加强《出生医学证明》办理和管理的重要性

陆世芬

【摘要】随着信息化的普及，出国人员低龄化不断增多，《出生医学证明》承载的功能不断增加，查阅该信息的人与日递增，在此结合《国家卫生计生委、公安部关于启用和规范管理新版<出生医学证明>的通知》的要求，浅谈几点个人观点。

【关键词】出生医学证明；办理；管理

《出生医学证明》是国家统一印制，并依据《中华人民共和国母婴保健法》出具的，证明婴儿出生状态、血亲关系，申报国籍、户籍，取得公民身份号码的法定医学证明，出生医学证明档案是国家民生档案的重要组成部分。

一、《出生医学证明》的办理

首次申领《出生医学证明》必须由新生儿母亲亲自办理，在规定时间内携带新生儿父母双方有效身份证原件和复印件，向签发医院申领《出生医学证明》。如特殊原因，母亲不能亲自办理，必须由新生儿母亲写好委托书，委托人持有效身份证原件和复印件才能办理《出生医学证明》。

如遗失等需要重新办理《出生医学证明》的，先到原签发医院出具的出生医学证明材料（原《出生医学证明》存根联编码，到当地《日报》社登报声明，再向医院提出书面补发申请，核实无误后予以补发。

二、《出生医学证明》档案的安全保密

出生医学证明档案不得外借，单位或组织要求查阅的，必须凭介绍证明当场查阅指定的内容；不得公开出生医学证明档案的内容；不得损害出生医学证明档案当事人的合法权益。

保管单位明确并固定档案工作人员，保证管理必要的设施、场所等确保档案的安全，计算机应专机专人专用，周期性地进行密码更改加强安全防范。工作人员应高度重视维护好相关账号的密码安全，不得泄漏密码，如发生泄漏的应及时更改密码并汇报单位领导。

三、《出生医学证明》档案的归档和管理

根据《浙江省〈出生医学证明〉管理规定（试行）》的通知，《出生医学证明》档案的归档文件材料按首次签发、换发、补发进行分类归档，内容真实完整、图文清晰、签字手续完备，作永久保存。首次签发的有《出生医学证明》存根、申领登记表、父母亲身份证复印件；换领的有《出生医学证明》存根、申領登记表、父母亲身份证复印件及原《出生医学证明》等相关材料；补领的有《出生医学证明》存根、申领登记表、父母亲身份证复印件和报社刊登的声明作废等相关材料。

按档案分类法要求，采用保管期限-年度-问题分类，设立“出生医学证明”类目；按档案管理要求，在年度一致的情况下，以流水号排序。《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领登记表和父母亲有效身份证复印件及相关证明材料装订为一件，采用一人一件一号的形式装订整理，原则上100件为一盒。按数字化档案管理要求，在录入数据的同时做好校对工作，发现错误的条目进行修改，把数字化加工成的 PDF全文挂接到档案管理系统软件上，在档号一致的情况下一一对应，实现档案目录数据与图像文件数据进行批量挂接，发现对接错误的文件及时进行改正，审核无误后按要求打印卷内目录，其中序号为流水号，编号以《出生医学证明》编号顺序排列，题名为《新生儿+母亲+父亲+出生日期》，日期为发证日期，页号为此件文件材料的页数，备注有注明换发、补发、原证号以便统一查找、打印等。

四、《出生医学证明》档案管理存在的问题

《出生医学证明》档案管理制度落实不到位。一些签发机构管理部门和相关工作人员的法律意识淡薄，缺乏有效的监管制度。部分管理和签发机构未按相关要求建立完善各项制度，未严格执行证件入库登记，证、章未分开管理，对相关有效信息核实后盖章等相关管理制度。

《出生医学证明》档案的保管年限不统一，按病历档案保管30年是不够的。未进入档案馆单位的，部分《出生医学证明》档案没有向综合档案室移交，仍由病案室保管，不能做到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温等，《出生医学证明》档案保管安全性差。

五、改善问题的几点思考

《出生医学证明》作为一种特殊形式的档案，它是具有法律效力的。因此，要定期安排档案管理人员参加档案专业技术人员继续教育和参加数字化档案建设知识等培训班，不断提升档案管理人员的综合素质，专人管理《出生医学证明》档案。

在当今飞速发展的信息时代，作为《出生医学证明》档案管理人员，如果仍停留在传统的纸质档案管理模式上，未建立互联网《出生医学证明》管理信息系统，会给不法分子带来可乘之机。通过信息化管理，能准确地掌握《出生医学证明》管理信息，实现信息纵向与横向的共享、互查，防止虚假证件等发生。

长期、有效地保护好《出生医学证明》档案，维护档案的真实、完整和信息安全，作为“人生第一证”，无论对新生儿父母或其本人都具有终身保留的意义。

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