账户、功能分类明细分别设置本单位、开户银行已收未收、已付未付、调整后余额相关栏次，相关栏次中的调整内容应按照多条明细设置，确保未达款项能够清晰明了的反映实际情况。三是《库存现金盘点表》的设置，该表应根据库存现金账簿明细分别设置日记账与会计账簿数据栏，增加设置库存现金盘点记录栏，用于记录库存现金的面额、数量、金额、盘点结果等实际情况以及差异原因说明；根据内部管理要求，设置对账基本时点和实际对账、监盘时间栏次。四是相关载体应在特定位置标识出纳人员、会计人员、监督监盘人员、会计机构负责人或会计主管人员签字确认的要求，以签字确认达到真实对账、全程监督、实地监盘的目的。

第二步是制定定期对账流程规范性要求。定期对账流程除对业务操作进行流程性规范外，还应明确对账工作完成的时间限制、相关人员职责工作分工以及签字确认后的文档保管要求。一是每月月初在规定期限内，出纳应根据登记完毕的日记账在《库存现金盘点表》、《银行存款对账表》日记账数据栏次填制账簿数，签字确认后，并及时传递给会计。二是会计在收到出纳填制的表格后，补充填制会计账簿数据栏数据、银行存款对账单数据栏数据，并进行账账、账实核对，如存在未达款项，会计还应编制《银行存款余额调节表》，签字确认后及时将相关表格和银行存款对账单返回出纳处，如发现异常及时报告部门或单位领导。三是出纳认真检查、核对会计返回的相关资料，对核对一致的表格进行整理，同时对会计填制的《银行存款余额调节表》相关数据进行检查，无异议后签字确认，等待监督监盘人员复核、检查；若核对不一致的，出纳、会计共同查找原因，发现差错及时更正，确保账账相对并相符，如发现异常及时报告部门或单位领导。四是监督、监盘人员在会计机构负责人或会计主管的组织下对填制的表格、账实进行现场复查和盘点并签字确认，并将签字后文档复印一份备查，原件交由会计人员作为会计档案与记账凭证一起归档，如发现问题并根据问题的大小要求出纳、会计现场处理或立刻报告单位领导。

五、结语

货币资金作为行政事业单位所拥有或控制的流动性最强、控制风险最高的资产，各单位虽有管理要求，但并没有对货币资金对账方式、对账过程、相关人员责任以及对账结果记录进行明确的规范的要求，易造成会计、出纳之间推诿扯皮影响工作，同时增大财务人员舞弊的可能性。可以说，货币资金定期对账制度的建立，有效弥补了行政事业单位内部控制的缺失，不但明确了责任分工，规范了对账业务操作，还可以有效防范或及时发现财务人员舞弊，为国有资金的安全提供保障。

参考文献：

[1]事业单位会计制度研究组.事业单位会计制度讲解[M].东北财经大学出版社，2013.

[2]任振和，曹卫平.气象部门计财业务系统管理与应用实物（上卷）[M].科学技术文献出版社，2017.