新形势下高校财务报账创新发展研究

吴芳芳

摘要：新形势下网上预约无等候报账极大地解决了高校普遍存在的财务报账困难，文章以W大学无等候报账实践为例，通过阐述报账流程和内部控制的创新，分析进一步的优化措施，最后针对制约因素，提出未来发展策略，以此进行高校财务报账创新发展研究。

关键词：财务报账；网上预约；无等候

高校落后的财务报账模式带来的报销难问题长期制约着财务工作的效率。随着高等教育事业的迅速发展，学校资金的来源和支出日益繁多，政府相继推行的财政体制改革，以及信息化发展的不断冲击，给高校财务报账创新发展带来了契机，依托信息化的网上预约无等候报账模式便应用而生了。文章分析了W大学网上预约无等候报账实践创新运用，并结合审核岗复核岗互审、强化预算管理、拓宽服务渠道等手段，最后提出建立二级学院财务报账员、实行网络电子签名审批策略，以此进行高校财务报账创新发展研究，为高校财务工作提供参考。

一、高校财务报账的发展模式

高校财务报账经历着从手工阶段到信息网络化阶段和电子支付阶段的转变。20 世纪90 年代初期手工阶段，高校经费来源单一，业务简单数量少，以纸质为载体，手工记录并保存会计信息资料。20 世纪90 年代中期到21 世纪初，高校规模不断扩大、经费来源逐渐多元化，财务报账业务巨大增加。财务报账开始从手工走向会计电算化，紧随现代化、网络化、信息化的发展，又不断向信息网络化迈进。为加强资金使用和监管，政府要求实行统一核算和实时监控，相继推行的财政体制改革如国库集中支付、公务卡结算，促使高校财务报账逐渐取消现金支付，实行电子支付，提高资金安全。

随着高校财务报账发展阶段的变化，其报账模式主要有窗口报账模式、信封报账模式、网上报账模式。

（一）窗口报账模式

窗口報账模式分传统窗口报账模式和叫号机排队取号报账模式。报销人员经过票据整理、手工填写报销单、领导审批签字后，到学校财务窗口进行审核报销。其优势是简单、手工易操作、能面对面交流。但传统窗口报账模式核算大厅经常排队混乱，人满为患，随后财务部门开始使用叫号机系统的排队取号模式。这种方式虽然一定程度上解决排队无序状态，但仍然须长时间等待，报账速度慢，效率低，报账难。

（二）信封报账模式

信封报账模式，顾名思义，报销人员将报销票据装入信封，财务人员先收齐信封，然后再在后台统一审核处理。它省略了原来持报销单据排队等候会计审核报销的步骤；财务人员可以专心审核，效率高。但缺点是不能面对面交流，会存在沟通失误、票据丢失问题；在投递集中时期，容易出现压单，增加核算人员压力。

（三）网上报账模式

通过升级或引进系统软件、开通网上报账功能模块，财务报账实现网络化。报销人员登录网上报销系统客户端，完成报账事项填写，预约报销时间，最后打印递交财务部门。财务工作人员在报销系统中确认后可自动生成凭证，经过审核复核，最后结算付款。此种报账模式有效分流了基础信息的录入工作量，预算控制在报账人员录入时即可得到体现，避免票据签字审批后才发现项目余额不足等预算问题。网上报账模式比较窗口报账模式，可以自主预约报销时间，一定程度上缩短报账等待时间，但作为高校新发展模式的网上报账一般还都不够完善，仍然需要报账人员现场等待业务处理完成，财务日接单能力有限。

二、W大学网上预约无等候报账

W大学计财处经过多年传统窗口报账模式、叫号机排队取号报账模式、网上报账等候模式后，借鉴其他高校的先进经验，于2016年10月，正式全面推行网上预约无等候报账。2016年日接单能力从160笔提高到500笔；2017年实现预约不限号后，最高日接单达1200笔。“无等候”报账极大地提高了工作效率，师生们“报销难”的问题得到极大解决。

网上预约无等候报账是新形势下高校财务报账发展的趋势，它依托信息化平台，由查询系统、网约报账系统、物流管理系统、无现金系统和财务系统组成。网上预约无等候报账流程：报销人员整理票据→登录网上预约系统→填写报销信息并提交→打印预约报销单→预约单签字、审批（盖章）→预约单投递给接单窗口初审（或投递至24小时自助投递柜）→接单人员分配→审核→复核→无现金支付。师生将预约报销单据递交财务部门接单窗口审查后即可离开，会计人员在后台进行所有会计业务处理，报销款项由无现金系统支付到报销人员原先填报的账户中。在这过程中，报账人员可以通过物流系统实时查看追踪报账进度。无等候报账的创新发展最根本的是将线下服务管理变为线上服务控制。

（一）报账流程的创新

1.会计核算信息化。无等候报账在报账流程中首先需要报销人员网上填报具体报销信息，因为会计数据采集信息化，后期会计人员在审核时，可以自动生成智能记账凭证。它将会计核算变成信息化规则，如会计制度要求的项目、科目、摘要等。会计人员可以从录入基础会计信息到更多地专注业务判断转变，使业务处理更高效和准确。

2.资金结算电子化。无现金系统与网上预约报账系统、财务系统实时相连。银行卡信息等关键数据自动转入财务系统，支付信息由财务系统复核后自动传递至银行系统，实现无现金报账。它简化报销流程，消除现金清点工作，提高工作效率，同时也减少了现金存储、支付、管理风险。

3.报账物流系统化。无等候报账中增加的接单、分单环节，它将票据流转信息接入整个系统，使报销人离开后能够实时追踪报账处理的全过程。接单、分配、审核、复核、支付步骤都可以查看，可以及时清楚全面地掌握报账完成情况。

（二）内部控制的创新

1.预算管理更科学。将发放数据严格控制在项目预算范围之内，如果项目或者费用项超支，无等候系统能够自动控制不能填报、无法生成预约单，预算超支能够在事先得到控制。项目负责人或被授权人通过系统项目查询，可以实时查询用款情况，掌握经费的预算冻结情况、预算执行情况、往来情况，有利于全面动态地掌握项目经费情况，完成项目决算等。做到自主监管经费，使预算管理由被动变主动，由事后提到事先、由仅仅财务人员参与转变为项目负责人、相关领导等全员参与，做到高校预算管理更科学、更规范。

2.项目使用更安全。无等候系统报账用户主要分项目负责人、实际报账人两类。项目负责人具有系统默认的项目报账、管理的直接操作权限，实际报账人往往是被授予权限的校内其他师生（如课题组成员、办公室人员），他们必须经项目负责人在系统中授权后才有相应不同角色的权限。因此，能够有效避免过去项目经费报账冒领冒用的现象。

3.会计工作更高效、工作量分配更科学。W大学为实施无等候报账，将原先会计核算大厅进行了物理隔断，前台接单咨询，后台集中账务处理，较传统窗口报账模式更高效。无等候报账将所有预约报销单集中到一个接单窗口，然后平均分配给各个制单人员，是对过去多个传统窗口报账接收的规范化整合，并实现工作量科学分配。

4.业务管理更全面归范。无等候系统具有完整的业务功能，包括“日常报销业务”“国内旅费业务”“暂借款业务”“酬金申报”，主要学校业务类型都囊括其中。在要求师生正确分类填写前，必然要求财务部门将费用项正确归类整理与细化设计，通过系统来控制报账的名称内容对应正确的科目。报账人员非财务专业人员，呈现给师生的是各项报销费用名称并附注说明而非会计科目，师生只需找到正确的名称填入报销金额即可。不仅减少导入凭证的修改量，而且有利于减少会计人员业务判断的差别，使会计核算科目更归范。

三、优化措施

（一）审核岗复核岗互审，提高财务报账效率

W大学实施无等候报账初期，后台业务处理总共3组审核复核人员，每组1名复核对应2名审核。经过优化设计后，实行审核岗和复核岗互审，一名会计人员既是本岗位的审核员，又是另一名审核员业务的复核员。仍然是3组，每组3人如A、B、C，即A审核的凭证由B复核；B审核的凭证由C复核；C审核的凭证由A复核。赋予双重职责，一是能够在较短时间内拓宽业务，增强职业判断能力，快速提升业务水平；二是可以最大限度地平均工作量，之前虽然每个审核员、每个复核员的分配量是相等的，但审核员与复核员之间的工作量是不平衡的；三是能够缩短票据积压时间，特别是当组里某人因故请假较长时间，可以启动特殊模式。如请假1人，工作量按剩余8人平均分配后，請假组里剩余的2人进行互审，不会造成凭证长时间堆积。优化审核复核环节，有利于提高财务报账效率。

（二）强化预算管理，均衡报账业务核算量

由于学校的特质，高校普遍存在期初、期末、年末报账集中的问题，实行无等候报账不限预约号，很容易在业务集中期造成凭证积压或会计人员疲于完成工作量，造成业务核算质量下降，容易出错。因此需强化预算管理，从源头寻求解决方案。第一，错开科研结题时间，避免年底集中结题。尽量错开不同科研类别课题结题时间；在当月结题的课题，预算科把结题时间控制提前（以往是当月30日），避免老师在结题前最后日期递交报销单，而财务因为月末结账等来不及处理的情况。第二，严格执行预算管理制度。公开项目预算执行完成情况，注意前瞻性和计划性；严格执行考核制度，避免年末突击花钱的局面。

（三）以服务理念为指导，拓宽服务渠道

W大学在实施无等候报账后，逐次引入两台24小时无等候报销自助投递柜，减少接单窗口投递人流量。自助投递柜无缝对接无等候系统，师生只需要将手续齐全的报销预约单据装入计财处投递专用透明文件袋，然后扫描条码自助投递预约报销单，实现物流跟踪，短信通知，极大地方便了师生。建立科以上干部联系学院制度。主动服务联系学院，定期与学院财务联络员及学院班子进行交流，主动宣传各项财经政策，及时反馈处理学院反映的新情况、新问题，做到财务报账信息上通下达。建设沟通平台，网络推送报销指南。建立全校性微信群、QQ交流群，为师生们的财务问题答疑解惑；建设微信公众号，网络推送报销指南，让全校师生更方便快捷地获取财务资讯、查询财务信息，将财务报账制度、操作等推广全面化、网络化、普及化。

四、网上预约无等候报账未来发展策略

W大学实施无等候报账经过优化措施后极大地解决了报账难问题，但仍然存在一些制约因素，具体表现如报账返工率高，签字审批耗费大量时间。

（一）设立二级学院财务报账员

后台会计人员在审核中发现不合规票据时须电话与报账人员联系沟通、解释。报账人员又得来回补齐手续或取回退单。随着报账业务工作量的增加，老师平时又忙于科研、教学，很难全面地掌握财务报账信息，难以一次性通过报销，导致会计人员反复审核，报账效率低，师生往返补单浪费大量精力。新形势下只有设立二级学院财务报账员，提供预审票据服务才是关键出路。长久以来，由于高校普遍存在的“统一领导、集中管理”财务管理模式、财务处人员占全校师生的比例偏低、师生和财务人员的信息不对称现象，使得报账难问题很难被攻克。W大学财务处积极探索，在实行网上预约无等候报账后师生们报账难的问题得到极大解决，但仍缺打通二级学院的“最后一公里”，需要设立二级学院财务报账员作为纽带。

各学院需要专门选聘或兼职一名财务报账员，其主要职责是预先审核票据、负责学院报账工作。预先检查手续是否完整、是否允许开支等，提高报账成功率；负责传达财经法规等财务信息，甚至协助做好学院预决算、对账等工作。

（二）实行网络电子签名审批

《中华人民共和国数字签名法》于2005年4月1日起施行，明文规定以数字签名方式签署的电子文档具有法律效应，它为高校财务报账实行网络电子签名审批提供了法律依据。目前高校经费来源多，签字审批也不尽相同。在签字审批未网络化情况下，往往需要根据不同的经费类别寻找相应的审批人签字，有些报销单甚至需要多关审批，只要其中一人不在岗，就可能延误整个报账进程。新形势下高校需要梳理审批流程，简化审批手续，建立、完善网上审批功能。在网上预约无等候报账系统中建立网络电子签字审批功能模块，系统能依据经费类别、审批额度等事项自动将电子单据流转到相应的审批人办公系统模块，然后审批人根据系统提示，审核单据签署电子签名。

实行网络电子签名审批，一方面审批人可以根据报账人和自身工作情况，实时或集中进行网络审批，自主性增强；另一方面可以解决传统纸质签字审批来回奔波耗费大量时间，报账效率提高。网络电子审批和网上预约报账融合后，不仅使无等候报账的优势进一步发挥，还可以防范手工审批签字造假。

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