浅谈办公室主任的自我修养

王兴三

[摘要]力公室是一个综合部门，起着承上启下、沟通内外的作用，是单位的核心部门。办公室主任需要承担办公、办文、办会、综合督办协调、信息收集、信访接待、人员与经费管理等各项工作以及大量临时任务，工作内容繁多、责任重大，这就需要具备多方面的能力和素质。

[关键词]力公室主任;自我修养;分析

引言

办公室是各级党政机关、企事业单位的综合办事机构，负责协助领导参与政务、管理事务，为领导服务抓信息，为机关服务搞协调，为基层服务促沟通，是承上启下、连接左右的枢纽;而办公室主任则处于这一枢纽的中心位置，具有举足轻重的作用，是领导的“咽喉”“耳目”、助手和参谋。因此，办公室主任要适应这一特殊岗位的需要，必须不断加强自身修养，努力提高政治思想、道德品格、文化智能以及组织协调水平和心理素质。

一、注重礼仪

随着市场经济的进一步开放，企业对外交流日益广泛，作为办公室主任，陪同高管代表企业进行商务活动的频次日渐增多，仪容仪表显得尤其重要。一般情况下，企业都比较注重商务活动的仪容仪表，如男士西装领带，女士西服套装、略施淡妆。但是，有些办公室主任不太注重平时的仪表仪容，给人邋遢、不利索的感觉。其实，仪容仪表的背后，体现出一个人对待自己、对待他人的态度，是尊重社会、尊重他人、尊重自己的综合体现。一个整洁的外表，体现了一个人在处理事务上关注细节、追求美好的愿望;一身合适搭配，显示出对自身与社会融合度的评估和把握尺度的能力。透过自身装束也可看出此人对社会的接纳程度和顺势应变的能力。古人日：“不学礼，无以立”。作为企业办公室主任，在接待客户来访时更要注意以下礼仪工作。

第一种是接待企业商务来宾。这些来宾一般都在商务活动之前与企业有过一些事务性沟通，这时办公室主任首先应该与业务部门负责人及时沟通，了解此次活动中商谈的主要事项、客户企业和来访客人的相关信息和来访天数;根据以上信息召集相关岗位人员制定接待日程方案：商定主要接待领导以及陪同人员、布置会务地点、确定接（送）机时间、安排客人住宿、了解来宾民族习俗和个人喜好、准备企业宣传资料、文件资料等;议程方案一经确定，就要及时传达到相关岗位和个人，促成接待工作的团体参与;同时要保证来访客人愉快、合理的工作与休息时间，确保接待事务不空档，避免留下不热情、不重视的不良印象。

第二种是接待上级专项检查来访。除了落实以上必要议程事项外，办公室主任要让本企业领导全面了解此次检查工作的重点内容和本企业相关状况，要把本企业亟待解决的困难和遇到的障碍概括出来，要让企业领导把自己的认识与现实情况加以对照，用专业的角度和语言与来访专家沟通;同时，还要做好汇报会的组织工作：要确定好会议中主宾入（离）席的顺序、准确介绍参会人员和主汇报人、制作的PPT汇报材料要简明扼要、播放设施要流畅有声、茶水摄像服务人员要及时到位，要确保工作反映真实、高效，做到坦诚相待，真情交流，对待问题不掩盖、不回避;只有直面问题，才能得到专家的专业指导，有效解决问题。

第三种是到企业内部检查工作。企业的效益除了员工的无私奉献，更重要的是有一批优秀的企业“领头羊”，高管的权威形成和魅力展现，左右臂的辅佐与支持起到很大的作用。一个好的企业办公室主任，首先，要礼贤下士，不要狐假虎威，不要因为自己的个人形象影响员工对高管的正确评价，给企业带来负效应。其次，由于办公室主任长期与公司高管接触，对其知识层面、表达习惯、思维模式都有一定的了解，因此办公室主任在领导下基层之前，就应该深入基层了解本企业的运营状况。总之，办公室主任在此事项上应该用心营造，搭建起一座高管与基层工作的紧密桥梁，不要假传“旨”令，兴师动众，让“下基层工作”演变成“迎来宾工作”，应该让“检查工作”转变为“体验工作”，只有让领导亲身体验，才能让领导拥有的权力得到针对性地发挥，让权力准确运用到实践工作当中，才能达到权力的高效和实效;只有让领导与员工深切地交流，才能让领导的经营理念及时地转化为员工的行动，才能让领导了解员工情感上的需求和工作中的进展状况，才能上下形成合力、向心力，共同致力于目标的实现。

二、过硬的思想作风

办公室工作具有“重”“杂”“难”的特点，这就要求办公室主任要有过硬的思想作风。第一，要加強思想政治理论学习，以习近平总书记新时代中国特色社会主义思想武装自己的头脑，不断强化政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，增强政治的敏感性;第二，要强化廉政意识，公务接待中要严格遵守“八项规定”，物品采购中要公平公正，切不可中饱私囊，任何时候都不得利用工作之便谋取私利;第三，要坚持按制度办事，谨言慎行，不该说的话坚决不说，不能表的态坚决不表，不利于团结的话坚决不传。

三、勤于思考，勤于调查

俗话说，才干来自勤奋。一个人要具备知人之先、晓人之全的能耐，就得付出超乎常人十倍、百倍的努力，就得有一种克勤克俭、埋头苦干、锲而不舍、开拓进取的精神。爱迪生曾经断言：“世界上没有一种具有真正价值的东西，可以不经过艰苦辛勤的劳动而能够得到。”所以作为办公室主任绝不能安于现状、饱食终日、无所用心，不能有丝毫懒惰和懈怠，一定要增强使命感、危机感和紧迫感，超脱于小事，醉心于大事，勤于捕捉带有倾向性、指导性、实效性和超前性的信息，勤于对各种相关学科知识的积累，勤于“回头看”，不断总结新经验，研究新问题，从而不断去充实自己。

四、优秀品行

办公室主任由于与企业高管接触较多，掌握企业秘密和商业机密的机会也比较多，这就要求办公室主任做到：第一，要坚守保密原则，即使在受委屈和不被认可的情况下，把握住有所为和有所不为的尺度，决不能以牺牲企业的代价换取个人的痛快。第二，要团结同事，企业发展离不开团队合作，维护友好的工作环境是提高工作效率的根本保证。办公室的许多职能部门都有和高管直接沟通接触的机会，有时可能造成管理散漫的现象，甚至可能会有下属公私混谈、占据领导工作时间的现象发生。这时办公室主任就要发挥统筹管理的方法，制定严谨的会客时间要求与会客程序，并同《工作描述及岗位职责》相配套，以《员工守则》培训教育大家，通过制度管理人和事，减少人际关系中可以引起的矛盾冲突，既给员工权属时间和空间，又要通过工作程序来约束不合理行为。第三，要实事求是，办公室主任与领导接触机会较多，时间长了，容易让领导产生偏信偏听的依赖性。因此，作为办公室主任，在反映和汇报工作时，一定要恪守原则、实事求是，不要隐瞒、不要妄断，也不要夸大事实，更不要借机泄私愤、寻报复，要懂得罔言可误事，谗言可害人。第四，要行事果断，办公室主任在上下级沟通中，时间要求很高，办公室主任要具备迅速划分催办紧急程度能力，归整待办事项，通过标签色彩的区分，配合工作笔记备忘录的习惯，逐渐培养增强处理事务效率的能力。

五、强烈的服务意识

服务意识和服务质量是衡量办公室工作的重要指标。从公务接待到各类办文办会，从大型活动举办到领导公务用车安排等，服务无处不在，办公室的所用工作归根到底就是服务。为领导服务要善于想领导之所想，对于领导的意图要准确领会，对于领导的决策要坚决执行，对于领导的问题要勤于思考;为基层服务要急群众之所急，对于基层反映的问题要及时处理，要做到热心、诚心、耐心。

六、文字功底

办公室主任需要草拟各类文稿，从计划总结到汇报材料，从公文起草到会议记录整理以及各种规章制度的制定、修订完善等，文字功底至关重要。扎实的文字功底是办公室主任的必备素质。作为办公室主任，要爱学习、善思考、重实践，平时要能够按照“三熟三强”的标准，即全局熟、重点熟、具体熟，业务能力强、文字功底强、沟通能力强，不断完善自己，长期积累，不断进步。

结语

办公室主任是一个单位的“大管家”，重任在肩。作为办公室主任，要以精益求精的精神，不断学习、不断提高，与时俱进、追求卓越。

参考文献：

[1]张杨，伍锦芝，黄茹琴.略论现代企业办公室主任的素质构成[J].现代商业，2012 （14）：167-168.

[2]王勇.浅谈如何当好企业办公室主任[C].中国水文化，2016.

[3]赵晓方.浅谈如何做好政府办公室主任工作[J].办公室业务，2015 （22）.

[4]武宇，胡松华，姜玲.做好企业办公室主任的工作方法及原则[J].办公室业务，2004 （5）：35-35.

[5]金莲.浅谈办公室主任的自我修养[J].才智，201 8（7）.

[6]周军保.浅谈办公室主任如何加强自身修养与角色定位[J].城市建设理论研究：电子版，2012 （2）.