从定位树管理

陈理

【摘 要】本文结合LNG接收站建设项目的采购实践，对采办目标和功能做出定位，并相应对运营期的采办提出执行管理设想，以供参考。

【关键词】采办定位；采办管理

一、采办工作的定位

凡是工作，皆需定位，方可有的放矢。一千个人心中有一千个哈姆雷特，有人会觉得合同采办就如超市，可以随要随取；有人会觉得合同采办如一个巨大的库房，应该提前备所有所需……百度对采办的解释为“在项目采购管理中采办的内容包括：接受采购申请、确定供应商、编制询价文件、询价、报价评审、定标、签订采购合同或订单等内容”。

结合自身的工作经历和相关对合同采办的官方解释，我对合同采办从三方面定位：

1.目的：重在执行，支持建设和生产

首先对合同采办要有目标定位，明确角色职责。合同采办是为了项目的建设或者公司的生产而服务，为满足需求而开展采办，有明确的目标性，一切脱离项目建设和公司生产的采办都是不实之功。

2.准则：合法依规

确立了目标之后，要了解规则，即是对合同采办的执行准则定位：国家、地方、行业、单位对合同采办都有相应的法律法规制度的约束。合同采办有着固定的程序，每一步工作的开展和方式的选择都有明确的红线标准。合法依规的采办才是有效可受保护的，违规的工作将有可能导致采办无效，甚至导致法律责任。

3.价值：经济按质

按照法律法规并以满足项目建设和正常生产为目标而开展的采办工作只能说是合规的采办。合同采办的价值定位就在于满足采办标的和采办工作质量要求的前提下体现经济性。这也是采办方式虽然多样，但是每种方式都有适用范围的原因。在推行市场竞争，追求降低采购成本的同时，还要注意平等竞争，正视采办需求的特殊要求，谨慎选择采办方式。

二、采办工作的问题和难点

合同采办工作是被动的程序工作，根据需方的要求和供方的反应在规定的程序下开展。采办开始的时间从接到采办需求起算，至合同签订止，需方的要求和供货的合理时间是刚性不可调的，可以调整的唯有采办策略和实施方式。

合同采办是一个矛盾集中体，采办的过程就是持续解决矛盾的过程，主要包括：经济和质量的矛盾，需求时间要求和供货矛盾，需方和供方各自的利益博弈，采办程序和实际情况（市场情况、执行情况）的矛盾等等。

合同采办一直都是审计关注的重点，每个节点都存在管理风险，风险控制不到位的话就可能导致损失，包括经济上、时间上、质量上等等。

这些都是影响采办成效的存在问题。

三、采办工作的管理思路和提升设想

所有工作都是由机构、岗位、具体到人这些单位来完成；所谓管理，就是把整项工作按一定的逻辑和条理细分到执行单位，再按照设定的程序开展。

以下几个方面加以改善，可提高采办成效：

1.标准化推行

（1）标准化文本

各部委、行业、招标代理的专业采办文件在不断更新；经过建设阶段、生产阶段的实践检验，采办模板的不足和纰漏逐步显露；生产维保期的采办标的种类繁多，采办需求数量相对大金额相对小，合同模式多样等。特别是生产期的采办需求大种类多，人员经验不一的情况下，建立标准化文本库，结合实际修订，分类采用，是避免风险又提高效率的必要做法。

（2）标准化工序

采办流程大同小异，实际执行又各有千秋。要回避操作风险，就可以将每个流程的操作点细化，将工序标准化，动作标准化。

（3）标准化时间

首先，合规保质的采办工作是有合理的时间要求，不能随意地缩短或跳过一些节点；其次被动的采办工作也是可以发挥主动性的，将采办工作按权限、潜在投标人的资格审查情况、采办方式等方面细化分类，将可控的工作设立标准化时间，在一定程度上对采办效率实行量化控制。

2.采办效率的提高

（1）对现有流程进行梳理。尽量在保证合规的前提下，按照识别的风险简化报批，存在双重报批情况的合并处理。

（2）加强计划性。在确定采办需求之后，根据采办标的、需求时间、对类似工作进行合并，按照需求时间、采办标准化时间倒排计划，从立项、发标、收标等节点做时间要求，及时跟踪和调整。

（3）投标人和合同模式的选择。根据运营期采办的标的和需求特点拓新思路，以年度采办需求为目标开发潜在供应商库，对可招标项目分类分项确定短名单库，相同或相似类型招标项目潜在投标人从名单中选取。

为进一步发挥各需求单位的主观能动性，调动采办积极性，建议对生产期采办采取分类管理，并尽可能地运用年度协议或框架协议以满足生产期常规物料和服务的补给和应急。例如，可窗口办理的检验检测计量采办由需求部门自行完成工作；对于散料采办，形成框架协议推荐短名单，获批后，与其签订合作框架协议，约定供货范围、结算形式，每次需求以订单方式解决。

3.团队建设

（1）以人为本。工作需要人来实现，对合同采办的管理就是对实施合同采办的人的管理。合同采办之所以全过程存在风险，是因为全过程都涉及利益关系，因此，采办人员的职业操守培训和培养是团队建设的根本。

（2）建立大采办观的概念。有一种观念是“我不管采办方式，不管供应商资质，只管提出需求，采办的结果满足要求即可“，殊不知，合同采办工作是一个整体，不能简单分割，只是分工和责任不同，需求的完整性、合理性对后续的采办方式、采办周期、采办成本有直接影响。

（3）责任心和工作热忱的培养。合同采办是默默无闻又烦琐无比的工作，不能制造出有型的成果，反而是终日埋头于细节中斤斤计较，只有对工作有热忱的人才能耐得住无闻坚持下去。采办工作涉及利益，又有准则的约束，一进一退全在一念间，只有讲原则，对工作对公司有很强责任心的人才能胜任。

（4）工作技能的培養。外行人看采办，觉得采办是程序性的文字工作，其实不然。协调能力、逻辑思维、专业知识、谈判技巧、缜密心思，缺一不可。endprint