浅谈现代档案管理技巧

2018-01-18张丽梅

现代农村科技 2018年4期

张丽梅

（围场满族蒙古族自治县就业局河北围场 068450）

1 电子档案与纸质档案同步

要想管理好档案，必须做好电子档案与纸质档案同步，但这一点已经不仅仅是技巧了，而是现代档案管理必须要做到的，电子档案管理要用专业的软件进行管理，而且要做到及时更新；重要的档案要保留扫描件，不需要保留的档案也要及时在电子档案中去掉登记。电子档案与纸质档案同步的好处是，如果纸质档案遗失可以从电子档案中及时查到，并且可以随时对纸质档案进行快捷的查询、处理、管理，但是电子档案永远代替不了纸质档案，因此电子档案只是纸质档案的一种辅助管理的科学手段。电子档案管理必须及时更新，而且每次更新要注明更新的时间、原因与更新结果。

2 档案管理制度

虽然档案管理制度早已经有各种规章制度明确规定，但是有些制度笔者觉得需要重点提一下，一是所有的重要档案的管理均需要两个人以上经手，这一点是为了防止发生错误，也是为了保证重要的档案不会发生遗失或者被别有用心的人篡改，为了保证这一制度能够落实，重要的档案均有查阅记录，并且需要查阅人、管理员、批准领导均签字，这样才能够进行档案查阅；而且重要的档案绝对不允许一个人进行查阅，经过正常手续能够查阅的档案也要在监控下进行。一些绝密档案则必须指定专人才能进行查阅，而且必须在监督的条件下进行。

3 上下班档案室管理制度的注意事项

由于档案管理是任何部门都非常重视的工作，所以必须有上下班档案室管理制度，除了正常的一些交接班手续和明文规定外，还有一些其它注意事项：一是上班之前及下班之后，要注意门窗、档案厨的锁是否锁好，下班以后，要把所有的电源开关关闭(监控设备除外)，这样能够保证不发生漏电起火的现象；二是如果档案室有自来水，要把自来水关闭，防止水溢出后将整个档案室的档案淹没；三是如果档案室有监控，要把监控打开，而且监控的线路要保证安全，如果有值班室，最好监控设备主机放在值班室，这样值班人员可以保证档案室的安全。

4 电脑及打印机管理

由于档案管理是非常重要的事情，而且往往会涉及一些个人的隐私和国家、企事业单位的重要材料，所以电脑及打印机的管理也是非常重要的。一是要设置密码，打印机和电脑均设置管理员密码，有了密码，可以保证打印机、电脑不被无关人员盗用，同时这些密码必须只能是档案室的管理员才能知道；二是要有专用的销毁废纸的设备，因为有些貌似无用的废纸，若被专业的窃取信息的人得到以后，经过恢复可以得到他们想要的信息，为了避免发生这种情况，要用专用的碎纸机将无用的档案进行碎片化处理，保证不能再恢复。

5 电脑联网管理

由于档案室属于特殊部门，所以档案室的电脑不应该联网，但有时候为了业务需要，也不得不进行联网，在这种情况下，就必须注意档案的网络安全。一是要安装杀毒软件，有必要的要安装企业版本的杀毒软件，并保证版本及时更新病毒库；二是要保证工作人员的素质，不能安装聊天软件，如QQ、微信等软件，同时要有网络安全意识，不能打开来路不明的软件、U盘、移动硬盘等等；三是要保证监控的电脑绝对不能联网，防止被黑客高手利用，通过监控的摄像头来查看机密文件。