关于归档纸质文件与电子文件整理的分析

徐丹丹

【摘要】办公室行政管理中一项重要的工作内容就是档案文件的保管，传统的办公模式中对不同的公文、档案文件保管形式为纸质版保管，但是随着政府机关或企事业部门的工作量加大，需要保管和存储的文件资料较多，考虑到保管时限问题，需要综合应用纸质版文件和电子版文件。纸质文件和电子文件在应用中均有各自的优势，本篇文章在此基础上，主要对纸质文件与电子文件整理归档的方法和要求等进行研究与分析。

【关键词】纸质文件；电子文件；归档 ；整理；方法

企业在经营管理过程中有较多的文件资料产生，相关部门需要以档案保管的形式将这些文件资料予以建档、保存，政府等机关单位在行政事务处理中也有不同档案资料需要进行合理、妥善保管，因而文件整理与归档工作需要做到科学和规范。现代信息技术的应用与发展促进电子政务和办公自动化的发展，因而在文件整理中进行信息化建设能够有效提高工作效率和水平，针对纸质文件与电子文件的整理、归档需要从实际分析中展开研究与讨论。

一、纸质文件与电子文件归档、整理基本要求

纸质文件与电子文件在归档管理中需要应用“双套归档”的办法，即在实际工作中需要对光介质和磁介质两种文件进行同步归档，使其形成两套内容一致的档案。在文件管理中需要确立一定的规章制度，对建档、存档等工作内容、工作要求和工作方法等以制度形式予以明确，在分级责任制形式下强化档案管理人员的工作责任意识。另外在纸质文件整理中需要重点核实信息内容的真实性和可信度，了解是否存在信息、内容不完整等问题，电子文件在归档、编目中需要进行基本信息录入，登记进出电子文件，保证其在网络传输过程中的安全。纸质文件与电子文件整理、归档和保管工作具有系统化和联结性特点，因而需要对文件档案进行定期或不定期的备份、登记和收集检查。

二、纸质文件与电子文件归档、整理方法及要点分析

（一）统一分类方案。纸质文件在管理中基本思路是设置管理期限，根据文件内容性质对其保管层次进行年度设置，然后对纸质文件进行排序管理，按照一定的文件量和组合形式合理划分归档类型。而电子文件在归档管理过程中由于其文件性质为信息化的数字状态，在逻辑关系和物理结构等方面存在一定的复杂性。考虑到电子文件信息载体相分性以及档案管理不安全性，在归档管理中应该综合传统纸质文件管理的方法和思路。对于纸质文件与电子文件的归档管理需要统一分类方案，按照时间年限予以划分或按照作者设置保管层次，保证文件资料的完整性、真实性和可靠性，在对应性管理关系中提高文件档案的查全率和查准率。分类性纸质文件与电子文件管理中要综合其形成规律，建立有机联系，促使文件保管、分类方法统一、规范。

（二）统一排序和编号方法。传统的档案管理工作中主要是以纸质版文件保管的形式进行，电子文件在保管中需要对应其排列方法，在立卷方法上进行改革并通过计算机完成检索对文件进行整理。关于文件排序不用考虑较多的文件联系关系，在获得上级部门同意后对文件进行发文和保管期限排列顺序，使文件整理方法更加简便。纸质文件与电子文件在编号处理中需要统一方法，在档案文件信息化管理中充分发挥其法律效力，在纸质文件首页上方空白处填写相关内容或加盖档案章；而电子文件需要在电子档案建立中填写、录入保管期限、作者和年度等信息，一般由计算机自动生成文件序列号。纸质文件与电子文件在排序与编号方法上做到一致能够进一步保证文件管理的对应性关系。

（三）统一编目格式。文件档案管理中关于编目处理主要是对文件进行目录编制和标引，这项处理程序的目的是为了在文件归档、存储后给后续的档案查阅以及调用工作提供便利。纸质文件与电子文件在整理中统一编目格式能够实现高效率的文件检索，尤其是电子文件存储量大、管理内容丰富，通过计算机系统的应用，对其进行多重组合条件下的文件编目，能够使后期档案检索和查询更加智能化和效率化，减少手工编目操作，工作差错率更低。计算机系统中建立统一的目录格式能够使文档目录、文件目录更加对应、统一和规范，档案管理中心能够在自动化办公中完成标引项目和电子文件著录工作，使网络时代下档案管理模式改革，有效发挥纸质文件与电子文件的“多查”“验证”作用。

三、结语

纸质文件保管具有一定的传统性，但是文件资料信息可信度更高，电子文件建立与保管具有簡单、快捷、方便等优势，提高了文档工作的效率和水平，但是也存在一定的信息泄露风险。因而在实际工作中应用“双档”管理的方法，对纸质文件进行档案备份和妥善管理，有利于后期的资料核对和信息查验，对电子文件进行整理、归档实现档案数字化，应用数据库系统，对重要文件内容进行加密处理。纸质文件与电子文件性质不同，在文件整理与归档中注意区分方式方法，有效实现优势互补，能够提高文件档案管理的可靠性和长效性。

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